«ВР-Ресурс» выстраивает бизнес-процессы с нуля с помощью DirectumRX

28 апреля 2018 года компания Directum сообщила о завершении 2-месячного проекта внедрения DirectumRX в компании «ВР-Ресурс», благодаря чему организованы единые принципы оформления и согласования документов, автоматизирована оплата счетов и договорная деятельность. Процедуры по закупке ведутся в соответствии с требованиями корпорации «Ростех».

Предпосылки проекта

ВР-Ресурс – единый центр обслуживания холдинга «Вертолеты России». На предприятии работают более 700 человек в 3 локациях Московской области.

Изначально схема документооборота была простой с минимальным количеством документов на подписание. Отсутствовали инструкции по делопроизводству и единый порядок работы с документами в целом. За полтора года количество сотрудников увеличилось с 30 до 600 человек. Из-за увеличения штата, объема поставленных задач, отсутствия регламентированной схемы документооборота и контроля исполнительской дисциплины возникали проблемы взаимодействия как внутренние, так и внешние с заказчиками. Документы вовремя не передавались в другие отделы или терялись, что приводило к росту дебиторской задолженности.

Задачи проекта

Основной задачей внедрения DirectumRX стала организация эффективной структуры управления и бизнес-процессов. Предстояло автоматизировать делопроизводство, повысить исполнительскую дисциплину и обеспечить надежное хранение документов.

Ход проекта

Схема согласования оплаты счетов в компании

СЭД запустили в работу без опытно-промышленной эксплуатации. Стандартная поставка содержит готовые регламенты по работе с входящими и исходящими документами, доверенностями, служебными записками, приказами, договорами и счетами на оплату. На их основе в компании были описаны собственные бизнес-процессы. На последовательную настройку справочников и процессов ушло меньше месяца. Руководитель проекта и специалист отдела документооборота за неделю разобрались в решении. Помогли видеоролики, справка и консультации специалистов вендора.

В первую очередь, была автоматизирована работа с входящими счетами на оплату. Была предусмотрена выдача денежных средств в под отчет сотрудникам как вид входящего счета на оплату. Специалисты «ВР-Ресурс» вместе с консультантами компании Directum прописали регламенты согласования, разработали пользовательские инструкции с указанием обязательных дополнительных полей.Как с помощью EvaProject и EvaWiki построить прозрачную бесшовную среду для успешной работы крупного холдинга

В рамках внутреннего документационного потока был реализован вид документа «Реестр первоочередных платежей» со своим регламентом согласования и утверждения. Благодаря чему сотрудники финансового блока и казначейства, дирекции закупок тратят меньше времени на процедуры, связанные с оплатой счетов. Стало легче отслеживать соблюдение бюджета, контролировать исполнение услуг, отслеживать превышение лимита по закупкам согласно Единому Положению о закупке государственной корпорации «Ростех». Удалось минимизировать кредиторскую задолженность за счет своевременного получения первичной бухгалтерской документации по платежам согласно задания в системе.

Следующим этапом внедрения DirectumRX стала автоматизация договорной деятельности и внутренних документов. В электронный формат перевели доверенности, приказы и деловую переписку. Параллельно в систему загружали шаблоны документов и прописывали регламенты согласования.

В «ВР-Ресурс» большой объем служебных записок, поэтому процессы подписания, согласования и контроля были также организованы в СЭД. Для 7 видов служебных записок разработаны шаблоны, для каждого из которых прописаны регламенты согласования.

Регламент согласования служебных записок

Чтобы сотрудники быстрее освоили возможности DirectumRX, руководитель проекта и специалист по делопроизводству «ВР-Ресурс» организовали обучение. Для специалистов разработали обучающие инструкции.

У всех пользователей установлено мобильное приложение Directum Jazz, а у топ-менеджмента – Directum Solo, что позволяет руководству компании оперативно рассматривать документы и принимать решения на выездных встречах или командировках.

В конце 2017 года компания ввела в действие Положение о закупке путем присоединения к Единому Положению о закупке государственной корпорации «Ростех», согласно которому организации должны соблюдать единые правила осуществления закупочной деятельности. Мероприятия по закупке также были организованы в DirectumRX.

Закупочная деятельность осуществляется через служебные записки. В ней участвуют 7 подразделений: инициаторы закупок в отделах и их линейные руководители, финансово-экономический отдел, аппарат генерального директора, закупочная комиссия и другие. В процессе закупки формируются листы согласования, шаблонные документы имеют уникальный штрихкод.

Подготовка к конкурсной процедуре начинается с оформления и согласования документов. После их утверждения дирекция по закупкам размещает документацию на электронной торговой площадке. Участники закупки получают уведомление о начале процедуры. После проведения закупки отделом экономической безопасности проверяется информация о победителе, готовится экспертное заключение. Далее дирекцией закупок формируется протокол о результатах проведения, который согласуется членами закупочной комиссии и утверждается председателем закупочной комиссии. На последнем этапе осуществляется заключение договора и контроль его исполнения. Хранящиеся в системе документы соответствуют предъявляемым к закупкам требованиям и обеспечивают соблюдение конфиденциальной информации.

Итоги проекта

На апрель 2018 года в DirectumRX автоматизированы делопроизводство, в том числе кадровая, организационно-распорядительная деятельность, входящие счета на оплату, договорная и закупочная деятельность и реестры первоочередных платежей. Документы оформляются в соответствии со стандартами холдинга. Решения по ним принимаются оперативно, на каждом этапе можно проконтролировать их исполнение. Минимизирована потеря и задвоение документов.

С внедрением системы повысилась производительность труда и достигнута экономия рабочего времени. Уменьшился срок согласования документов. Например, с момента создания служебной записки до ее исполнения проходит 2 дня, а процесс рассмотрения договора составляет максимум 7 дней.

Первые лица компании управляют процессами через мобильное решение Directum Solo, что позволило повысить скорость принятия решений по документам, а также предоставило возможность делегирования полномочий и их отслеживание.