Управление проектами: что могут дать специальные решения

Все хорошо знают, что проект это – ограниченная временными рамками деятельность, цель которой состоит в создании особого продукта или услуги. Управление проектами – это область знаний, навыков, инструментария и приемов, используемых для достижения целей проектов в рамках согласованных параметров качества, бюджета, сроков и других ограничений.^[1]

Для того чтобы проектное управление в компании заработало, нужно внедрить множество управленческих инструментов: это и четкая постановка задач с фокусировкой исполнителей по ключевым параметрам, и изменение функциональных структур на матричные формы управления, и изменение системы мотивации сотрудников. При этом ключевым фактором успешного внедрения проектного управления является правильное применение программных средств, его поддерживающих.

Многие аналитики сходятся во мнении, что внедрение проектного управления сокращает затраты на проекты на 15-20% при том, что эта сумма составляет в среднем 5-10% стоимости проекта, так что экономический эффект не заставит себя ждать.

Требования к автоматизации

Если проанализировать практику управления проектами с точки зрения автоматизации, то ключевым местом применения ИТ-инструментов является планирование проекта, оценка его экономической эффективности и контроль его исполнения. От точности составленного плана во многом зависит успешность проекта в целом и правильность принятого решения о его старте.

По этой причине руководитель проекта в том или ином виде использует информационную систему при планировании для анализа критического пути, выравнивания проектных ресурсов, расчета стоимости, формирования оптимистичной и пессимистичной версий проектного плана. При этом большинство этих задач можно сделать в локальной версии системы управления проектами, например - MS Project или даже в электронных таблицах - MS Excel.Как с помощью EvaProject и EvaWiki построить прозрачную бесшовную среду для успешной работы крупного холдинга

Сложности возникают тогда, когда появляется необходимость управлять портфелем проектов и анализировать загрузку нескольких команд, работающих в различных проектах. Тут обойтись только локальным приложением становится невозможным и необходимо разворачивать многопользовательский инструмент по управлению проектами в рамках отдельного подразделения или даже всей компании. Следует учесть, что система управления проектами не живет в отрыве от других ИС компании, поэтому ее нужно интегрировать с системами бизнес-аналитики - для анализа данных по проектам, с портальным решением - для обеспечения удобства работы пользователей, с учетными системами для синхронизации проектных данных, с почтовой системой для рассылки уведомлений.

Еще одним ключевым моментом при создании системы управления проектами в коммерческой компании является понимание экономики проекта. Если проектная деятельность является основой бизнеса, то и одним из ключевых пользователей отчетности из данного решения будет менеджер, отвечающий за операционную эффективность, и тогда информационная система, поддерживающая проектную деятельность, и данные в ней становятся очень критичными для принятия правильных решений.

Именно поэтому полноценное внедрение систем управления проектами происходит в тех компаниях, где основной бизнес так или иначе связан с проектным управлением.

Уровни зрелости проектного управления от аналитической компании Gartner

• 0. Отсутствуют формализованные процессы управления проектами, специализированный инструментарий не используются
• 1. Формализованы только критичные процессы управления проектами, пользователи используют локальные версии системы управления проектами
• 2. Формализовано управление программами проектов, внедрены многопользовательские инструменты для работы в проектах, которые могут быть различными в разных частях организации
• 3. Все процессы управления проектами описаны и имеется процедура совершенствования портфеля проектов, формализован отбор проектов к запуску. Используются несколько систем управления проектами с некоторой централизацией
• 4. Используются процедуры оптимизация загрузки ресурсов и управление по целям. В компании применяются несколько систем управления проектами, но все инструменты доступны сотрудникам
• 5. Процедуры управления проектами и оптимизации портфеля проектов охватывают всю компанию, используется одна интегрированная система управления проектами

Кто присутствует на российском рынке

Из "тяжелых систем" для управления масштабными проектами чаще всего можно увидеть Oracle Primavera, если задачи в проектах не столь масштабны, то встречается многопользовательская версия MS Project - Microsoft Office Enterprise Project Management Solution.

Еще одним серьезным игроком на рынке систем управления проектами являются производители ERP-систем, где можно найти модули, автоматизирующие проектное управление. Функционал, поддерживающий проектное управление, есть и в системе SAP, есть и в "1C - Управление Проектным Офисом". При этом возможности интеграции модулей ERP-систем между собой позволяют легко синхронизировать управление проектами с учетной моделью предприятия и закупочным процессом, что немаловажно.

Для автоматизации небольших ИТ-проектов используется в том числе open source инструментарий. Примером является применение JIRA для коллективной работы с запросами в рамках проекта, а также облачные приложения, например сервис Clarizen.

При этом информационные системы, расположенные в "облаке", серьезно меняют стоимость самого решения и варианты тарификации, в результате месячная подписка на работу в инструменте одного пользователя может обойтись компании не дороже 25 долларов.

Если анализировать, в каком направлении развиваются средства автоматизации проектной деятельности, то можно заметить, что за последние несколько лет появились множество новых облачных и open source решений. Они часто нацелены на автоматизацию небольших проектов в средних компаниях, но так или иначе таких систем стало много: Basecamp, Daptiv, Huddle, LiquidPlanner, Wrike, Comindwork и т.д. И хотя многие из них могут не пережить очередного десятилетия, вполне возможно, что для управления проектами, которые планируются в ближайший период, их функционала будет более чем достаточно.

Аналитики компании Gartner в своих отчетах прогнозируют, что тренд развития систем управления проектами будет заключаться в их отраслевой специализации, что уже подтверждается тем фактом, что для управления ИТ-проектами чаще используют одни инструменты, для управления строительными проектами другие, а для небольших проектов третьи. Но как говориться время покажет, чем больше инструментов, тем выше конкуренция, а значит удобнее пользователю.

Примечания