Кадровый электронный документооборот. Обзор TAdviser 2025

Исследования потенциальных заказчиков систем автоматизации HR-процессов показывают, что её уровень в целом выше в крупных компаниях, в них чаще используются «большие» системы кадрового электронного документооборота (КЭДО).

Представители малого и среднего бизнеса в процессе автоматизации уделяют внимание таким процессам, как рекрутинг и оценка персонала, документооборот, связанный с процессами управления (справки, заявления, KPI, и т.п.). В крупных компаниях эти задачи, как правило, уже автоматизированы.

В случае с крупными компаниями речь идёт об унификации и интеграции, в том числе об объединении внедрённых специализированных систем на комплексной платформе, а для МСБ востребованными по преимуществу будут как раз специализированные системы. Либо интегральное решение, если оно по соотношению цена/эффективность будет соответствовать запросу.

Это взгляд на рынок со стороны заказчика. Обзор TAdviser посвящён изучению того, как видят рынок, что разрабатывают и планируют внедрять вендоры систем КЭДО.

Как правило, в состав большинства систем КЭДО входят модули для взаимодействия кадровых специалистов, работников и руководителей компании с системой, блок ЭЦП (иногда в комплексе с удостоверяющим центром), который, собственно, является основным для КЭДО, а также модули/решения для удалённого приёма кандидатов. Иногда в состав КЭДО входят модули интеграции с учётными или ERP-системами или СЭД (для самостоятельных систем КЭДО; в интегрированных КЭДО являются частью системы электронного документооборота).

Требования к электронному документообороту в B2B постоянно меняются, а сами системы усложняются. В них можно создавать кадровые процессы, например, по сбору графика отпусков, но делать их основой автоматизации кадровых процессов излишне. В системах СЭД более сложный интерфейс, они изначально не предназначены для хранения расширенного профиля сотрудников и данных об управленческой оргструктуре, отметил Михаил Юрьев, руководитель продуктового направления HR Tech в VK Tech.

Все системы КЭДО стремятся перевести в электронный вид полный цикл документооборота между компанией и сотрудниками. Базовые кадровые процессы, такие, как трудоустройство, оформление отпуска и командировок, выдача расчетных листков и ряд других, переходят в онлайн-формат, считает руководитель продукта Контур.КЭДО Юлия Попова. Одна из ключевых особенностей таких систем — возможность подписания документов электронной подписью. В некоторых системах КЭДО электронное подписание происходит через приложение Госключ. Особенно ценятся сервисы, которые используют свой удостоверяющий центр, в котором можно выпустить наиболее защищенный и надежный тип подписи — УКЭП (Усиленная квалифицированная электронная подпись – ред.).

За последние годы вендоры реализовали удобные решения для наиболее трудозатратных и масштабных сценариев: составление графиков отпусков, оформление отпуска и приём на работу. Теперь все документы по этим процессам можно подготовить и подписать онлайн с сотрудниками в одной системе КЭДО.

Изменения в составе систем КЭДО, считает Анастасия Литвиненко, директор по работе со стратегическими заказчиками ITFB Group, зависят от трёх факторов: от технологических тенденций, пользовательского опыта и законодательства. Например, всё чаще в такие системы встраивают технологии OCR (Optical Character Recognition, оптическое распознавание документов; в рамках технологии реализовано также распознавание форм документов и извлечение атрибутов – ред.), искусственный интеллект и машинное обучение, RPA (Robotic Process Automation; технология, позволяющая программным роботам выполнять рутинные задачи без вмешательства человека – ред.). Это позволяет автоматизировать такие операции, как обработка документов, автоматическое заполнение форм или шаблонных документов. В то же время технологические инновации влияют на архитектуру систем КЭДО, увеличивается их технологический стек и расширяются функциональные возможности.

Кроме того, отмечает Анастасия Литвиненко, компании всё больше внимания уделяют удобству пользователей, оптимизации процессов и безопасности данных.

Мы видим общий тренд крупных вендоров на создание цифровых экосистем. Заказчики уровня enterprise хотят предоставить своим сотрудникам удобную единую систему, где будет реализована работа со всем корпоративным контентом. Конечно, это касается и всех HR- процессов компании, – говорит Антон Жуков, менеджер по развитию продуктов компании LDM.

Системы КЭДО, отмечает Антон Жуков, позволяют полностью перевести практически все кадровые процессы, связанные с документооборотом, в электронный вид: планирование и оформление отпуска, командировок, отгула, больничного, запрос справок.

Важным и сравнительно редким компонентом российских систем КЭДО является архивное хранилище электронных документов. При этом для квалифицированного длительного хранения юридически значимых кадровых документов важно отслеживать жизненный цикл электронной подписи, считает Кирилл Соколов, управляющий директор платформы для управления цифровыми документами «Цитрос» компании SL Soft.

Говоря о структуре рынка КЭДО в целом директор по стратегическому маркетингу компании «ДоксВижн» Сергей Курьянов выделяет системы финансового кадрового документооборота (часть учётной системы, занимающаяся зарплатой и другими выплатами персоналу, являющиеся старожилами рынка, сформировавшими стандарты на структуры данных сотрудников, необходимых для управления, и бизнес-процессы учета и расчетов выплат.

Второй важный сегмент рынка – системы управления кадровыми бизнес-процессами, такими, как рекрутинг, найм, онбординг, обучение, сертификация, командировки, оформление доверенностей ряд других. Они появились при переходе к массовому использованию систем электронного документооборота и стали одним из первых примеров использования СЭД «за границами канцелярии».

И третий определяющий структуру рынка сегмент – системы взаимодействия с персоналом: реализация сотрудниками связанных с ними бизнес-процессов, в том числе подписание кадровых документов, выполнение задач согласования и ознакомления и другие. Этот сегмент возник после законодательного решения об использовании электронной подписи при взаимодействии «работодатель – сотрудник» и других имеющих юридическое значение документов. Этот сегмент быстро развивается и интегрируется с системами управления кадровыми бизнес-процессами.

TAdviser собрал в одной инфографике ключевые отечественные системы кадрового электронного документооборота*.

^{* Логотипы кликабельны в версии для ПК}

КЭДО может взять на себя часть автоматических проверок, снизить затраты на обслуживание документооборота путем автоматизации проведения приказов или подготовки справок, свести к минимуму риск потери и утечки документов. Сотрудники могут подать заявление на отпуск или командировку, оформить больничный прямо со своего компьютера или смартфона, отметил Михаил Юрьев из VK Tech.

Помимо очевидного преимущества, выражающегося в снижении трудозатрат, переход на КЭДО помогает компании трансформировать рабочие процессы, оптимизировать количество документов или этапность их принятия к исполнению. Так, при переходе на безбумажные взаимоотношения может оказаться, что часть документооборота не регламентирована или имеет ненужные ответвления. Это даёт возможность пересмотреть, упростить или даже отменить устаревшие процедуры.

Олег Филиппов из EmplDocs считает, что главным преимуществом, которое получает компания от внедрения КЭДО – это цифровизация кадровых и, иногда, смежных управленческих процессов. Цифровизация же, в свою очередь, позволяет внедрять ИИ-процессы на основе LLM для ускорения процессов, использовать данные систем КЭДО для корпоративной аналитики. Кроме того, наличие КЭДО позитивно влияет на имидж (внутри компании, для сотрудников) и HR-бренд компании вовне.

КЭДО прежде всего обеспечивает экономию времени на сборе и обработке документов. При бумажном документообороте нужно использовать почту или доставку — при этом появляются риски потерять документы. Учет бумажных документов — это трудозатратно, а содержание архива — отдельная крупная статья расходов. Как отмечают специалисты, после внедрения КЭДО можно сократить бумажный документооборот до необходимых минимумов и упростить прохождение проверок контролирующих органов. Если до перехода на КЭДО кадровику приходится тратить несколько дней на подготовку к проверкам, то теперь достаточно выгрузить необходимые документы из сервиса одной кнопкой — и структурированный архив для передачи на проверку готов, – считает Юлия Попова.

Компании, внедрившие КЭДО, отмечают позитивную реакцию сотрудников — им не нужно регулярно посещать отдел кадров и отрываться от работы. А если это дистанционный сотрудник — он избавлен от необходимости передавать работодателю бумажный документ.

Для работодателей КЭДО открывает возможность расширить географию найма сотрудников: процесс трудоустройства переходит в онлайн, а значит, кандидатам не нужно привязываться к конкретной локации при устройстве на работу. Компании могут рассматривать и привлекать в штат высококвалифицированные и ценные кадры без территориальной привязки.

Эксперты выделяют несколько проблем, которые могут возникнуть при внедрении систем КЭДО. Их можно разделить на причины психологического, управленческого и технологического свойства.

Одним из психологических факторов директор по работе со стратегическими заказчиками ITFB Group Анастасия Литвиненко выделяет сопротивление изменениям: сотрудники могут испытывать опасения по поводу новых технологий и предпочитать привычные методы работы и получение документов на бумаге.

Среди технических и организационных сложностей она отмечает встраивание в существующий ИТ-ландшафт и интеграцию с legacy-системами, защиту данных, модернизацию ИТ-инфраструктуры и повышение её производительности, а также изменение и трансформацию управленческих процессов.

При внедрении КЭДО, отмечают специалисты, недостаточно просто цифровизировать кадровые процессы — нужно убедить сотрудников перейти на электронные документы и помочь им адаптироваться в новой управленческой среде. Чем большее количество пользователей у системы – тем сложнее осуществить переход, но и положительный эффект выше. Зачастую барьерами для перехода становятся возраст или квалификация работника, отсутствие у него компьютера или смартфона.

Самая большая сложность при переходе на КЭДО – защита персональных данных сотрудников. Очень большой соблазн на этапе внедрения КЭДО – взять какой-нибудь облачный SaaS и работать в нём. В части защиты персональных данных это не самое лучшее решение, особенно в свете последних изменений законодательства. При внедрении КЭДО важно не понизить уровень безопасности компании и не быть источником утечки, – считает Олег Филиппов, CEO компании EmplDocs.

Сервисы по обмену кадровыми документами стали развиваться еще в 2010 годах, но в то время еще в составе систем электронного документооборота (СЭД). До 2021 года кадровые документы нужно было подписывать на бумаге, в случае с использованием СЭД — дублировать. Эксперимент Минтруда в 2020 году и принятие закона о КЭДО в 2021 году стимулировали появление простых и быстро внедряемых систем, отдельных сервисов, которые можно использовать без связи с учетной системой клиента.

СЭД менее ориентированы на кадровые процессы, считает Юлия Попова, их сложнее внедрять и труднее объяснить рядовым работникам принцип использования. Сервисы КЭДО, наоборот, изначально ориентированы на потребности отдела кадров, легко интегрируются с кадровыми системами и создаются с учетом того, чтобы ими могли легко пользоваться обычные сотрудники. Поэтому компании чаще идут по пути первичного внедрения не СЭД, а отдельной системы КЭДО, так как это позволяет получить положительный эффект значительно быстрее. А возможности некоторых систем КЭДО позволяют интегрировать их с другими сервисами уже после внедрения.

Мы в рынке КЭДО с самого его зарождения и нам известно только две системы КЭДО, которые входят в состав СЭД. Из них более-менее успешно продаётся и внедряется только одна. КЭДО больше относится к кадровым системам а не к СЭД. СЭД предназначены для работы с неструктурированными документами, пришедшими, к примеру, откуда-то извне, или появившимися вне корпоративных систем. Документы для КЭДО рождаются строго внутри кадровой системы. Вопрос заключается в том, почему КЭДО нет внутри кадровой системы. КЭДО не должны были быть отдельными системами, на наш взгляд, а просто добавлять функционал самообслуживания и цифровой подписи в обычные HCM (Human Capital Management, управление человеческим капиталом — ред.), как это произошло во всём мире, – сказал Олег Филиппов из EmplDocs.

Наиболее эффективный путь, считает Сергей Курьянов из «ДоксВижн» – реализация бизнес-процессов в универсальной СЭД/ECM/BPM-платформе, интегрированной с бухгалтерским контуром ERP-системы предприятия. На рынке, однако, чаще всего встречается отдельная СЭД для делопроизводства и отдельная ERP, а также ПО для верификации документов электронной подписью, которое интегрировано с бухгалтерией или автономно используется HR-подразделением организации.

Чаще всего системы КЭДО представлены как отдельные решения для оптимизации кадрового документооборота в компании, говорит Антон Жуков из LDM.

Реже встречаются системы КЭДО, которые реализованы на базе системы электронного документооборота как дополнительный модуль или доработка под требования заказчика. Нам кажется, что вендоры, которые разрабатывают системы электронного документооборота, уже имеют опыт по оцифровке процессов, которые были в бумаге и могут предложить максимально широкий функционал. Плюс зачастую такие системы могут быть представлены, как единая экосистема для работы со всем корпоративным контентом, что очень удобно для крупных компаний, – говорит он.

Мы глубоко убеждены, что наибольший эффект от КЭДО возникает в синергии с системами автоматизации бизнес-процессов, особенно в среднем и крупном бизнесе. Именно такие тенденции мы будем наблюдать и уже наблюдаем, – считает Айрат Сибгатуллин из Directum.

Руководитель продуктового направления HR Tech в VK Tech Михаил Юрьев считает, что КЭДО — это ПО, у которого нет внешних конкурентов. Существует косвенный фактор влияния, который можно считать внешним, когда компания переходит с зарубежного ПО на отечественное и замещает Core-HR системы предыдущего вендора. Тогда в проектах используют сервисы КЭДО нового поставщика.

На импортозамещение косвенно повлиял уход с рынка SAP, так как часть клиентов интегрировала КЭДО в эту систему. Но такие организации уже успешно переходят на российские аналоги, и проблем с переводом КЭДО в новую учетную систему не возникает, – дополнила Юлия Попова, руководитель продукта Контур.КЭДО.

Антон Жуков, менеджер по развитию продуктов компании LDM, отмечает, что на рынок кадрового электронного документооборота существенно повлияли законодательные изменения 2021 года, когда было разрешено подписывать, хранить и использовать кадровые документы в электронном виде без дублей в бумажном формате. Позже к ним добавились законодательные изменения, касающиеся использования электронных подписей в документообороте, в том числе кадровом. Всё это позволило создавать ПО, которое принято называть системами кадрового электронного документооборота – КЭДО – и сформировало спрос на него со стороны заказчиков.

В том или ином формате, исходную и текущую импортонезависимость сегмента КЭДО отмечают все опрошенные нами эксперты. Как следствие, динамика и объёмы рынка будут формироваться за счёт внутренних экономических и технологических факторов.

Рынок КЭДО движется в сторону интеграции со смежными сервисами, в том числе с порталом Госуслуг и встраивания в существующие портальные решения. Эксперты считают, что такая интеграция поможет уменьшить количество ручных действий и сэкономить время на исправление ошибок кадровой документации.

Происходит углубление автоматизации процессов. Так, помимо обмена кадровыми электронными документами, сервисы также планируют развитие модулей по охране труда и воинскому учету. Часть систем развивает направление HR-tech: создают интеграции с корпоративными порталами, сервисами по автоматизации рекрутинга и ATS-системами.

Развитие функциональности систем КЭДО будет происходить в сторону удобства сотрудников, масштабируемости, усовершенствования инструментов настройки и адаптации решений, проработки «коробочности» модулей, интеграции с внешними кадровыми сервисами, считает директор продукта Directum HR Pro Айрат Сибгатуллин.

Эксперты также прогнозируют интеграцию с LMS-системами (Learning Management System, ПО для управления образовательными процессами – ред.), и, шире, создание цифровой экосистемы для работы с сотрудниками, от поиска и найма до сопровождения карьеры.

В развитии КЭДО заинтересовано и государство: в скором времени завершится эксперимент по использованию кадрового электронного документооборота в госорганах, говорит Юлия Попова. Возможно, считает она, эксперимент завершится тем, что ведомства постепенно начнут переходить на электронный обмен кадровыми документами в полном объеме.

Появление КЭДО стимулирует цифровизацию смежных процессов компаний, как кадровых, так и управленческих. Например, необходимость электронного подписания по доверенности привела к развитию машиночитаемой доверенности (МЧД).

Еще один тренд — мобильные приложения для безбумажной работы с документами и управления бизнес-процессами. В таком формате удобно пользоваться корпоративными сервисами, доступными с мобильных устройств.

КЭДО может стать обязательным на законодательном уровне, отмечает Елизавета Вольхина, руководитель отдела продаж компании Nopaper. Предполагается, что работодатель должен будет предлагать сотруднику альтернативу подписания кадровых документов на бумаге, либо в электронном виде, аналогично тому, как как это происходило ранее с трудовыми книжками.

Системы КЭДО подразумевают практически полную автоматизацию кадровых процессов, позволяя компаниям сосредоточиться на работе с сотрудниками, а не с документами. При этом становятся менее затратными процедуры масштабирования кадровых процессов – рост количества удаленных сотрудников и повышение эффективности управления ими можно осуществлять без существенных затрат.

Эксперты ожидают, что в ближайшее время (некоторые говорят, что уже в 2025 году) основным интерфейсом и сценарием взаимодействия пользователей с системой КЭДО могут стать «ИИ-агенты». Такой точки зрения придерживается, в частности, Олег Филиппов, CEO компании EmplDocs. Он считает, что появление LLM (Large Language Model – ред.), не требующих больших вычислительных мощностей и серверов, облегчит встраивание ИИ-помощников в ИТ-инфраструктуру компании и будет способствовать широкому распространению подобных решений.

Кирилл Соколов из SL Soft отмечает наряду с использованием ИИ-ассистентов/чат-ботов такое направление развития КЭДО, как автоматизация нетипичных кадровых процессов, например, проведение медицинского освидетельствования сотрудников. Процесс регулярный, имеет регламент, а значит, может быть оцифрован и автоматизирован. Вся подтверждающая документация также будет храниться в электронном виде в системе КЭДО.

Кроме того, ожидается расширение функционала КЭДО за счёт смежных областей, связанных с управлением и мотивацией персонала. Так, в крупных компаниях есть практики OKR (Objectives and Key Results, цели и ключевые результаты — методика постановки, синхронизации и мониторинга целей и ключевых результатов на уровне организации, команды и на индивидуальном уровне – ред.), оценки 360 (метод оценки персонала, который заключается в выявлении степени соответствия сотрудника занимаемой должности посредством опроса делового окружения сотрудника – ред.), оценки удовлетворенности, Performance review (обзор эффективности работы – ред.). Возможно также появление BI-функционала для комплексного анализа процессов организации.

Можно ожидать, что решения для кадрового электронного документооборота будут дополнены функционалом других HR-процессов, таких, как рекрутмент, обучение, управление мотивацией и карьерным ростом, резюмирует Антон Жуков из компании LDM. Идёт развитие и в сторону развития UX-интерфейсов КЭДО, разработчики адаптируют интерфейсы сервисов, чтобы они были доступны и понятны сотрудникам любого возраста и с любым опытом работы с информационными системами.

Наиболее перспективными можно назвать системы управления задачами персонала, считает Сергей Курьянов. Они обеспечивают учет трудового вклада, необходимый не только для расчета зарплаты при сдельной форме, но и для оценки загрузки персонала в моделях «цифровых двойников» управленческих структур предприятий.

Крупный бизнес, отмечают эксперты, чаще, чем остальные субъекты рынка, переходит на безбумажный документооборот, в том числе внедряет КЭДО как самостоятельную систему или составную часть СЭД: имеются финансовые ресурсы для внедрения и снижение затрат, учитывая масштаб предприятий, оказывается значительным. Исходя из структуры и состава отраслей экономики можно предположить, что рост рынка в ближайшие годы сохранится примерно на прежнем уровне. Если государство предпримет меры к стимуляции сегмента, например, введет законодательные нормы, которые обязывают цифровизировать кадровые процессы, это может придать рынку дополнительную динамику.

В Контур.КЭДО оптимистично оценивают перспективы внедрения систем КЭДО. По данным экспертов компании, в 2024 году в России насчитывалось около трёх миллионов организаций, в которых работают более чем семьдесят три миллиона сотрудников. Многие из этих компаний пока используют бумажный документооборот и имеют намерение внедрять системы автоматизации бизнес-процессов, в том числе КЭДО, поэтому в ближайшие годы продолжится активный рост рынка.

В количественных показателях объём рынка сервисов КЭДО в 2024-2025 годах составляет, по их оценке, около 4 млрд руб. К 2028 году объем рынка, по прогнозам, вырастет до 12 млрд руб.

Эксперты компании Nopaper оценивают объем рынка КЭДО в 10 млрд руб. с предполагаемым ростом на 10-15% в ближайшие несколько лет.

Некоторые разработчики систем КЭДО говорят, что в 2023/2024 годах выручка выросла в 3 - 4,5 раза и рынок продолжает находиться в фазе роста. По мнению вендоров, многие крупные компании откладывают проекты перехода на КЭДО, но на горизонте в 3-5 лет этот переход осуществят. По оценке, к настоящему моменту реализовано порядка 30-40% проектов по внедрению КЭДО. Многие внедрения будут реализованы в ближайшие 3-5 лет, а значит, рынок продолжит рост.

Объем рынка КЭДО в перспективе ближайших трех лет будет расти чуть быстрее рынка СЭД. Мы ожидаем роста примерно на 17-20% в год, – говорит Сергей Курьянов из компании «ДоксВижн».

Мнения экспертов, несмотря на расхождение в деталях и различия во взглядах, связанные со спецификой деятельности компаний, в которых работают эксперты, позволяют в то же время видеть и некоторые общие позиции, которые определят развитие рынка систем КЭДО в России.

Так, большинство экспертов отмечают высокую долю импортонезависимости ПО для кадрового документооборота и, как следствие, практически полное отсутствие процессов импортозамещения. Эксперты отмечают, что КЭДО ориентированы на российскую законодательную среду, в которой существует софт: трудовое законодательство, законы, регулирующие документооборот и отчётность субъектов рынка.

Также существует консенсусное мнение экспертов относительно того, что дальнейшее развитие систем КЭДО будет происходить в направлении расширения функционала и интеграции с другими управленческими системами предприятий.

Это, с одной стороны, включение в состав КЭДО модулей, позволяющих управлять обучением персонала, оценкой эффективности его работы, автоматизации нестандартных кадровых процессов (аттестация/переаттестация, медицинское освидетельствование), создания архивов кадровых документов и управления ими, интеграции с другими системами учёта документов, например, системами воинского учёта.

С другой стороны, системы кадрового документооборота как в существующем, так и в перспективном виде, в настоящее время по преимуществу выступающие как отдельные специализированные системы, могут и, видимо, будут интегрироваться с другим управленческим ПО организаций: ERP-, BPM- и BI-системами.

В качестве технологических перспектив эксперты видят внедрение ИИ-сервисов/чат-ботов на основе LLM-моделей, улучшение интерфейсов систем КЭДО для достижения «интуитивной понятности», интеграцию с сервисами по автоматизации рекрутинга, LMS- и ATS-системами.

Оценивая состояние рынка, эксперты говорят о том, что он стабилен и будет расти, при этом скорость роста и объёмы рынка оцениваются в широких пределах, но в целом все участники рынка в 2025 году и в ближайшие 2-3 года ожидают умеренного роста. В сочетании с отмечавшейся выше импортонезависимостью это даёт надежду на стабильный рост сегмента.

• КЭДО - Кадровый электронный документооборот
• Российский рынок СЭД, ECM и CSP-систем
• СЭД - Системы потокового распознавания
• Интеллектуальная обработка документов. Обзор TAdviser