Mediascope использует кадровый документооборот на базе Directum

2022: Подписание документов в 3 раза быстрее

Документы в Mediascope создают и подписывают без бумаги и в 3 раза быстрее благодаря внедрению КЭДО. Для того, чтобы заверить заявление или акт, сотрудникам больше не нужно ходить в офис. Об этом 16 августа 2022 года сообщила компания Directum.

В первую очередь в электронный вид перевели документы, связанные с оформлением отпусков. Затем — об изменении должностей, окладов, выплате премий и общие для всех сотрудников (например, правила трудового распорядка).

В результате проекта:

• сотрудники оформляют и подписывают кадровые документы без визита в офис;
• сократились трудозатраты HR-специалистов;
• снизились риски штрафов по кадровому документообороту.

Компания Mediascope пользуется системой Directum с 2017 года. Пандемия, переход на удаленный формат работы и наем сотрудников из разных городов вывели на первый план необходимость оптимизировать кадровые процессы.Как с помощью EvaProject и EvaWiki построить прозрачную бесшовную среду для успешной работы крупного холдинга

Изменения затронули всех специалистов организации, каждый из которых решает повседневные задачи в системе Directum, а также в мобильных приложениях Directum Solo и Directum Jazz на планшетах и смартфонах. Подрядчиком на проекте выступила компания TANAiS — бизнес-партнер Directum.

В планах у ГК Mediascope — внедрить долговременный архив Directum.

2011: Старт внедрения Directum

Компания ТАНАИС объявила в ноябре 2011 года о начале проекта внедрения системы электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM в «TNS Россия» – ведущей исследовательской компании в области СМИ и рекламы.

Группа компаний TNS – мировой лидер в предоставлении комплексной медиа- и маркетинговой информации, осуществляющая исследования в более чем 80 странах мира. На мировом уровне TNS входит в состав международного рекламно-коммуникационного холдинга WPP. В России TNS реализует полный цикл работ в области медиа-измерений, мониторинга рекламы и маркетинговых исследований. Группа «TNS Россия» состоит из трех компаний, общий штат которых составляет около 500 сотрудников.

В «TNS Россия» существуют стандарты документооборота, требующие многоступенчатого согласования внутри группы компаний. В связи с этим в 2011 году руководством компании было принято решение о внедрении системы электронного документооборота.

Выбор системы осуществлялся группой сотрудников, состоящей из специалистов финансового, кадрового и ИТ-департаментов, а также отдела делопроизводства. В ходе рассмотрения представленных на рынке решений особое внимание уделялось нескольким факторам:

• наличие веб-доступа к системе, а также доступа с мобильных устройств;
• наличие интеграции с Microsoft Office;
• возможность доработки системы под бизнес-процессы, принятые в группе компаний;
• возможность использования в качестве СУБД Microsoft SQL Server.

Помимо этого, в связи с принятым решением о самостоятельном внедрении системы сотрудниками ИТ-отдела, при выборе учитывалось количество успешных внедрений и постоянное развитие продукта разработчиком. В результате анализа функциональных возможностей предпочтение было отдано системе электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM. Поставщиком системы стал Сертифицированный партнер компании DIRECTUM – компания ТАНАИС.

Проект внедрения DIRECTUM стартовал в августе 2011 года. Основной задачей внедрения стала автоматизация согласования счетов на оплату. Решение поставленной задачи основано на функционале Базовых модулей DIRECTUM, а также модуля «Управление договорами». Для возможности самостоятельного развития системы на основе предметно-ориентированного инструмента разработки IS-Builder приобретена клиентская лицензия разработчика. Удаленная работа организована на основе сервера веб-доступа.

Идет тестовая эксплуатация DIRECTUM в двух отделах компании. Специалистами ИТ-отдела готовится список пожеланий для последующего развития типовых маршрутов системы. Помимо этого, в данный момент производится адаптация справочников DIRECTUM под оргструктуру группы TNS.

В планах на ближайшие полгода – перевод в электронный вид процесса согласования договоров и автоматизация работы всех отделов, участвующих в обработке и согласовании счетов, а также договорном процессе.