Akelon завершил второй этап внедрения Directum в "Группе Е4"

2010: первый этап проекта

Уровень зрелости бизнеса Группы E4 достиг того уровня, когда необходимость внедрения современной ECM-системы стала очевидной, так как традиционный бумажный документооборот со всеми его недостатками уже не вписывался в общую концепцию развития организации. Процедура выбора системы, наилучшим образом отвечающей поставленным задачам, и системного интегратора, способного качественно осуществить столь масштабный проект, проводилась в два этапа и заняла значительное время. Среди поставленных задач были следующие:

• создание электронного архива;
• автоматизация договорного управления;
• автоматизация делопроизводства и контроля за исполнением поручений;
• организация управления совещаниями;
• управление показателями эффективности.

Из-за масштаба компании при выборе системы электронного документооборота повышенное внимание было уделено ее надежности и возможностям расширения для последующего увеличения количества автоматизируемых процессов. Также была обозначена необходимость интеграции с финансово-учетной системой и почтовым клиентом.

По итогам первого этапа тендера была выбрана система электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM, как наилучшим образом отвечающая поставленным целям и задачам. Немалую роль в принятии решения сыграло наличие успешных внедрений данной системы в других крупных компаниях энергетической и нефтегазовой сферы. По результатам второго этапа право на выполнение работ по внедрению DIRECTUM было предоставлено компании Akelon.Как с помощью EvaProject и EvaWiki построить прозрачную бесшовную среду для успешной работы крупного холдинга

Одновременно с внедрением системы DIRECTUM в Группе Е4 осуществлялось внедрение системы менеджмента качества. Таким образом, процессы, построенные на базе системы DIRECTUM, будут соответствовать общей политике Группы Е4 в области качества.

В сентябре 2010 года проект внедрения системы DIRECTUM завершился. В ходе проекта автоматизирован московский офис компании, пользователями системы стали свыше 500 сотрудников, включая всех топ-менеджеров.

В рамках проекта, который стартовал весной 2010 года, создан электронный архив документов ОАО "Группа Е4", автоматизировано делопроизводство и контроль исполнения поручений, а также переведен в электронный вид процесс организации совещаний и контроль исполнения принятых на совещании решений.

Для достижения максимального эффекта была проведена интеграция DIRECTUM с ERP-системой "1С:Предприятие". Это позволило организовать единую точку ввода совместно используемых системами данных, а также обеспечить автоматическое обновление в DIRECTUM информации из 1С о работниках и организационной структуре компании.

За время проекта сотрудниками компании Akelon было обучено свыше 50 пользователей, что позволило эффективно начать работать с системой уже с первых дней опытной эксплуатации.

С момента запуска DIRECTUM в опытную эксплуатацию согласование любых исходящих и организационно-распорядительных документов, а также ознакомление с документами и контроль исполнения поручений осуществляются только в системе DIRECTUM, с использованием специализированных типовых маршрутов и ЭЦП.

Большое внимание в "Группе Е4" уделяется системе менеджмента качества (компания имеет международный сертификат соответствия стандарту ISO 9001:2008), поэтому сотрудниками активно используется предоставляемый системой DIRECTUM инструментарий для контроля за показателями эффективности.

Вместе с этим сотрудники "Группы Е4" получили удобный инструмент для удаленной работы через Интернет, благодаря использованию сервера веб-доступа к DIRECTUM. Также была внедрена современная технология быстрой идентификации документов по штрих-коду на основе решения DIRECTUM RapID, что позволило значительно снизить трудозатраты на поиск и идентификацию документов в системе.

Для топ-менеджеров "Группы Е4" специалистами компании Akelon разработано специализированное решение DIRECTUM Client for Outlook, которое позволяет работать с задачами, заданиями и вложениями, используя привычный интерфейс почтового клиента вместо стандартного клиента DIRECTUM.

На момент перевода системы в промышленную эксплуатацию пользователями DIRECTUM являются свыше 500 сотрудников "Группы Е4", создано около 7 000 задач и 20 000 заданий и свыше 5 000 документов. В настоящий момент в "Группе Е4" планируется начало нового проекта по автоматизации договорного управления на базе системы DIRECTUM.

2014: второй этап проекта

В начале 2014 года стартовал второй этап проекта, в ходе которого была автоматизирована работа с договорными документами на базе модуля «Управление договорами». Основной целью внедрения стала оптимизация ключевых бизнес-процессов работы с договорами, что позволило решить следующие бизнес-задачи:

Разработка проекта договора, согласование во всех инстанциях, утверждение и подписание ЭЦП. Формирование листа визирования на основе электронных подписей. Надежное хранение всех договорных документов в соответствии с правами доступа на период исполнения обязательств по договору и архивное хранение в дальнейшем. Оперативный поиск договоров по заданным реквизитам и по тексту документа. Ведение шаблонов договорных документов, включающее разработку, согласование, утверждение и публикации шаблонов и образцов. Подготовка отчетности. В результате проекта сотрудники Группы Е4 получили инструмент взаимодействия, позволяющий быстро находить необходимые документы и максимально сократить время работы с ними. С момента ввода DIRECTUM в промышленную эксплуатацию количество задействованных в системе пользователей насчитывает более 350 человек (в 2010 году эта цифра составляла 500 человек).