«Кузбассразрезуголь» управляет всеми видами проектов в Directum Projects

«Кузбассразрезуголь» занимается открытой разработкой каменноугольных месторождений на территории Кемеровской области. За 60 лет работы фактические объемы добычи компании превысили 2,5 млрд тонн угля.

Отправная точка ИТ-трансформации

В структуру компании «Кузбассразрезуголь» входят угледобывающие активы, сервисные предприятия и головной офис. Общее число сотрудников превышает 15 тыс. человек.

Будущая ИСУП должна была решить главную задачу — помочь перевести в цифру управление внутренними ИТ-проектами и при этом встроиться в существующую ИТ-инфраструктуру.

Еще одной целью стало создание единого информационного поля. Из-за того, что документооборот велся в нескольких десятках системах, увеличивались риски ошибок и возникали проблемы с согласованием: топ-менеджменту и руководителям подразделений было трудно контролировать, на каком этапе находится поставленная задача, а исполнителям — отслеживать сроки и зоны ответственности.

Внедрение системы управления проектами — первый шаг масштабной ИТ-трансформации нашей компании. Нам требовалось создать гибкую комплексную PM-/ECM-/BPM-систему, способную интегрироваться в существующий ИТ-ландшафт. Это позволило бы оптимизировать процессы и повысить эффективность работы, — Дмитрий Сосенков, начальник управления развития ИТ-сервисов ООО «Скиф» (аккредитованная дочерняя IT-компания АО «УК «Кузбассразрезуголь»).

Требования к системе: почему Directum

Компания рассматривала несколько вариантов программного обеспечения от российских вендоров. Свой выбор в «Кузбассразрезуголь» остановили на продуктах Directum. Цифровые решения экосистемы помогли выстроить комплексное управление компанией: от проектов до документов. Ключевыми преимуществами также стали:

• старт из «коробки» и быстрое тиражирование;
• низкая стоимость владения системой;
• понятные маршруты бизнес-процессов, которые можно адаптировать под потребности компании при помощи no-code-настройки;
• кроссплатформенность, интеграция с существующими в компании информационными системами, системами авторизации и аутентификации;
• расширение функциональности в рамках «одного окна».

Решения Directum учитывают работу корпоративной структуры и высокую ценность действий пользователя. Несмотря на то, что каждая крупная компания обладает уникальной внутренней структурой и сложившимися бизнес-процессами, целевая модель часто оказывается схожей. Проанализировав целесообразность заказной разработки и сопоставив потенциальные выгоды с увеличением стоимости владения, мы решили внедрить систему из «коробки», без привлечения вендора. Так получилось достичь баланса между функциональностью, экономической эффективностью и устойчивостью решения, — Дмитрий Сосенков, начальник управления развития ИТ-сервисов ООО «Скиф» (аккредитованная дочерняя IT-компания АО «УК «Кузбассразрезуголь»).

Умные инструменты для управления проектами

Первым реализованным в Directum Projects проектом стало внедрение других решений на базе платформы Directum RX. Был создан типовой набор проектной документации: опросники, технические задания, матрица ролей и полномочий, программа испытаний, собственные планы обучения конечных пользователей, инструкции, контрольный список приемки. Agile-доски использовали для оперативного управления: фиксировали задачи поддержки и разработки. Это помогло отслеживать прогресс и улучшить взаимодействие между участниками проекта внедрения.

Благодаря такому походу за 2 месяца удалось внедрить решения «Делопроизводство», «Договоры», «Доверенности» на несколько обществ Группы. Сотрудники «Кузбассразрезуголь» — от специалистов на местах до первых руководителей — получили улучшенные инструменты для обработки данных: теперь доступно управление доверенностями, веерное согласование, отслеживание жизненного цикла документа, детализированная аналитика и контроль ключевых показателей. Опыт тиражировали и на другие виды проектов: в компании создали специальный реестр, где видна не только структура, но и все связанные документы. Сегодня в системе ведутся:

• ИТ- и бизнес-проекты;
• организационные проекты;
• строительные и инфраструктурные проекты;
• проекты по управлению изменениями.

Для каждого вида разработаны унифицированные шаблоны. Это сокращает время на планирование: руководителю достаточно детализировать этапы согласно специфике — прописать работы, указать сроки и ответственных. Информация визуализируется при помощи Диаграммы Ганта и Agile-досок.

Легко настраивается команда проекта: участники автоматически получают доступ к документам и папкам в соответствии со своей ролью. Задачи автоматически поступают из плана проекта: уведомление приходят на электронную почту и отображаются в интерфейсе системы.

Эффекты цифровизации

При помощи DIrectum Projects в «Кузбассразрезуголь» перевели в цифру 81 проект. Компании удалось:

1. Объединить информационные потоки в единой цифровой среде.
2. Сократить трудозатраты сотрудников за счет интеграции с другими системами.
3. Структурировать сбор отчетности и контроль поручений.
4. Сделать процесс управления проектами полностью прозрачным.
5. Повысить согласованность и эффективность действий команды.

В результате получилось создать отказоустойчивый сервис с возможностью адаптации: в «Кузбассразрезуголь» активно используют no-code-инструменты.

Directum Projects предоставляет комплексный инструмент для управления проектами. Свою эффективность решение доказало еще на старте: мы вели проект внедрения других решений экосистемы Directum в самой системе. Благодаря профессионализму команды проекта, четкой организации процессов и полностью готовому продукту был достигнут отличный результат. На этом мы не останавливаемся: в планах — разработка специализированного решения «Судебные споры», которое поможет перевести в цифру управление судебными разбирательствами, претензиями и исками, — Дмитрий Сосенков, начальник управления развития ИТ-сервисов ООО «Скиф» (аккредитованная дочерняя IT-компания АО «УК «Кузбассразрезуголь»).