Kyocera Managed Document Services (MDS)

Насыщенность и техническая сложность документооборота в офисе современной компании или производственной площадки сегодня крайне высока. Без особых методов его оптимизации всем вовлечённым в процесс сотрудникам приходится тратить непропорционально много сил и средств на самые простые операции. Растущая сложность влияет и на рыночные показатели бизнеса: как показывает статистика, плохо продуманное информационное взаимодействие внутри компании, неэкономная печать документов и ситуационное обслуживание технической базы офисной техники может «съедать» до 2-5 процентов прибыли^[1].

Тем временем, вот уже более 10 лет существуют различные схемы и системы по структурированию документооборота – от достаточно простых до охватывающих буквально все его аспекты.

К первому типу решений можно отнести концепцию MPS (Managed Print Services), что означает «Система управления печатью». Она предусматривает оптимизацию офисной печати входящих и исходящих документов на бумаге, редко выходя за рамки этой задачи.

Гораздо большая комплексность и универсальность лежит в основе концепции MDS (Managed Document Services), представленной в 2007 году компанией KYOCERA Document Solutions.

Согласно концепции, система MDS предлагается KYOCERA Document Solutions в качестве единой совокупности услуг по оптимизации и сокращению издержек документооборота. В свою очередь, под документооборотом KYOCERA Document Solutions подразумевает печать, хранение, отправку и защиту документов от несанкционированного доступа, администрирование и предоставление тем или иным группам пользователей определенных прав на использование документов, установку и программное обслуживание корпоративных серверов облачной печати и так далее. В рамках системы MDS компания KYOCERA Document Solutions способна предоставить заказчику – через авторизированных партнёров – аппаратную основу в виде всей необходимой офисной печатной техники, программное обеспечение, услуги настройки, администрирования и обслуживания. При этом, KYOCERA Document Solutions находится в постоянном контакте с заказчиком и оперативно корректирует и масштабирует предоставленные в рамках системы MDS элементы поддержки.

Как выстраиваются проекты MDS?

Первым шагом работы KYOCERA Document Solutions с клиентом в рамках проекта MDS всегда становится проведение комплексного исследования существующей в компании системы документооборота. В его ходе изучается существующий парк печатной техники, просчитывается стоимость печати документов, устанавливается график нагрузки на технику, его сезонность и подверженность иным временным факторам. Также фиксируется режим доступа к оборудованию со стороны сотрудников. Режим обслуживания техники и так далее.Как DevOps-сервис помогает «разгрузить» высоконагруженные системы BPMSoft

Всё это делается для обнаружения типичных проблем документооборота, среди которых эксперты KYOCERA Document Solutions традиционно выделяют четыре главных.

Первая типичная проблема – это отсутствие контроля за доступом к технике со стороны сотрудников компании. Из-за того, что любой желающий может распечатать документ возрастает нагрузка на оборудование. А с её ростом растёт и стоимость отпечатка – особенно при использовании полноцветного режима.

Так, ещё в 1992 году KYOCERA создала концепцию печатающих устройств ECOSYS. Все модели, входящие в линейку ECOSYS отвечают трём требованиям концепции: экологичности, экономичности и системности. Помимо этого, МФУ и принтеры ECOSYS используют оригинальную конструкцию с долговечным барабаном из аморфного кремния и требуют замены не всего тонер-картриджа, а только лишь тубы с тонером. Эти технические особенности значительно снижают стоимость эксплуатации печатающих устройств и цену на расходные материалы для них.

Ещё одна линейка печатающих устройств KYOCERA, отлично вписывающихся в концепцию оптимизации документооборота MDS – это TASKalfa. Высокопроизводительные модели KYOCERA TASKalfa отличаются наличием «интеллектуального» вычислительного блока. Интерфейс устройств TASKalfa разработан с учётом использования большого сенсорного дисплея, где отображаются как все необходимые настройки, так и меню программируемой оболочки системы MDS. Интерфейс устройств линейки TASKalfa полностью настраивается под конкретные требования пользователя. При этом доступ к отдельным опциям или функциональным блокам может быть ограничен через ввод специальных PIN-кодов или с помощью ключа с радиочастотной RFID-меткой. Таким образом, доступ к печатающему оборудованию компании и различным операциям с документами можно администрировать выдачей сотрудникам специальных пластиковых карт или PIN-кодов.

Помимо замены техники, условия проектов MDS от KYOCERA предполагают услугу создания программной платформы на базе инструментов KYOCERA Document Solutions. Её установка абсолютно опциональна, и при необходимости специалисты KYOCERA Document Solutions смогут оптимизировать документооборот компании и на базе старого ПО.

Серверная среда Kyocera Net Manager (KNM) может быть установлена на любой офисный компьютер, работающий под управлением операционной системы Microsoft Windows. При установке Kyocera Net Manager лицензируется клиенту по количеству подключённых устройств.

Функциональность Kyocera Net Manager позволяет создать в офисной сети «виртуальный принтер» для концентрации всего документооборота, настроить и администрировать политику печати, вести мониторинг работы печатающих устройств компании.

Концепция «виртуального принтера» - вообще один из краеугольных элементов проекта MDS. Во-первых, она позволяет хранить, обрабатывать и вести статистику всех попадающих на печать документов. Во-вторых, печать через виртуальный принтер, а не напрямую на печатающее устройство позволяет настроить допуск сотрудников к технике и опять-таки вести статистику операций. В-третьих, такая система обеспечивает защиту от ошибок, потери нужных документов «по дороге», а также обеспечивает защиту конфиденциальной и секретной информации. Наконец, сбор полной статистики о документообороте и операциях с бумагами позволяет быстро и надёжно проанализировать расходы компании на печать и увидеть точки возможной экономии.

Смотрите также

• Обзор пакета Kyocera Net Manager
• Аутсорсинг печати (рынок России)

Примечания