TAdviser: «СЭД и ECM Day 2025»
18 сентября в Москве TAdviser провел конференцию, посвященную системам электронного документооборота и платформам для управления контентом (ECM). Спикеры оценивали рыночные тренды, делились опытом внедрения систем, представляли вендорские решения, рассказывали об использовании искусственного интеллекта для регистрации, обработки и анализа документов.
Содержание |
Конференцию посетили представители таких организаций, как «Газпром нефть», Банк России, «Фонд развития результативной кибербезопасности», «Ростелеком», НИЦ «Курчатовский институт», «Вкусно – и Точка», «Дикси-Юг», «Международный банк экономического сотрудничества», «Сбербанк Лизинг» и многих других. Модерировала мероприятия Ольга Ростунова, директор департамента компании «Мечел».
Сотни тысяч документов в месяц
О своем опыте использования искусственного интеллекта при обработке входящих документов рассказала Виктория Бондарева, заместитель генерального директора, НПФ «Будущее». ИИ тут решили внедрять по множеству причин. Повлияло и решение об объединении фондов, и необходимость обеспечивать регистрацию документов в соответствии с требованиями законодательства в установленные сроки, и большой объем документов по группе фондов. Всего таких документов набралось 337 тысяч только за 2024 год.
После изучения рынка готовых систем, было принято решение о совместной с вендором разработке собственной системы. Вендору-партнеру были представлены ключевые требования к будущему продукту. Хотелось бы, чтобы последний умел распознавать структурированный и неструктурированный документ, и чтобы качество распознавания находилось на уровне 90% для печатного текста и 60% для рукописного. Требовалась также и импортонезависимость.
Совместный проект стартовал в сентябре 2024 года. Сейчас он завершен. В разработанном модуле использовались такие технологии, как оптическое распознавание символов (OCR, Optical Character Recognition), распознавание рукописного текста (HTR, Handwritten Text Recognition), большая языковая модель (LLM), машинное обучение (ML).
 | До внедрения искусственного интеллекта больше 40% всех входящих документов мы обрабатывали вручную, что приводило к многочисленным ошибкам, — говорит Виктория Бондарева. — Одной из запланированных целей проекта было сокращение ручной обработки на 50%, но в результате мы сократили ручную обработку на 62%. |  |
Остальные результаты внедрения выглядят так: сократился объем ручной обработки документов и время их регистрации. Повышено качество регистрации, оптимизирован ФОТ, а процесс регистрации функционально разделен. На 2026 год в компании запланировано повышение текущего качества распознавания, а также использование ИИ в других процессах (классификация обращений, обработка сервисных заявлений). Внедрение ИИ в Комусе: как технологии масштабируют бизнес и создают преимущества для партнеров 
Наталья Акулич, руководитель центра автоматизации документооборота, ГК «АгроПромКомплектация», начала с описания изначальных потребностей в электронном документообороте. Они были сформулированы в 2021 году: оптимизация/унификация документооборота и учетных процессов юридических лиц, входящих в группу компаний, обеспечение прозрачности процессов документооборота, их надежности и безопасности, упрощение процессов при работе с контрагентами, сокращение затрат на хранение, автоматизация работы с архивом, обеспечение соответствия законодательству.
Затем спикер перешла к этапам реализации проекта. Сначала создали «Центр автоматизации документооборота», реализовали собственный шлюз ЭДО. Затем произошла интеграция с API («Честный знак» и др.), внедрение КЭДО на базе Saby/СБИС. Был налажен автоматический обмен документами между учетными системами через шину Datareon.
Этот масштабный проект стартовал в сентябре 2022 года, а к лету 2025 года основные этапы были завершены. Корпоративным стандартом ведения документооборота и электронного архива стала система «1С:Документооборот», осуществлен переход на версию 3.0.
| | На всех этапах проекта сначала проводился анализ текущих процессов, формулировались требования к будущей системе. Затем она проектировалась, тестировалась, запускался пилотный проект и только потом состоялся переход к промышленной эксплуатации, — рассказала Наталья Акулич. | |
В числе достигнутых результатов значится полное соответствие законодательству — теперь подписывается 170 тыс. документов ежемесячно, а время обработки документов снизилось более чем наполовину. Сокращено 40 FTE. Далее в компании запланирован переход на электронные транспортные документы. Интеллектуальный конвейер
Александр Бессарабенко, руководитель отдела управления системами ЭДО, «Систэм Электрик», подчеркнул, что искусственный интеллект — это всего лишь очередная технология. Первое, что нужно сделать перед ее внедрением, — провести аудит бизнес-процессов. «83% документооборота в нашей компании — в электронном виде», — отметил он.
Для качественной обработки документов важно реализовать интеллектуальный конвейер (IDP, Intelligent Document Processing), когда распознается тип документа, извлекаются данные из нужных полей, проверяются и отправляются в учетную систему. Для каждой из этих задач нужен свой, правильный инструмент. Так, для чтения текста и анализа макета документа требуется использовать технологии OCR и компьютерного зрения, а для понимания смысла и извлечения сущностей — машинное обучение в сочетании с NLP.
Спикер рассмотрел конкретные кейсы использования технологий ИИ внутри компании. Для проверки договоров на соответствие внутренним политикам и шаблонам здесь используется LLM и RAG-система на базе корпоративных данных и чек-листов. В рамках этого кейса за 6 часов проверяется 100% договоров, при этом выявляется около 30% документов с разными несоответствиями. Александр Бессарабенко подчеркнул, что трудозатраты юристов сокращены на 60-70%.
В рамках второго кейса, о котором рассказал докладчик, решается задача извлечения серийных номеров, дат, данных сотрудников из сотен актов. 600 документов обрабатываются за 15 минут, точность ключевых полей на уровне 95%, доля ручной проверки — меньше 20%.
Дина Шебордаева, начальник отдела систем качества и отчетности компании ОССП — одного из крупнейших операторов автомобильных дорог в России — рассказала о результатах обновления СЭД на базе Docsvision, а также о планах по ее развитию.
Предпосылками проекта была потребность навести единый порядок в документах сорока девяти подразделений компании по сбору оплаты. Кроме того, ощущалась необходимость ускорить поиск документов и сократить срок их согласования.
В результате внедрения новой версии Docsvision скорость работы в системе увеличилась — открытие карточки занимает не более 2 секунд. Осуществлен полный переход на ЭДО с контрагентами, упрощено взаимодействие с ними через интеграцию СЭД и «Контур-Диадок», реализовано подписание документов электронной подписью, а также с помощью МЧД.
Сами машиночитаемые доверенности генерируются теперь в 1С, пояснила спикер, а затем импортируются в СЭД. Доступ в систему возможен с любых устройств, реализован двуязычный интерфейс: русский и английский.
| | Обновленная система работает исключительно в веб-интерфейсе, — объясняет Дина Шебордаева. — Это очень удобно — значительно ускорилась работа с системой, осуществлен новый полнотекстовый поиск, стало легче проводить техподдержку. Даже если сотрудник раньше не сталкивался с СЭД, у него не возникает проблем с поиском необходимой информации. | |
Обновление СЭД охватило все подразделения и 1300 сотрудников. В планах по развитию системы — интеграция с корпоративным порталом «Битрикс24», работа над модулем «Управление архивом» — все с учетом требований приказа Росархива №77.
Сотрудники продолжают сопротивляться
Еще один представитель НПФ «Будущее» — руководитель проектов Ольга Шевченко — рассказала о проведенной в фонде работе с документами в одном окне посредством интеграции СЭД и оператора ЭДО «Контур.Диадок».
Интеграция была выполнена посредством специального модуля, к которому предъявлялись определенные требования. Помимо осуществления собственно интеграции с СЭД и «Диадоком» посредством API, модуль должен был поддерживать функционал приема и подписания любых формализованных и неформализованных документов из «Контур. Диадок» в СЭД, а также осуществлять синхронизацию справочников контрагентов между СЭД и «Контур.Диадок». Нужен был и ряд других опций.
Ольга Шевченко объяснила, насколько сложно выглядел процесс подписания документа при получении документа из «Контур.Диадок» до автоматизации, когда процесс реализовывался в трех системах и, в том числе, на бумаге. В результате проекта были автоматизированы восемь ручных операций. Бухгалтерия исключена из процесса получения и регистрации документов. Кроме того, все документы теперь обрабатываются и подписываются в одной системе, внедрен справочник ответственных исполнителей.
Достигнуто сокращение времени регистрации документа на 94%, время обработки документа — на 83%, автоматизировано 77% рутинных операций, ошибки при регистрации формализованных документов полностью исключены.
| | Наш проект по интеграции с СЭД и ЭДО — локальный, простой кейс с хорошей эффективностью, — резюмировала Ольга Шевченко. | |
В числе сложностей, с которыми столкнулись в ходе проекта, докладчица назвала неформализованные, некорректно составленные документы со стороны контрагентов, что увеличивало ручную обработку, а также то, что не все контрагенты используют «Диадок».
Сложности были связаны и с сопротивлением изменениям со стороны сотрудников. В частности, им не нравился переход на работу с пакетами документов.
Екатерина Агаркова, менеджер проектных решений (ЕСМ), BIOCAD, поделилась опытом обновления внутренней системы ECM. Она перечислила предпосылки обновления ECM: уязвимости самого решения, прекращение поддержки текущей ОС Red Hut Enterprise Linux, зависания на уровне СУБД PostgreSQL v.13 и ряд других проблем.
| | Требовалось обновить не только саму ECM-систему, но, в значительной степени, и сам ИТ-ландшафт, — поделилась Екатерина Агаркова. — В этом и заключалась сложность. | |
В ходе масштабного обновления были закрыты найденные проблемы и уязвимости в ЕСМ, осуществлен переход на операционную систему RHEL 9, проведено обновление Java и сетевых компонентов. Кроме того, был сделан переход на новую версию базы данных PostgreSQL v.15 («ванильная» версия), внедрен полноценный CI/CD на основе собственного сборщика конфигураций, проведена доработка интерфейсов ECM в целях удобства работы пользователей.
Проект реализовывался совместной командой, с привлечением внешних ИТ-подрядчиков. Общее количество специалистов в команде проекта — 70 человек.
Екатерина Агаркова дала следующие рекомендации. Нужно проводить автоматизацию процессов развертывания с использованием специальных инструментов, выходить на обновление системы с минимальным техническим долгом и учитывать изменения в технологиях, проводить регулярные обновления.
Анна Фоломеева, владелец продукта, Metro Cash&Carry Russia, напомнила, что в компании еще в 2001 году была внедрена СЭД Directum RX, и с тех пор система развивается в соответствии с потребностями бизнеса. Далее она рассказала об итогах трех успешных проектов, реализованных здесь на базе СЭД: формирование машиночитаемых доверенностей (МЧД), интеграция с системой «Контур.Дисконт», отвечающей за автоматизацию сделок по ранней оплате, и исходящие письма в СЭД Directum RX.
В рамках проекта по МЧД в СЭД теперь осуществляется автоматическое формирование задач на создание доверенности при появлении нового сотрудника с определенными обязанностями, причем руководители высшего звена сами продлевают себе действие МЧД — настолько прост функционал СЭД. Кроме того, при увольнении сотрудника автоматически запускается отзыв МЧД.
Особое внимание Анна Фоломеева уделила факторам успеха реализованных проектов. Так, основными факторами успеха проекта «Доверенность» стали постоянное взаимодействие с внутренним заказчиком — юридическим подразделением компании, проработка функционала еще на этапе проектирования, высокий уровень подготовки внешней команды разработки.
| | В рамках проекта «Доверенность» мы существенно сократили время оформления МЧД — до 10 минут. На 70% уменьшилось время, затрачиваемое контрагентом на подписание документов, — поделилась итогами Анна Фоломеева. | |
Все три проекта реализовывались силами вендора и партнера — системного интегратора. За внутренней командой заказчика оставалась правильная постановка задач.
40% корпоративных документов будут согласованы не человеком
Михаил Егоров, старший исполнительный директор, «АйДи – Технологии управления», рассказал о том, как искусственный интеллект используется для регистрации, маршрутизации и обработки документов в СЭД на базе платформы Documino — собственной разработки компании.
Докладчик представил продуктовый ряд, реализованный на платформе Documino: СЭД, архив, ЮЗДО и «Цифровая канцелярия» (ЦК). Он подробнее рассказал о ЦК, которая автоматизирует обработку первичных документов в организации, а также представил интерфейсы программы. Решение работает на алгоритмах ИИ, реализованных на базе открытых LLM, позволяющих существенно сократить трудозатраты сотрудников. Например, при обработке во входящих документах выявляются ссылки на другие документы, автоматически происходит связывание документов.
| | Цифровая канцелярия» — это отдельная система, автоматизирующая классификацию, атрибутирование, обогащение информацией, анализ, маршрутизацию всего входящего потока документов, — дополнил Михаил Егоров. — Система автономная, встраивается в любой ИТ-ландшафт и даже не требует перевнедрения базовой СЭД. | |
Экономия времени на обработку документов, повышение скорости регистрации, точности и качества заполнения полей в карточке документа, возможность неограниченного расширения атрибутов, резюмирование документов — таковы общие эффекты внедрения СЭД. Система может быть развернута на площадке заказчика или предоставлена как облачный сервис, отметил Михаил Егоров. Он подчеркнул, что платформа Documino внесена в Реестр российского ПО, совместима с российскими браузерами и ОС, лицензирование пакетное, в зависимости от количества входящих документов.
На использовании искусственного интеллекта в СЭД остановился и Александр Воробьев, владелец продукта CЭД ТЕЗИС, Haulmont.
| | Откуда потребность в использовании искусственного интеллекта в СЭД? — задался вопросом докладчик. — Системы становятся сложнее, информации в них все больше, поэтому пользователей обучать труднее. На первое место выходят удобство, гибкость взаимодействия пользователя с системой. | |
В СЭД ТЕЗИС с помощью ИИ создана комбинация роботов и нейросетей, есть возможность использовать ИИ-агентов для взаимодействия между системами, причем все реализуется настройками системы, а не кодированием, отметил спикер.
СЭД позволяет использовать любые модели LLM и в любом количестве. Форматы работы технологий искусственного интеллекта в СЭД ТЕЗИС, это:
- ИИ-ассистент — удобное взаимодействие с ИИ через текстовое поле, гибкая настройка взаимодействия через справочник, чат-бот.
- Модуль ИИ — вся функциональность ассистента, дополненная мониторингом и сбором информации о пользователях, конструктор роботов, подключение LLM в любых задачах.
- Интерактивный тренажер — решение на стыке технологий информационных систем DAP (Digital Adoption Platform) и LMS (Learning Management System) — сокращение времени на адаптации нового сотрудника.
В числе эффектов внедрения Александр Воробьев назвал экономию на разработке, оптимизацию времен и затрат, улучшение процессов в системе и ряд других.
Игорь Кайбанов, аналитик, эксперт СЭД/BPMS, Axenix, в начале своего доклада обрисовал историческую эволюцию СЭД от электронных архивов до систем, находящихся в конвергенции с ECM и CMS. Докладчик уверен: СЭД начинают забирать работу у людей и эволюционируют в предиктивных ассистентов. Согласно прогнозу Gartner, к 2027 году до 40% корпоративных документов будут созданы, согласованы и архивированы без участия человека, напомнил он.
| | Документ на сегодня становится управляемым активом, требующим экономической оценки, — полагает докладчик. — Основная проблема при работе с документами — человеческий фактор, который имеет такие негативные аспекты, как некомпетентность и выгорание. | |
Игорь Кайбанов перечислил тренды в развитии современных СЭД. Среди них формирование динамического контекста, платформенные ИИ-решения, позволяющие собирать специализированных ассистентов и автономных фоновых агентов, сквозная интеграция, объяснимый искусственный интеллект (XAI) — набор методов, делающих понятными выводы ИИ.
Спикер дал базовые архитектурные принципы и сквозные паттерны платформы GenAI в СЭД: RAG-системы и базы знаний для повышения точности и уменьшения галлюцинаций, мультимодальность (обработка текста, показаний датчиков и изображений), изоляция чувствительных данных.
В заключении спикер дал определение. Эволюция СЭД — это путь от хаоса бумажных папок к управляемым документам как самостоятельной ценности. Современная СЭД — это метасистема, превращающая информацию в настоящий результат при помощи ИИ-агентов.
В перерыве и по завершении конференции участники общались в неформальной обстановке, а также имели возможность ознакомиться с решениями и услугами ИТ-поставщиков на стендах, развернутых в холле мероприятия.
