«Обувь России» автоматизировала бизнес-процессы на базе «1С:Управления производственным предприятием 8»

В апреле 2016 года завершился масштабный проект по автоматизации всех аспектов деятельности группы компаний «Обувь России», федеральной розничной обувной сети, на базе программы «1С:Управление производственным предприятием 8». Работы по проекту выполнены компанией «ИнфоСофт».^[1]

Задачи проекта

Описание работ по внедрению

История проекта началась в 2006 году. Группа компаний «Обувь России» быстро росла. В связи с ростом количества магазинов сети и развития компании все острее начал вставать вопрос автоматизации учета всех значимых процессов компании.

Возникали сложности:

• Управленческий учет велся в электронных таблицах и на бумаге;
• Необходимость консолидации информации;
• Контроль поставленных плановых показателей;
• Розничные магазины работали в специальном «самописном» ПО, система не позволяла вести продажи, больше чем с одной кассы, что стало ограничением, которое невозможно было устранить, а обмены с центральным офисом проходили по электронной почте;
• проверка достоверности данных выливались в серьезные трудозатраты;
• сложность управления ассортиментом.

В связи с этим, вопрос организации корпоративного учета и финансово-экономического управления стал очень актуальным. Решением этого вопроса должна была стать единая информационная система, позволяющая получать информацию, необходимую для принятия управленческих решений как на уровне отдельных структурных подразделений, так и на уровне компании в целом.

2006: Управленческий и регламентированный учет

В 2006 году было решено начать автоматизацию с блока управленческого и регламентированного учета на базе программы «1С:Управление производственным предприятием 8». Это стало первым этапом автоматизации учета компании на 1С.

В ходе этого этапа были автоматизированы:

• Составление бюджетов;
• Контроль бюджетов при выписке счетов;
• Контроль выписки счетов;
• Контроль исполнения бюджетов;
• Составление план-факта;
• Регламентированный учет.

Рабочие места были автоматизированы в центральном офисе. Региональные подразделения заполняли специально разработанные формы в электронных таблицах, которые экспортировались в 1С. Это позволило гибко и оперативно управлять финансами компании. Появился инструмент для принятия глобальных решений.

2007: Автоматизация розничной сети

В 2007 году в компании был принят план развития ИТ-инфраструктуры на 5 лет. Суть плана была в приведении учета всех значимых процессов организации в «1С:Управление производственным предприятием 8» с использованием периферийных систем. И следующим этапом автоматизации группы компаний, согласно поставленному плану, стала автоматизация розничной сети группы компаний.

Работа всех магазинов была переведена на конфигурацию «1С:Розница 8». В ходе проекта были устранены все «узкие» места и технические проблемы, модифицировано рабочее место кассира. Специалисты компании «ИнфоСофт» реализовали обмены данными с «1С: Управление производственным предприятием 8».Витрина данных НОТА ВИЗОР для налогового мониторинга

Параллельно на работу в «1С:Управление производственным предприятием 8» перевели и удаленные офисы. Вся основная деятельность компании была реализована в единой системе, что дало дополнительный вектор развития.

2008: Автоматизация микрофинансирования

В 2008 году, с началом кризиса, появился и начал набирать популярность новый вид деятельности — микрофинансирование и предоставление рассрочки на продукцию компании. Для получения конкурентных преимуществ и увеличения продаж было принято решение оперативно провести автоматизацию этой деятельности.

Готовых решений для автоматизации микрофинансирования на тот момент не существовало, и было принято решение создать конфигурацию на платформе «1С:Предприятие 8».

В рамках работы над этой конфигурацией были реализованы следующие задачи:

• Создание и хранение анкет клиентов;
• Механизм выдачи микрозайма/оформления рассрочки с начислением процентов, вычислением задолженности на регулярной основе для возможности последующего мониторинга и обработки неоплачиваемых займов/рассрочек;
• Интеграция с АТС и создание нового рабочего места для сотрудников группы работающей с недобросовестными клиентами;
• Скоринговый механизм;
• Аналитические отчеты;
• Осуществлена интеграция с конфигурациями «1С:Розница 8» и «1C:Управление производственным предприятием», для возможности собирать единую финансовую информацию в «1С:Управление производственным предприятием 8» и оформлять займы и рассрочки из «1С:Розница» не переключаясь в другую конфигурацию;
• Реализована подсистема прав доступа.

2009-2011: Доработки

С 2009 по 2011 год система, находясь в эксплуатации, постоянно дорабатывалась. Большая часть работ была направлена на расширение функционала системы, устранение недочетов, повышение удобства работы пользователей.

В этот же период времени был создан сайт с интернет-магазином, механизмы которого были интегрированы с имеющимися системами и, в первую очередь, с «1С:Управлением производственным предприятием 8», как единым финансовым центром.

2012-2013: Переоценка требований

На стыке 2012-2013 годов, когда вся деятельность компании была переведена на продукты 1С, включая новые направления компании, стало понятно, что компания демонстрирует значительный рост. Многие операции, на которые ранее внимания не обращали, теперь стали занимать значительное время. Больше всего это касалось управления остатками и ассортиментом в целом, а также набирающего обороты интернет-магазина.

Количество магазинов компании увеличилось менее чем со 100 до более чем 400. Объемы информации возросли разительно. Также возросла и потребность в оперативности предоставления информации. Дневная задержка объективной информации, относительно ресурсов и товарных остатков, не устраивала. У продавцов магазинов отсутствовала возможность просмотреть остатки в соседних магазинах, и покупателя не могли направить в магазин, в котором есть нужные размеры и модели. Назрела острая потребность в пересмотре архитектуры хранения и обмена информации и методов работы с ней. Необходимо было переходить на поразмерный учет обуви. Кроме того, стало необходимо реализовать возможность учета и выдачи персонифицированных дисконтных карт по сетям (Вестфалика, Россита, Пешеход).

2016

Следующий виток автоматизации

С целью сокращения финансовых потерь от неоперативного перераспределения остатков параллельно стартовали два проекта: модификация механизмов «1С:Управление производственным предприятием 8» к поразмерному учету в реалиях компании и перевод магазинов на онлайн ИТ-архитектуру. Было закуплено мощное оборудование, и на его основе был создан свой внутренний ЦОД.

В ходе проектов были решены следующие задачи:

• Оптимизирован механизм проверки объектов для регистрации в обмене между ИБ в связи с многократным ростом объёма данных;
• Механизм поразмерного учета запасов реализован только для управленческого учета;
• Реализован механизм одновременной работы взаимодействующих подразделений на разных схемах учета аналитики (характеристик). При поступлении/ перемещении/ реализации товаров на складах, учитывается, ведётся ли на этом складе поразмерный учет. И в зависимости о этого, товар списывается и оприходуется с контролем включённых аналитик и с заполнением соответствующих данных в регистрах системы;
• Реализована возможность мгновенного перевода подразделения с одной схемы учета на другую и обратно в целях обеспечения бесшовного и постепенного перехода компании на новую схему учета товаров;
• Оптимизирована схема восстановления последовательности партионного учета для получения приемлемого времени выполнения данной операции;
• Интерфейсы «1С:Розница 1.0», используемой в розничной торговле переведены на управляемые формы;
• Изменена структура распределения баз 1С розничной торговли с учётом часового пояса, для обеспечения оптимальной нагрузки на сервера;
• Реализован обмен необходимыми наборами данных между подразделениями и головным офисом с учетом новой структуры хранения данных;
• Реализована возможность учета и выдачи персонифицированных дисконтных карт по сетям (Вестфалика, Россита, Пешеход)

Реализация двух последних пунктов обеспечила возможность неограниченного горизонтального масштабирования в рамках используемого программного обеспечения. Также данный подход позволил снизить на порядок количество обменов между базами 1С Розницы и центральными базами «1С:Управление производственным предприятием 8» и «1С:Розница».

• Реализована возможность получения данных о текущих остатках по всей розничной сети компании;
• Проведена оптимизация серверов баз данных и 1С с целью обеспечения максимального быстродействия и снижения времени ожидания на блокировках в ИС.

Работа всей розничной сети была стабилизирована и оптимизирована. Все задачи, стоящие перед началом проекта, были решены.

Механизм начисления зарплат

Следующим этапом автоматизации стал механизм начисления зарплат сотрудникам магазинов. Задачу усложнял тот факт, что компанией была приобретена еще одна крупная обувная сеть, учет зарплат в которой велся в другой системе («1С:Зарплата и управление персоналом 8»), а не в «1С:Управление производственным предприятием 8», как во всей компании.

Была поставлена задача автоматизировать механизм расчета, параллельно решив задачу универсальности. Механизм должен был одинаково работать и в «1С:Управление производственным предприятием 8», и в «1С:Зарплата и управления персоналом 8». Задача была решена с учетом всех особенностей и сложностей начисления зарплаты и последующего ее отражения в регламентированном учете.

Бонусная система «Арифметика»

Вместе с территориальным и ассортиментным расширением компания перешла от обезличенного розничного покупателя к персонифицированному и к активному развитию маркетинговой составляющей, стало необходимо отслеживать все покупки и предпочтения клиентов. И, согласно плану, следующим этапом развития системы была разработана бонусная система «Арифметика». Клиентам начали выдавать карты «Арифметика», через которые шло накопление и анализ информации.

Универсальная карта «Арифметика» должна была стать идентификатором клиента для любых операций и в любых точках сети, в том числе для операций, не связанных с покупкой обуви – например с помощью карты можно оплатить микрозайм или положить деньги на телефон.

Для реализации бизнес-требований этого проекта была разработан комплекс «Арифметика» на базе 1С.

По существу, комплекс «Арифметика» является функционально развитым дисконтным и бонусным сервером для имеющегося торгового и маркетингового аппарата компании, в котором происходит аккумулирование и анализ всех транзакций по оплатам покупок и продаж, проводимых как в розничных магазинах, так и на сайтах компании через интернет-магазины.

В 2014-2015 годах «Обувь России» открыла четыре интернет-магазина — westfalika.ru, emilia-estra.ru, westfalika-home.ru и rossita.com. Также был осуществлён проект по интеграции стороннего партнёра в бонусную систему «Арифметика».

Комплекс «Арифметика» стал базой для последующего развития CRM-направления компании.

Внедрение МСФО

Следующим этапом автоматизации было внедрение МСФО на базе «1С:Управления производственным предприятием 8». Проект по разработке и внедрению МСФО в группе Компаний «Обувь России» выполнялся в тесном взаимодействии со специалистами 1С компании.

Итоги проекта

По данным на апрель 2016 года все аспекты деятельности компании автоматизированы на 1С с консолидацией всей информации в «1С:Управление производственным предприятием 8», система находится в эксплуатации и используется группой компаний «Обувь России». Автоматизировано 2550 рабочих мест; среднее количество подключений к базе в день составляет 900.

Перечень автоматизированных блоков:

• Торговля и управление складскими остатками;
• Логистика;
• Документооборот;
• Зарплата и управление персоналом;
• Финансы;
• МСФО;
• Регламентированный учет;
• Консолидирующий управленческий учет;
• Выдача рассрочки;
• Выдача займов;
• Общепит;
• Персонифицированные инструменты работы с клиентами.

Построенная информационная система находится в постоянном процессе развития, поддерживая изменения всей системы корпоративного учета и финансово-экономического управления. Проект был сложным и потребовал серьезных усилий для соблюдения сроков предоставления отчетности. По завершении проекта можно констатировать, что в целом проект выполнен в намеченные сроки, а поставленные цели достигнуты, — подвели итоги проведенных работ в компании «ИнфоСофт».

2018: Как «Обувь России» блокчейном защитилась от сисадминов-злоумышленников и других мошенников

Дмитрий Карпенко, ИТ-директор ГК «Обувь России» - одного из крупнейших российских обувных ритейлеров, в октябре 2018 года рассказал, как в компании используется блокчейн для защиты данных по договорам с клиентами и о том, где еще можно было бы применить эту технологию.

«Обувь России» присутствует примерно в 200 российских городах, имеет около 670 магазинов сети. Помимо основного направления деятельности – продаж обуви и сопутствующих товаров, компания также предоставляет, в том числе, финансовые сервисы. Они включают возможность для клиентов приобретать товары в рассрочку и брать займы на различные цели. На финансовые сервисы приходится порядка 50% выручки компании, а анализ компании показывает, что их доля в выручке продолжит расти, говорит Карпенко.

В сфере финансовых сервисов, на уровне договоров рассрочки и займа, и была реализована технология блокчейн. Задача, для которой она здесь используется, - защита данных по финансовым договорам с клиентами от изменений.

Как работает система. Слайд из презентации Дмитрия Карпенко

Договора включают анкету, содержащую персональные данные клиента, и связанные с этими данными транзакции. В случае несанкционированных изменений по договорам компания несет репутационные и финансовые риски, объясняет ИТ-директор «Обуви России». Например, изменение данных может привести к закрытию должников, из-за чего компания несет финансовые потери. Компании нужна была технология, которая может защитить данные от несанкционированных изменений изнутри и извне, в том числе, со стороны привилегированных пользователей, таких как системный администратор или программист.

Как работает система. Слайд из презентации Дмитрия Карпенко

Еще одна причина внедрения для решения этой задачи блокчейна – аудит, который проходит «Обувь России» как публичная компания. Он затрагивает и ИТ-системы. Во время последнего аудита аудиторы рекомендовали компании усилить контроль за данными, содержащимися в системе, которая управляет финансовыми сервисами. Сделать это именно на блокчейне компанию также сподвигла ограниченность бюджета на проект.

Компания реализовала проект собственными силами, без использования внешних платформ, разработала решение совместно с партнером. Технология интегрирована в ИТ-системы компании и адаптирована под «1С», на которой автоматизированы все бизнес-процессы группы.

Работает созданная система следующим образом. При оформлении договора после его верификации с него снимается хеш (короткая символьная строка, которая присуща каждому конкретному массиву входящей информации), который шифруется и передается в распределенный реестр. Договоры, оформленные в течение дня, объединяются в блоки и также шифруются. Каждый хеш договора и блока содержат в себе ссылку на предыдущий блок или договор. При любом изменении договора у него меняется хеш-сумма, это фиксируется, и происходит оповещение/предупреждение контролирующего персонала.

Реестр распределяется по трем дата-центрам компании, расположенным в разных точках страны.

Работать во всех точках «Обувь России» система начала в мае 2018 года. С этого времени по октябрь группа оформила более 300 тыс. договоров рассрочки и денежного займа с использованием блокчейна. В компании заявляют, что технология подтвердила свою эффективность. Теперь «Обувь России» рассматривает возможности ее тиражирования на другие бизнес-процессы: бухгалтерский учет и CRM.

По словам Дмитрия Карпенко, блокчейн можно было бы использовать, например, для системы лояльности: для обеспечения соответствия данных в системах «Обувь России» и ее партнеров, связанных с программой лояльности.

Примечания