"Сода" перешла на электронный документооборот

Компания АйТи, авторизованный партнер компании DIRECTUM, успешно завершила внедрение одноименной ECM-системы на одном из крупнейших предприятий химической промышленности России — ОАО «Сода». В настоящее время в системе работает более 500 пользователей.

Для эффективного развития и повышения конкурентоспособности «Сода» реализует различные инвестиционные и инновационные программы. Стратегической целью компании является сохранение лидерства на внутреннем и внешнем рынках за счет применения современных управленческих технологий. Осознав, что реализация этой цели невозможна без внедрения решений по автоматизации документооборота и основных направлений взаимодействия, руководство ОАО «Сода» инициировало выбор системы электронного документооборота (СЭД).

В ходе выбора решения рассматривались и оценивались по разным критериям практически все представленные на рынке СЭД. Особое внимание уделялось средствам защиты информации в системе, а также возможностям территориально распределенной работы. В результате была выбрана система DIRECTUM как наиболее полно отвечающая требованиям компании «Сода». Внедрение системы было поручено компании АйТи, Авторизованному партнеру DIRECTUM.

Основными задачами проекта являлись ускорение процесса документооборота на предприятии, оптимизация взаимодействия между сотрудниками, упрощение контроля над исполнением поручений и упорядочивание работы с документами в целом.

К началу 2009 года были автоматизированы такие бизнес-процессы как регистрация входящих документов и вынесение резолюций, работа с исходящими документами, а также согласование, подписание и регистрация договоров. Затем, в 2010 году специалисты АйТи выполнили работы, направленные на расширение функционала системы электронного документооборота. В частности, была автоматизирована работа со служебными записками, приказами и распоряжениями, а также процесс подготовки и проведения совещаний. Для удаленных пользователей была организована возможность работы с документами через web-интерфейс.

Кроме того, в ходе реализации проекта для хранения документов был создан электронный архив с использованием базы данных и службы файловых хранилищ DIRECTUM Storage Services. В системе организован общий ресурс, где каждый пользователь может сохранять документы, разграничивая права доступа к ним. Для облегчения поиска электронного документа по его бумажной копии используется технология быстрой идентификации документов по штрих-коду Directum RapID.

Начальник управления информационных технологий «Соды» Коломиец Владимир отметил: «Внедрение СЭД напрямую отражается на конкурентных преимуществах нашей компании перед другими игроками рынка. C автоматизацией документооборота произошло ускорение информационных потоков, что наилучшим образом повлияло на функционирование всего предприятия».