Спортмастер отказался от Lotus Notes в пользу Oracle BPM Suite

Летом 2016 года ФОРС объявил о запуске в промышленную эксплуатацию в компании «Спортмастер» системы электронного документооборота (СЭД) на основе платформы Oracle BPM Suite. По масштабности внедрения и полноте охвата технологического стека продуктов Oracle, в России еще не было подобных проектов класса СЭД.

Функциональность и потенциал развития прежней СЭД на платформе Lotus Notes оказалась недостаточной для решения задач динамично развивающейся компании, поэтому было принято решение о переходе на Oracle BPM Suite платформу с набором технологических инструментов для управления бизнес-процессами.

Следует учесть, что на момент принятия решения о выборе платформы для новой СЭД в Спортмастере уже были внедрены бэк-офисные системы на базе других продуктов Oracle. Использование решений от одного вендора позволило бы сократить издержки на интеграцию, обучение персонала, развитие системы, заметно снизив, тем самым, совокупную стоимость владения.

«Сделанный нами выбор решения и интегратора полностью себя оправдал, - отмечает директор по ИТ «Спортмастера» Алексеев Герман. – В результате проекта уровень информационной поддержки процессов обработки неструктурированных документов существенно повысился. Внедрение современной СЭД дало нам возможность привести бизнес-процессы во всех точках присутствия компании к единому BPM-стандарту. В какой части света наши офисы бы ни находились, мы можем быть уверены в корректности действий пользователей системы. Важно, что интегратор обеспечил плавный переход от одной системы к другой, притом сделал это очень качественно. Был осуществлен не просто перенос функционала из старой системы в новую - значительно изменены были сами бизнес-процессы. Обычно это сложно, но совместно с интегратором мы справились».

В процессе переноса в новую СЭД бизнес-процессы заказчика были не только расширены функционально, но и получили «новое качество»: на базе накопленного в процессе эксплуатации прежней СЭД опыта была разработана унифицированная структура для описания и построения всех бизнес-процессов, созданы базы договоров, контрагентов, доверенностей и приказов, единые для всех стран присутствия «Спортмастера».

Проект продолжался 2 года, и в его рамках была осуществлена модернизация и перенос в новую СЭД данных двух подсистем прежней СЭД – ИС «Приказы» и ИС «Договоры».

В рамках предпроектного обследования специалисты ФОРС сделали описание и дали рекомендации по оптимизации бизнес-процессов по сравнению с тем форматом, в котором они существовали в прежней СЭД на базе Lotus Notes. При этом устоявшиеся практики работы и сами процессы были перенесены максимально бережно. В сочетании с расширенными функциональными возможностями системы это обеспечило лояльность пользователей в процессе перехода на новую версию СЭД. Как с помощью EvaProject и EvaWiki построить прозрачную бесшовную среду для успешной работы крупного холдинга

Особое внимание было уделено специальным требованиям заказчика к СЭД: ведению и работе с историческими данными, персонализации и мультиязычности. Сейчас работа пользователей персонализирована в части выбора языка интерфейса, настройки вида экранных форм и порядка сортировки данных в этих формах. На последующих этапах будет обеспечена персональная настройка и других атрибутов пользовательского интерфейса: поисковых фильтров, «избранных» документов и др.

Поддержка мультиязычности обеспечена как при заполнении атрибутов документов, так и при настройке экранных интерфейсов пользователей.

Кроме того, новая СЭД интегрирована с рядом других информационных систем, функционирующих в Спортмастере.

Работа над проектом будет продолжаться как вглубь, так и вширь – число автоматизируемых бизнес-процессов, охваченных СЭД, будет расти, а функциональность развиваться дальше.