TAdviser: RPA и BPM Day 2025
23 апреля в Москве TAdviser провел конференцию, посвященную роботизации, процессному управлению и BPM-платформам. Спикеры рассказали о преимуществах и недостатках роботизации по технологии RPA в сравнении с классической разработкой, про успешные кейсы, в том числе — с переходом на полностью импортонезависимый технологический стек. Тут уделяли много внимания управлению бизнес-процессами, лоукод- и ноукод-технологиям.
Конференцию посетили представители таких организаций, как «Русагро Технологии», «Башинформсвязь», Fix Price, «Алабуга Девелопмент», ДИТ Москвы, Coral Travel, «БорисХоф», «Авито», Wildberries, Санкт-Петербургская международная товарно-сырьевая биржа, Hyundai Motor CIS, «Айыл Банк».
Модерировала мероприятие Юлия Вагнер, вице-президент по операциям, «Ассоциация профессионалов управления бизнес-процессами» (ABPMP Russia), которая тоже выступила на конференции с докладом.Содержание |
Как добиться прозрачности бизнес-процессов
Анастасия Полянская, руководитель центра BPMS, «Газпромнефть-ЦР», рассказала о предыстории автоматизации процессов в компании и поделилась опытом работы на базе лоукод-платформы BPMSoft. Докладчица отметила, что о процессном управлении здесь задумались около семи лет назад. Начали изучать, как визуализировать процессы, как сделать их гибкими и прозрачными.
 | Мы хотели сами настраивать бизнес-процессы без привлечения разработчиков, и поэтому решили внедрять BPMS, — говорит она. — Для достижения поставленных целей мы используем лоукод-технологию. |  |
Анастасия Полянская перечислила этапы использования лоукод-программирования — от идеи до эксплуатации продукта:
- Идея — прототипирование для проверки гипотез, получение обратной связи.
- Развитие продукта — выпуск легкого MVP (без кода и интеграций), анализ с целью принятия решений об изменениях в продукте, зрелый запрос на развитие продукта.
- Эксплуатация — анализ, контакты с клиентами, гибкость за счет расширенных прав по управлению сервисом без разработки, несложная доработка.
Спикер рассказала и об успешных кейсах автоматизации на основе платформы BPMSoft. Уже более тридцати процессов автоматизированы, например, аудиторские проверки, ряд юридических, кадровых и ИТ-процессов. Теперь разработанные модули переиспользуются. Появились единые инструменты, единая методология, общие метрики, единые лицензии. Карьерный лифт SMART UP от Консорциума «Кодекс»: как стажеры за несколько месяцев становятся востребованными специалистами 
Стоимости разработки уменьшилась на 20% за счет снижения трудозатрат. Сократилось и время на выполнение рутинных операций — до 8 часов на сотрудника в неделю. В целом, удалось добиться повышения прозрачности процессов компании.
Екатерина Кушнирова, руководитель команды ИТ, X5 Group, предложила системное управление бизнес-процессами представить в качестве пирамиды, состоящей из четырех компонентов.
- Вершина — достижение стратегических целей. Обязательная связь процессов со стратегией.
- Второй слой сверху — отслеживание и контроль KPI. Тут важны измеримость и прозрачность.
- Третий слой — непрерывное улучшение («кайдзен»), бережливое производство, методология «Шесть сигм».
- Базис пирамиды — соответствие стандартам, учет регуляторных требований.
Докладчица подчеркнула определяющую роль лидера команды в формировании архитектуры процессов, а также перечислила западные BPM-продукты и их российские аналоги, обозначила практические шаги к построению архитектуры бизнес-процессов.
| | Необходима синергия проектного управления и BPM, — уверена Екатерина Кушнирова. — Управление бизнес-процессами обеспечивает фундамент, проектное управление гарантирует гибкость и контроль сроков, а KPI нужны для измерения успеха, обеспечения прозрачности и ответственности. | |
Нужно создать карту процессов, то есть разработать схему текущего состояния и целевого. Потребуется назначить владельцев, определить их ответственность и интегрироваться с KPI, увязав процессы с ключевыми показателями. Запустить цикл улучшений PDCA (Plan-Do-Check-Act). Последний шаг — автоматизация, поэтапное внедрение технологических решений. В заключительной части своего доклада спикер рекомендовала начинать с малого. Она подчеркнула пользу создания «плана на 100 дней» и развития корпоративной культуры управления процессами в сочетании с проектным управлением.
Ксения Астапова, начальник отдела бизнес-анализа ДИТ, «Сбер Лизинг», рассказала о становлении процессного управления в компании, стартовавшего в 2022 году. Для начала она пояснила, как именно тут понимают процессный подход. Это процессы, однозначно определенные и согласованные всеми стейкхолдерами. Однозначно спроектированные и описанные в случае сквозных процессов.
Нужно, чтобы были четко определены метрики исполнения процесса и осуществлялся их непрерывный операционный контроль. Также потребуется оптимизация и редизайн процессов на основании проверенных гипотез.
| | Основная цель внедрения процессного управления заключается в том, чтобы уйти от осознания проблем на уровне ощущений. Надо научиться превращать проблемы текущих метрик в задачи, а также перейти от доработок информационных систем к доработке процессов, — отметила Ксения Астапова. — И мы не забываем о том, что делаем все для людей, стараемся постоянно получать обратную связь, проходим путь вместе с командами. | |
«Сбер Лизинг» приобрела систему PIX с целью использования ее как базы знаний по процессам для аналитиков, архитекторов. Теперь компания активно развивает этот продукт. В течение 3-4 квартала прошлого года здесь все данные перенесли из Confluence в PIX. До конца текущего года планируется полный переход на новую систему, с отказом от Confluence. На сегодня по итогам внедрения процессного подхода сто процентов изменений в информационные системы компании сопровождаются бизнес-требованиями.
Юлия Вагнер, ABPMP Russia, в своем докладе представила обозрение 25-летней эволюции отношения к управлению бизнес-процессами (BPM). Она обозначила три базовых составляющих BPM. Три кита здесь — это методология управления, информационные технологии как базис управления (BPMS, iBPMS) и реализация проектов BPM.
Как сообщила докладчица, по итогам 25-летнего развития появилось целое профессиональное BPM-сообщество — ABPMP Russia. Создан стандарт «Специалист по процессному управлению». Осуществляется выдача сертификатов «Процессный архитектор», «Процессный аналитик» и ряда других.
| | Долгое время шли споры вокруг определения, что вообще такое бизнес-процесс, — напомнила Юлия Вагнер. — А сейчас процессное мышление, процессное развитие стало основой ведения бизнеса. Появился спрос на специалистов по управлению процессами, а процессная архитектура стала встраиваться в архитектуру предприятия. | |
Докладчица подчеркнула, что в русле цифровой трансформации процессы являются источником добавочной ценности. Кроме того, она рассмотрела различия BPMS, iBPMS и RPA. Так, BPMS означает автоматизацию взаимосвязанных процессов с целью создания системы. iBPMS — это набор инструментов для выполнения задач и процессов. RPA служит для автоматизации задач, работает в рамках существующих процессов.
В контексте санкций, ухода западных вендоров спикер констатировала, что пока российские BPM-решения не догнали западные системы по уровню зрелости.
А вот сейчас понаделаем роботов… Или нет?
Опытом роботизации поделилась Елена Сухова, руководитель центра роботизации бизнес-процессов из БКС — брокерской компании для розничных инвесторов. Она дала следующие рекомендации при внедрении RPA. Главное, это избавиться от завышенных ожиданий и мыслей в духе: «а вот сейчас понаделаем роботов, сократим штат, и роботы сами все будут делать».
Очень важен правильный выбор пилотного проекта, потому что нужен подходящий процесс с отработанным алгоритмом. Стоит провести отбор информационных систем, часто используемых в процессах. Исполнители должны быть не только опытными, но и заинтересованными в успехе.
Далее нужно выполнить анализ роботизируемых процессов и общаться со всеми, кто имеет отношение к процессу: с методологом, исполнителем, владельцем. Прежде чем роботизировать процесс, его необходимо оптимизировать. Полезно декомпозировать процесс на этапы, несущие ценность, с целью оптимального подхода к созданию отдельных роботов. Спикер резюмировала, что залогом успеха является управление ожиданиями, изучение процесса и правильный выбор задачи, постоянная оценка результата, разработка и соблюдение правил, информирование всех участников процесса.
| | Роботизация связана не с необходимостью сокращения персонала, а с возможностью масштабирования процесса без привлечения новых сотрудников, со снижением времени переработок и устранением негативного влияния человеческого фактора, — дополнила Елена Сухова. — Вместе с тем необходимо понимать, что роботов нужно проверять. | |
Павел Гурьянов, руководитель направления корпоративно-правового блока, «Мосэнергосбыт», рассказал о роботизации некоторых процессов по правовой деятельности с позиции функциональных заказчиков.
Докладчик перечислил основные требования к процессу с тем, чтобы можно было его эффективно автоматизировать, обозначил путь от идеи к проекту (анализ бизнес-процесса, оценка затрат и потенциального эффекта) и затем перешел к кейсам роботизации.
| | Основная цель роботизации на правовом направлении — освободить время юристов для решения творческих, интересных, интеллектуальных задач, — подчеркнул Павел Гурьянов. | |
Для того, чтобы подавать в суды заявления о выдаче судебных актов и исполнительных документов, в «Мосэнергосбыте» созданы пять роботов, которые отслеживают сроки, проверяют статус, формируют электронные формы и направляют нужное в суд по электронной почте или через портал.
Для поиска платежного поручения по оплате госпошлины и мониторинга направления ходатайства на возврат работает другой робот. Он запускается по расписанию, его используют несколько подразделений компании. Третий вариант использования — проверка факта возбуждения исполнительного производства на портале ФСПП России.
Эффекты от роботизации, полученные за четыре года, подсчитаны. Более 18 тыс. часов рабочего времени юристов «выведены из рутины», а экономия на расходных материалах составила порядка 1,5 млн рублей.
Практикой создания роботов в управляющей компании поделился Дмитрий Манин, руководитель направления 1С и RPA, «Альфа Капитал». Задач, для решения которых в компании используются роботы, много. Это и экспорт банковских выписок из системы «Клиент-банк», а также от брокеров, и перемещение файлов между каталогами в соответствии с правилами.
Нужны роботы и для обработки (парсинга) данных. Они занимаются извлечением информации из файлов, формированием сводных аналитических отчетов на основе обработанных данных, рассылкой сформированных отчетов и сопутствующей информации по электронной почте.
Сейчас в «Альфа Капитал» созданы и используются более 20 роботов, благодаря чему уже получена экономия времени сотрудников бэкофиса — больше 30 часов в месяц.
| | Все наши роботы находятся в выделенном закрытом сегменте сети — это требование информационной безопасности, — подытоживает Дмитрий Манин. | |
Эффект от роботов — 600 млн рублей
Олег Тихомиров, руководитель направления RPA, ВТБ, отметил, что активная фаза роботизации началась в банке в 2019 году. Докладчик поделился успехами роботизации процессов, а также рассказал о масштабном проекте миграции с uiPath на отечественную платформу PRIMO. Миграция состоялась в 2024 году. Совместно с вендором была выполнена большая доработка российского решения — внесено 171 изменение.
| | С точки зрения объемов роботизации в рамках перехода на PRIMO мы считаем, что это один из крупнейших проектов на российском рынке, — говорит спикер. — В целом, мы идем к полностью импортонезависимому технологическому стеку — ранее банк первым на российском рынке осуществил крупный проект по переводу роботизации на Linux, причем миграция охватила и рабочие места роботов, что подразумевает полный отказ от зарубежного ПО. | |
Роботизация — это целевой инструмент быстрых решений для любых задач цифровизации. Именно так считает докладчик. Технология RPA полезна там, где нужно закрывать разрывы систем, находящихся в активной целевой автоматизации. Она может сработать как временное решение для систем, по которым целевая автоматизация планируется на горизонте одного-двух лет. RPA применима, в том числе, и к нецелевым системам.
Олег Тихомиров обозначил успехи и масштабы роботизации процессов в банке. Здесь роботизирован 171 процесс. Роботов используют сотрудники 48 управлений и 27 департаментов. В роботизации задействованы 7 информационных систем. Аудит подтвердил эффективность и востребованность роботов в банке. Достигнутый эффект — 600 млн рублей.
О практике гражданской разработки в компании рассказали Татьяна Левина, координатор ЦК RPA, администратор портфеля проектов, Юрий Проскурин, руководитель ЦК RPA, и Владимир Шпаков, главный специалист отдела организации делопроизводства и архива,. Все три выступающих — представители компании «Газпромтранс», дочерней структуры «Газпрома», обеспечивающей выполнение всех грузоперевозок по железной дороге.
Татьяна Левина напомнила о двух основных подходах к роботизации: либо это может быть гражданская роботизация, которой занимаются сотрудники от бизнеса, либо разработка идет силами ИТ- и RPA-специалистов.
| | У каждого из подходов есть свои плюсы и минусы, но есть и общее — роботы являются прототипом для штатной автоматизации, — подчеркнула Татьяна Левина. | |
Она поделилась критериями выбора RPA-платформы. Хороший продукт успешно проходит тестирование на стадии изучения платформы, соответствует параметрам импортозамещения, занимает лидирующее положение на рынке. Кроме того, не лишним в нем будет и наличие машинного зрения, и ноукод-технологии.
«Газпромтранс» выбрала платформу ROBIN, которую и развернула у себя в 2022 году. Характерно, что для роботизации тут сразу взяли сложные случаи, несмотря на рекомендации, которые давали другие спикеры. Обычно на начальной стадии советуют выбирать простые процессы, которые сразу бы окупили все затраты на платформу.
В 2024 году в рамках ROBIN были созданы 43 робота. Татьяна Левина пояснила, что для успешного внедрения и развития роботизации важна популяризация технологии, а также обучение и мотивация сотрудников.
Владимир Шпаков стал одним из первых гражданских разработчиков в компании. Первый робот был создан им для автоматизации сравнения двух больших таблиц с данными по учету рабочего времени более 600 сотрудников. Эта работа отнимает у созданного робота чуть больше часа, а прежде сотрудница тратила на те же самые дейстивя два рабочих дня в месяц.
Юрий Проскурин рассказал про новый вектор развития. Здесь таким вектором стал цифровой ассистент.
| | Единое хранилище роботов позволило тиражировать роботов на другие подразделения, — дополнил он. — На сегодня мы ушли от теневой роботизации, перешли к импортозамещению. Цель на 2025 год — избавиться от всех роботов на Windows. | |
Докладчик также обозначил секреты успеха гражданской разработки. Платформа как ноукод-решение хорошо себя показывает в решении задач автоматизации силами сотрудников от бизнеса. Это инструмент повышения операционной эффективности персонала.
Обучение же можно проводить даже без отрыва от производства. Для этого нужен центр компетенций, который обеспечит развитие и методологическое сопровождение. И еще одна важная вещь, о которой можно забыть — мотивация. Обязательно должна быть как поддержка руководства, так и целая система мотивации.
Вместе выступили и следующие докладчики: Анна Дубровская, руководитель группы прогнозирования промо-активностей и оценки клиентского сервиса, и Елисей Кирьянов, менеджер по развитию промо-планирования и интеграции с клиентами. Оба — представители компании «Балтика».
Спикеры посвятили свое выступление опыту внедрения RPA-технологий. «Роботизация — часть стратегии цифровизации компании», — говорит Анна Дубровская. Для того, чтобы претворить цели в жизнь, в «Балтике» выбрали PIX Robotics.
Ключевым требованием была возможность взаимодействия с внутренней ERP-системой «Монолит». Уже на этапе пилота были созданы пять роботов, включающихся в работу последовательно и сумевших взять на себя сложный, кроссфункциональный процесс.
| | Для пилотного проекта был выбран многоуровневый процесс — загрузка прогнозов в нашу ERP-систему «Монолит» и взаимодействие со специалистами разных подразделений. Обычно все это занимало много времени и предполагало нерегламентированный обмен информацией, — делится подробностями Елисей Кирьянов. — Мы хотели сразу проверить весь спектр возможностей платформы. | |
Докладчики подчеркнули важность соблюдения требований информационной безопасности и дали рекомендации, на что следует обращать внимание при выполнении этих требований. Стоит внедрить единые стандарты сборки для всех разработчиков, проанализировать уязвимости кода, отследить версии.
Полномочия технической учетной записи робота должны быть правильно оптимизированы. Нужно предусмотреть изоляцию как исполнительного сервера от внешней среды, так и тестовой среды от продуктивной. Риски воздействия на серверы компании обязательно свести к минимуму.
Критерий только один — деньги
Евгений Винокуров, руководитель практики развития платформ программных роботов, «Газпром нефть», отметил, что роботизацией компания занимается с 2018 года. Сначала тут использовалась западная RPA-платформа, а сейчас — PRIMO. В общей сложности уже создано 140 роботов.
Создание одного робота занимает, в среднем, до четырех месяцев — в зависимости от его сложности. Совокупный финансовый эффект от роботизации превышает 2 млрд рублей. Такой результат достигнут, в первую очередь, за счет снижения временных затрат.
| | Мы отошли от многофакторной аргументации пользы роботизации, — объясняет Евгений Винокуров. — Критерий на сегодня остался один: если роботизация принесет денежный эффект, мы берем задачу в работу. Конкурент для нас тоже один — традиционная автоматизация, но только при условии, что она дешевле и быстрее. | |
Евгений Винокуров обозначил ценность применения RPA-технологии и сферы ее эффективного применения, перечислил некоторых используемых в компании роботов. Здесь трудится робот по актам сверки, по сдаче налоговой и статистической отчетности. Есть и робот по банковским выпискам.
Сергей Прохоров, заместитель генерального директора, GamePark, пожаловался на большую текучку кадров в рознице, на остроту проблемы операционной эффективности рекрутеров. Он рассказал о том, как из-за этих факторов в компании запустили AI-Recruiter, то есть рекрутера на базе искусственного интеллекта. Интегратором выступила компания Prime Finance.
ИИ-рекрутер создает вакансию на кадровом ресурсе по несложному скрипту, перечисляя обязанности, требования, пожелания. Программа сама размещает вакансию, изучает отклики, отбирает лучших для собеседования людей. Она составляет план собеседования, его концепт и даже проводит первую встречу с кандидатом самостоятельно! Потом отбирает трех самых подходящих кандидатов, с которыми беседует уже живой человек — кадровик.
Результаты по истечении трех месяцев использования системы выглядят неплохо. Удалось в 4 раза сократить время, потраченное на подбор кандидата на вакансии. На 74% уменьшилось использование внутренних ресурсов для подбора и на 38% сократилась текучесть линейного персонала, причем качество этого самого персонала, напротив, повысилось. Компания даже отказалась от услуг агентств по подбору новых сотрудников.
| | Прежде чем менять что-либо, создавать MVP, мы сначала оцениваем масштаб «бедствия», стоимость внедрения изменений и того, какие улучшения эти изменения могут дать, — говорит Сергей Прохоров. — Результаты внедрения AI-Recruiter оказались очень успешными. | |
Правильный путь или тупик?
Михаил Кириленко, руководитель направления проектной деятельности, Puzzle RPA, назвал пять последовательных шагов по внедрению RPA:
- Умный выбор процессов, чтобы срок внедрения не занимал больше двух недель.
- Вовлечение бизнеса — роботизация должна идти изнутри.
- Управление с первого дня. Нужно принять четкие правила, чтобы было меньше инцидентов и срочных запросов в ИТ.
- Постепенное внедрение и масштабирование. Внедрение — это путь, а не прыжок, ИТ и инфраструктура адаптируются поэтапно.
- Правильная платформа и партнер по внедрению.
Спикер рассказал о платформе Puzzle RPA, имеющей встроенный инструментарий логирования, дашборды мониторинга. Продукт позволяет начать работу с создания одного робота, а затем масштабироваться без переработки архитектуры. Михаил Кириленко подчеркнул, что платформа проста в освоении, прозрачна в плане безопасности и прогнозируема по бюджету.
| | Очень важно не выбирать для первой роботизации сложный процесс, потому что его роботизация может затянуться и вызвать негатив у бизнеса, — уверяет Михаил Кириленко. | |
Он резюмировал свое выступление следующим образом: для успешного внедрения роботизации необходимо выбрать простой, эффективный процесс, а затем вовлечь заказчика, чтобы люди меньше занимались рутиной.
Увлеченные сотрудники будут сами рекламировать RPA-продукт коллегам, корректно управлять процессом, не теряя мотивации, правильно масштабировать процесс. При выборе платформы важно оценивать специфику RPA-решений, оценивать их сильные и слабые стороны, экономическую эффективность использования.
Евгений Илюхин, руководитель проектов, ГК «Аэроклуб», посвятил свой доклад автоматизации процессов, связанных с командировками сотрудников. Автоматизация осуществлена на базе специализированной сервисной платформы.
Докладчик напомнил, что командировка включает в себя следующие этапы: выпуск приказа, утверждение бюджета, получение командировочных, трансфер, сбор чеков, авансовый отчет, подписание, бюрократические процедуры.
Как обычно оформляют командировки? Во-первых, это можно сделать самостоятельно: взять деньги под отчет, найти и купить услуги. Во-вторых, через специальное агентство: написать или позвонить в рабочее время, получить предложение, согласовать. Третий вариант — при помощи онлайн-подрядчика. Для этого нужно зайти в сервис подрядчика, создать и заполнить командировку, найти услуги, получить подтверждение, отправиться в поездку, отчитаться по итогам поездки.
Особенно большие сложности с оформлением командировок возникают в крупных компаниях со штатом от нескольких тысяч сотрудников. В этом случае становится полезна цифровизация процессов, которая позволяет экономить примерно 30% бюджета командировок.
В завершение спикер дал несколько кейсов цифровизации командировочных процессов, реализованных на базе сервисной платформы. Так, в одной крупной ИТ-компании со штатом свыше 10 тыс. сотрудников экономия в первый же год внедрения составила 12 млн рублей.
| | Платформа адаптивная, она подстраивается под размер экрана устройства, с которого на нее заходят, — уточняет Евгений Илюхин. — В числе прочего тут используется ИИ — для сбора исторических данных по каждой персоне, по каждой компании, для прогнозирования предложения услуги, подходящей конкретному человеку. | |
Тарас Сорока, независимый эксперт, обозначил два пути роботизации в бэкофисе. Роботов могут создавать сотрудники бэкофиса. Плюсы такого подхода в быстром старте, высокой адаптивности, низком пороге входа. А вот минус один, но существенный — в длительной перспективе это тупиковый путь.
Второй подход — создать внутренний центр компетенций по RPA. Плюсы — это выстроенный процесс разработки и доставки роботов пользователям, управляемость и прогнозируемость. Минусы — а куда без них? — в высоком пороге входа. Кроме того, центр требует зрелой организации процессов.
Тарас Сорока поделился результатами проекта, реализованного в одном среднего размера банке на платформе PRIMO. Тут были реализованы три сценария успешного применения RPA: регистрация карточки в СЭД, проверка контрагентов–юридических лиц службой безопасности и претензионная работа с клиентами–физическими лицами.
Спикер перечислил основные статьи затрат при внедрении робота. Будут расходы на лицензии и серверы (они зависят от количества роботов), на зарплату сотрудников, создающих роботов. Стоит заложить и фонд оплаты труда ИТ-специалистов, занимающихся поддержкой роботов, а также бизнес-специалистов, которые работают с методологией и управлением, с операционными активностями, связанными с роботами.
Привел докладчик и некоторые финансовые результаты проекта. Достигнутая экономия составила 39 млн рублей.
| | Основная область применения RPA — бэкофис, то есть бухгалтерия, юристы, кадры, — напоминает Тарас Сорока. — Основные драйверы экономии — частичная или полная замена ручного труда роботом. | |
В перерыве и по завершении конференции участники общались в неформальной обстановке.
