Заказчики: Юничел Обувная фабрика Подрядчики: Directum (Директум) Продукт: SynerdocsНа базе: Directum (СЭД/ECM-система) Второй продукт: Directum RX Третий продукт: Directum Solo Дата проекта: 2020/02 — 2020/08
|
Технология: СЭД - Системы потокового распознавания
Технология: SaaS - Программное обеспечение как услуга
|
2020: Подключение сервиса обмена Synerdocs для МКДО
Обувное предприятие в России «Юничел» подключило сервис обмена Synerdocs для межкорпоративного электронного документооборота (МКДО) и взаимодействия с контрагентами. Юничел в несколько раз ускорил процесс подписания договоров и первички, а также сократил канцелярские расходы. Об этом Directum сообщил 8 сентября 2020 года.
Работа с договорами, которые заключаются с контрагентами, занимала значительный объем времени. Сложным и длительным был процесс подготовки документов для бухгалтерских проверок, даже несмотря на наличие учетной системы. Поэтому руководство приняло решение — структурировать документооборот. Выбор был сделан в пользу Directum RX.
На начало сентября 2020 года в системе реализованы:
- Автоматизация работы со входящими счетами и заявками на оплату. Информация о статусе оплаты теперь содержится в карточке документа. Пользователь может быстро просмотреть данные о платежах по нескольким счетам, выделив необходимые документы в списке.
- Формирование единого финансового архива. Благодаря удобной фильтрации поиск нужного документа занимает всего несколько минут.
- Оптимизация процессов согласования. За счет преднастроенных маршрутов сократилось время на рассмотрение и подписание договоров.
Вне офиса работники Юничел могут работать с документами с помощью мобильных приложений: Directum Solo для руководителей и Directum Jazz для рядовых сотрудников. Всего по итогам четырех недель эксплуатации системы сотрудники компании запустили более 3 100 задач и создали более 3 000 электронных документов.Как DevOps-сервис помогает «разгрузить» высоконагруженные системы BPMSoft
Алексей Денисенко, директор по развитию обувной фирмы «Юничел»:
Ежедневно компания отгружает товар в магазины и перемещает готовую продукцию между складами. В ходе этих операций создается большое количество бумажных первичных документов. Как результат — внушительные канцелярские расходы, долгое ожидание подписания и возврата оригиналов документов. |
Несмотря на то, что в компании уже использовался сервис электронного обмена, внешние процессы взаимодействия с заказчиками и внутренними отделениями требовали дополнительной автоматизации. У Synerdocs было несколько преимуществ по сравнению с конкурентами: это возможность использования относительно недорогой простой электронной подписи (ПЭП) и бесшовная интеграция с системой Directum RX. Благодаря этому Юничел удалось в три раза сократить расходы на приобретение сертификатов ЭП.
Для удобной работы с документами было создано единое информационное пространство на базе систем Directum RX, 1С и сервисов Synerdocs и Диадок.
Какие задачи компания решает с использованием ЭДО:
- Договоры и первичные учетные документы передаются контрагентам и предприятиям холдинга через Synerdocs или Диадок. Это сокращает время на визирование и возврат оригиналов.
- Накладные, акты, отчеты подписываются в Synerdocs простой электронную подписью.
- После визирования в сервисе ЭДО документы автоматически заносятся в финансовый архив. Это значительно упрощает подготовку к налоговым проверкам. Найти и выгрузить нужный документ можно за пару минут.
В планах обувного предприятия — автоматизация работы с входящими и исходящими письмами, а также внутренними распорядительными документами.