Mary Kay сократила расходы в результате роботизации рутинных бизнес-процессов

2021: Роботизация рутинных процессов

24 июня 2021 года компания UiPath сообщила о реализованном совместно с Mary Kay проектом по роботизации рутинных процессов. Это позволило снизить вероятность ошибок и освободить человеческие ресурсы для решения интеллектуальных и творческих задач. Глобальная компания Mary Kay, которая занимается производством и продажей косметики и средств личной гигиены, начала работу с UiPath в 2019 году.

Мы начали поиск партнёра, когда осознали, что имеющимися средствами и силами не можем решить часть важных задач по автоматизации, — рассказывает Николай Бычков, руководитель центра компетенций по автоматизации бизнес-процессов Mary Kay. — Изучив рынок, мы обратили внимание на RPA-технологию, которая показалась нам очень удачной и оптимально соответствующей нашим потребностям. Уже первые проекты по роботизации процессов принесли нам ощутимую финансовую выгоду, а сотрудникам они позволили заниматься более интересными вопросами.

Всего в течение трёх лет компания роботизировала около 50 разных процессов европейского региона включая даже вре́менные, когда небольшие затраты могли дать быстрый и ощутимый эффект. Для этого использовались решения UiPath Robots, UiPath Studio, UiPath Orchestrator.

Первым масштабным проектом для Mary Kay стала роботизация процесса сверки счетов транспортных компаний. Для бизнеса компании очень важна грамотно налаженная логистика, поскольку Mary Kay реализует свою продукцию по всей России и сотрудничает сразу с несколькими транспортными компаниями, с каждой из которых существует сложная система договорённостей и скидок. До реализации проекта роботизации сверкой счетов занималась сотрудница, которая делала это вручную. Когда эту задачу переложили на робота, сотрудница смогла переключиться на коммуникацию с партнёрами, в результате чего ей удалось добиться пересмотра условий работы с ними в сторону большей выгоды для Mary Kay. Таким образом, роботизация процесса принесла двойной эффект: робот стал делать рутинную работу быстро и без ошибок, а сотрудница сумела улучшить условия договоров. Суммарная экономия для компании составила до 17% от расходов на доставку по России.

Если говорить о потенциальной экономии времени, то один из самых впечатляющих результатов удалось получить в казахстанском филиале, где сложный многосоставный процесс сверки таможенной декларации с сопроводительными документами при приёме поставки удалось при помощи робота сократить с 1 дня до считанных минут.Как DevOps-сервис помогает «разгрузить» высоконагруженные системы BPMSoft

Ещё одна сфера, в которой роботизация принесла ощутимый эффект, — финансовая сверка. Ранее ею занимались сотрудники из двух разных отделов, а потом рутинные операции стал выполнять робот и процесс значительно упростился. Среди других роботизированных процессов — заказ новых номенклатурных кодов, распознавание договоров, внутренние ИТ-процессы.

Основная трудность, с которой столкнулась компания — страх части сотрудников, которые считали, что их работа будет больше не нужна. Тем не менее, со временем и они осознали, что эффект от роботизации для них выгоден. Непросто было и решить вопрос с информационной безопасностью, в частности, наладить систему доступов для робота.

Время, необходимое для роботизации каждого процесса в Mary Kay зависело от его сложности. Так, пилотный проект для процесса финансовой сверки, который был изначально запущен в казахстанском филиале компании, разрабатывали в течение двух месяцев. Ещё три месяца пришлось потратить на адаптацию его для России.

В целом использование роботов UiPath позволило Mary Kay сэкономить, по самым аккуратным подсчётам, 15 FTE . Этот показатель помогает оценивать степень продуктивности коллектива за определённый период времени. В планах компании — масштабирование роботизации процессов на другие регионы, в каждом из которых есть свои особенности.

Проекты, которые мы реализовали в сотрудничестве с Mary Kay, вновь доказали, что рутинные процессы лучше доверять роботам. В это время люди могут заняться работой, которая требует более высокого уровня квалификации и которая принесёт компании больше выгоды, — говорит Светлана Анисимова, генеральный директор UiPath в России и СНГ.