МРСК Северо-Запада: Переход к единой СЭД стал одним из важных этапов модернизации ИТ

TAdviser: Каков в целом уровень развития ИТ-инфраструктуры МРСК Северо-Запада? Какие базовые системы используются на предприятии для автоматизации процессов?

Юрий Цветков: В ОАО «Россети Северо-Запад» разработана и утверждена Стратегия развития в области информационных технологий, автоматизации и телекоммуникаций на период до 2016 г. В соответствие с этим документом в обществе ведется развитие корпоративных информационных систем и ИТ-инфраструктуры. Сейчас мы завершили этап создания единых для всех филиалов информационных систем, автоматизирующих тот или иной бизнес-процесс. На очереди – переход к комплексным системам, каждая из которых автоматизирует блок взаимосвязанных бизнес-процессов на базе единой платформы. Количество платформ автоматизации будет ограничено. В рамках реализации этого этапа Стратегии первым был выполнен проект по модернизации Автоматизированной системы управленческого документооборота (АСУД) на платформе Documentum.

TAdviser: Почему вы решили начать именно с модернизации документооборота? Как был он был организован до автоматизации на EMC Documentum?

Юрий Цветков: В компании исторически, еще с тех времен, когда филиалы были самостоятельными юридическими лицами, сложилась ситуация, когда на каждом филиале и в исполнительном аппарате Общества использовалась своя система электронного документооборота. Эти системы имели разный уровень развития, охватывали разное число пользователей. Не была организована интеграция систем. Таким образом, документ, направленный из филиала в исполнительный аппарат общества, в другой филиал или в обратном направлении, неизбежно вручную перекладывался из одной системы в другую или вообще продолжал жизненный цикл в бумажном виде. Все это увеличивало время обработки документов, не позволяло проконтролировать всю цепочку поручений, выданных по документу, организовать эффективную систему контроля исполнительской дисциплины. Для компании назрела необходимость внедрения единой сквозной системы электронного документооборота, охватывающей всех сотрудников, чья деятельность связана с созданием и исполнением документов.Как с помощью EvaProject и EvaWiki построить прозрачную бесшовную среду для успешной работы крупного холдинга

TAdviser: Какие платформы вы рассматривали на этапе выбора? По каким критериям выбранная СЭД «перевесила»?

Юрий Цветков: Рассматривалось много платформ СЭД: и те, что уже успешно эксплуатировались в Обществе, и новые для него системы. Автоматизированная система управленческого документооборота (АСУД) ФСК ЕЭС не была для нас чем-то новым: СЭД на данной платформе в ограниченных масштабах эксплуатировалась в исполнительном аппарате Общества с 2008 года. Преимуществом данного решения является адаптация к потребностям и особенностям электросетевых компаний, способность работать с тысячами пользователей, уникальный механизм федеративного взаимодействия, позволяющий осуществлять сквозной документооборот с другими компаниями, использующими ту же платформу. Окончательным аргументом в пользу выбора АСУД явилось решение нашего основного акционера – ОАО «Россети» о создании единого информационного пространства ОАО «Россети» и его дочерних компаний на базе АСУД.

TAdviser: Как быстро был реализован проект? Были ли какие-то трудности, интересные моменты, оригинальные доработки?

Юрий Цветков: Первый этап проекта – модернизация эксплуатируемого решения и развертывание системы для 650 пользователей в исполнительном аппарате Общества и на филиалах - был реализован за 10 месяцев. Проект предусматривал переход на новые версии EMC Documentum и АСУД ФСК ЕЭС, которые позволяют организовать федеративное взаимодействие с другими электросетевыми предприятиями, использующими АСУД, не только на уровне простой пересылки документов, но и путем организации сквозных бизнес-процессов согласования и исполнения документов и поручений. Кроме того, была осуществлена адаптация системы к особенностям бизнес-процессов ОАО «МРСК Северо-Запада». Так же более 230 пользователей прошли очное обучение работе с системой, для остальных пользователей были проведены обучающие видеосеминары.

Разумеется, столь большой проект, затрагивающий как исполнительный аппарат Общества, так и филиалы, изменяющий работу значительного числа специалистов и руководителей с большинством документов не мог пройти абсолютно гладко. Были проблемы организационного характера. Как и при любой автоматизации была необходимость модифицировать бизнес-процессы работы с документами с учетом требований, которые выдвигает использование автоматизированной системы. Но они, пожалуй, оказались самыми простыми для решения. А вот психологические проблемы решались намного сложнее. Людям пришлось поменять свое мышление, отношение к работе с документами, принять то, что документ может существовать и в безбумажной форме. Так же к психологическим проблемам можно отнести то, что пользователи на начальном этапе не могли понять всех преимуществ, которые дает сквозная СЭД предприятия. На это еще накладывалось недостаточное знание системы, отсутствие устойчивых навыков работы с ней. Поэтому кроме выполнения технических и организационных мероприятий пришлось вести работу по разъяснению преимуществ автоматизированного документооборота, проводить индивидуальные консультации пользователей по приемам эффективной работы с системой. Со временем пришло понимание дополнительных удобств, которые дает система рядовым пользователям, и начали поступать от пользователей предложения о расширении перечня документов, обрабатываемых в системе, об оптимизации используемых алгоритмов.

TAdviser: Что по факту «умеет» новая система, какие бизнес-процессы автоматизированы на ее базе, сколько пользователей в ней работает?

Юрий Цветков: Мы начали с традиционного для любой СЭД перечня документов: входящие и исходящие письма, внутренняя переписка, организационно-распорядительные документы (приказы, распоряжения, протоколы и т.д.). Система позволяет автоматизировать полный жизненный цикл документов: создавать проекты документов, проводить их согласование по гибкому маршруту, организовывать подписание и рассылку в электронном виде как по системе федеративного взаимодействия с другими АСУД, так и по электронной почте организациям, не входящим в участники федерации «Россетей», выдавать поручения (резолюции) и организовывать контроль исполнения. Кроме того, система позволяет оперативно найти нужный документ по любому известному набору реквизитов или по фрагменту содержания. На сегодня в системе работает 650 пользователей. Это все сотрудники исполнительного аппарата Общества и ключевые сотрудники аппаратов управления филиалов.

TAdviser: Какой ощутимый эффект получила компания после внедрения?

Юрий Цветков: Несмотря на небольшой срок промышленной эксплуатации системы уже сейчас стал ощутим положительный эффект. Ускорилась обработка документов, сотрудники стали тратить меньше времени на согласование проектов документов. Стало возможным получать объективные сведения о сотрудниках, нарушающих сроки работы с документами и выполнения поручений. Легко стало проследить всю историю переписки по какому-либо вопросу. Формируется единый электронный архив документов. То есть созданы предпосылки для повышения производительности труда управленцев компании, сокращения затрат времени на рутинные операции работы с документами.

TAdviser: Есть ли планы по дальнейшему развитию проекта?

Юрий Цветков: Уже на этапе опытно-промышленной эксплуатации стало ясно, что все преимущества автоматизации документооборота могут быть получены при условии, что все сотрудники, чьи должностные обязанности предусматривают работу с документами, будут являться пользователями АСУД. Сейчас проведены конкурсные процедуры и идет подготовка к тиражированию системы еще на 2350 рабочих мест. Это позволит подключить к системе всех пользователей в аппаратах управления филиалов и ключевых сотрудников производственных отделений. В более отдаленных планах – расширение перечня типов обрабатываемых в системе документов, в частности перевод согласования договоров в электронную форму.

TAdviser: Ваш отзыв о компании-интеграторе?

Юрий Цветков: Работы по модернизации АСУД и развертывание системы на 650 рабочих мест выполняла компания «АйДи - Технологии управления». Компания положительно зарекомендовала себя в ходе совместной реализации проекта: компетентные специалисты, готовность гибко реагировать на запросы заказчика, умение концентрировать ресурсы на проблемных вопросах для их скорейшего решения. Да и в целом доброжелательное и внимательное отношение специалистов подрядчика очень помогло преодолеть внутреннее сопротивление новому и непривычному со стороны ряда пользователей. Во многом благодаря компетентности и упорству ее специалистов можно говорить об успешности проекта.

Вместе с тем не обошлось и без шероховатостей. Были организационные накладки в начале опытно-промышленной эксплуатации, была затянута отладка отчетов. Но на совместных совещаниях рабочей группы Общества и представителей подрядчика, которые еженедельно проводились на этапе опытно-промышленной эксплуатации, оперативно локализовались проблемы и совместно вырабатывались мероприятия по их устранению, которые иногда выходили за рамки оговоренного договором объема работ. Общая нацеленность и специалистов Общества, и подрядчика на достижение результата, а не только на формальное выполнение обязательств, несомненно сыграла важную роль в преодолении возникавших проблем.