Выбор системы управления проектами

Совет 1: Относитесь к выбору системы управления проектами как к проекту

При выборе решения для управления бизнесом управляйте процессом выбора так же, как и любым другим проектом. Применение эффективной методики управления проектами при выборе системы управления проектами гарантирует, что выбранное Вами решение наилучшим образом отвечает Вашим требованиям и задачам, для которых оно предназначено. Чрезмерно функциональное решение с избыточными возможностями, которые, вероятно, останутся не востребованными, не обязательно лучше, чем более простое решение, которое отвечает основным потребностям Вашей компании. При этом следует учитывать, что простое решение может не обеспечить перспективные запросы Вашей компании по мере ее развития. Чтобы учесть Ваши потребности и требования, исключив при этом ненужные свойства и функции, предлагаемые поставщиками ПО, используйте методы управления проектами.^[1]

Совет 2: Сформулируйте бизнес-задачу

Поставьте бизнес-задачу для обеспечения выбора системы управления проектами. Действительно ли нынешняя система или инструмент не в состоянии обеспечить необходимую функциональность для управления проектами и ресурсами? Превышают ли Ваши конкретные потребности возможности существующей системы? Не снижены ли показатели выполнения проекта относительно ожиданий руководства? Первые две проблемы проще решить с точки зрения смены инструмента, в то время как третья более проблематична. Если процессы несовершенны или вообще отсутствуют, внедрение сложного инструмента не решит эту проблему, а, скорее, добавит еще несколько.

Совет 3: Ставьте цели по оптимизации

Для того чтобы определить и расставить приоритеты к требованиям, на ранней стадии выбора решения для управления проектами ставьте задачу по оптимизации этого процесса. Руководитель проекта выбора бизнес-решения должен документировать и согласовывать как текущее состояние процесса выбора, так и желаемое. Для достижения желаемого результата устанавливайте измеримые цели. Это позволит придерживать процесс выбора системы в рамках потребностей Вашего бизнеса, а не идти на поводу у ненужных Вам свойств и функций ПО, предлагаемых поставщиком.

Совет 4: Опишите планируемый процесс управления проектом

Перед тем как продолжить выбор системы, опишите планируемый процесс управления проектом. Если текущий процесс управления проектом не работает эффективно, исправьте процесс. Если не удовлетворяются конкретные цели управления проектами, выполните анализ основных причин для определения необходимых улучшений в текущем процессе. И до тех пор, пока процесс управления проектом не будет тщательно описан, воздержитесь от дальнейших действий по выбору системы.

Совет 5: Включите соответствующие программные средства в процесс управления проектом

Используйте свой процесс управления проектом в качестве контекстной демонстрации того, как различные программные средства и приложения используются на протяжении всего жизненного цикла проекта. Опишите входящие, исходящие документы, накопленный опыт, советы и приемы по использованию инструментов. Не ограничивайте интеграцию программных средств исключительно приложением для управления проектами.

Совет 6: Сгенерируйте требования при помощи описания процесса

Описание процесса определит критические требования к успешному применению решения по управлению проектами. Используйте описание процесса, чтобы получить полный перечень требований, включая как требования, которые должны решаться новой системой, так и требования, которые должны решаться вне ее.

Совет 7: Составьте окончательный список из трех поставщиков

Окончательный список поставщиков ПО должен быть кратким. Подробный набор требований выявит потребности, которые могут быть реализованы двумя-тремя поставщиками. Слишком большое количество поставщиков решений в окончательном списке – это признак того, что определение требований не дало дифференцирующих признаков, и что Вам подойдет любой продукт.

Совет 8: Протестируйте поставщика продуктов

Запросите у поставщиков систему для тестирования. Протестируйте каждый из предложенных продуктов от поставщиков, попавших в окончательный список, используя данные, которые наилучшим образом отражают Вашу бизнес-деятельность. Воспользуйтесь мнением опытного персонала, разбирающегося в работе бизнес-приложений, чтобы оценить возможности системы и полученные результаты тестов продуктов.

Совет 9: Оцените поставщиков

У всех поставщиков есть свои сильные и слабые стороны. Прежде чем принять окончательное решение, оцените поставщиков по их "послужному списку". Ключевые параметры оценки включают их репутацию, клиентскую базу, количество лет в бизнесе, финансовое состояние и долгосрочные стратегии. Попытайтесь обсудить работу поставщика и его предложение по крайней мере с тремя их клиентами. Если продавец и их продукты были успешно внедрены в компаниях, похожих на Вашу собственную, то и Вы можете ожидать подобного успеха.

Совет 10: Выберите поставщика

Помните, что отдача от времени, затраченного на оценку поставщиков и их продуктов, ограничена. Ведущие программные решения удовлетворяют потребности большинства, и лишь единицы клиентов будут использовать все функции продукта поставщика.

Несмотря на важность учета затрат, цена не должна стать определяющим критерием при выборе поставщика. Наиболее важными должны быть бизнес-требования, например, такие как доступность функционала для всех пользователей продукта, возможность интеграции с используемыми системами, а также возможность простого и эффективного внедрения в структуру проектов Вашего офиса управления проектами (PMO).Как с помощью EvaProject и EvaWiki построить прозрачную бесшовную среду для успешной работы крупного холдинга

Оценка функционала систем управления проектами

Группирование задач на проекты

Создавать задачи и хранить их в общем списке – плохая идея для любого планировщика. Со временем, когда количество задач все возрастает, их отображение требует все более четкой иерархии. А хорошая система управления проектами эту иерархию обеспечивает сразу же^[2].

Задачи должны относиться к разным проектам, а крупные и сложные задачи –делиться на подзадачи. Подзадачи, в свою очередь, подразумевают одновременное выполнение нескольких этапов крупной задачи разными исполнителями. В отдельных случаях удобен чек-лист – список пунктов поручений, которые вычеркиваются по мере их выполнения.

Ограничение прав доступа

Даже у небольших по численности организаций возникает потребность в ограничении видимости тех или иных проектов, задач, полей. И дело здесь даже не в доверии: просто, например, системному администратору не нужно (да и не интересно) знать о задачах финансового отдела, и наоборот. Главное требование к функционалу настройки ролей и прав доступа – гибкость и простота. Настройка должна производиться без привлечения специалистов техподдержки приложения.

Возможность делегирования

Если задача выполняется несколькими пользователями, она должна поддерживать возможность делегирования. Хорошо настроенное делегирование предусматривает настройку, кто и кому может давать поручение, для соблюдения субординации.

Система оповещений

Самостоятельно отслеживать изменения в задаче неэффективно и трудоемко. В толковой системе управления бизнесов нотификации должны поступать оперативно и автоматически заинтересованным пользователям. Оповещения могут приходить по почте или в различные мессенджеры (Skype, Viber, Jabber и др.), отображаться в рамках самого приложения. При этом системой должна быть предусмотрена и возможность настройки/отключения уведомлений. Такая функция особенно актуальна для руководителей и начальников отделов, получающих за день до сотни различных оповещений.

Календарь

Очень хорошо, если система управления проектами выполняет и функцию планировщика. В таком случае она включает календарь, где вы можете составить личное расписание. Насколько подробным будет это расписание, решать вам. При желании можно расписать каждый рабочий день по минутам, а можно просто обозначить самые важные события и встречи, чтобы не забыть о них. В идеале планировщик должен поддерживать и возможность создания коллективного повторяющегося события (например, еженедельной планерки). Если вы привыкли к использованию других календарей (от Google, Yandex, Outlook, Evernote и проч.), плюсом выбранной системе будет возможность интеграции с ними.

Комментарии к задачам

Это обязательный пункт для задач, которые выполняются продолжительное время и/или несколькими людьми. В комментариях они могут указывать любую информацию, которую сочтут нужной.

Совместная работа с файлами

Многие из нас уже давно отказались от хранения информации на собственном сервере и перешли в «облака». Многие системы управления задачами учитывают этот момент и предоставляют возможность хранения файлов у себя в «облаке» или интегрируются с такими сторонними ресурсами как Google One (ранее Google Drive), Yandex Disk или Dropbox Облачный сервис обмена файлами. И, опять-таки, здесь важно обратить внимание на настройку прав доступа для различных пользователей вашей компании.

Закрытый чат и другие средства общения

Система управления проектами подразумевает и наличие собственных средств коммуникации. Согласитесь, несколько странно обсуждать задачи и проблемы организации по скайпу, имея многофункциональное приложение для бизнес-процессов. Следует отметить, что внутренняя почта не сможет покрыть все потребности коммуникации. Ищите онлайн-чат, оптимально с возможностью звонков.

Учет рабочего времени и аналитика

Такая функция полезна на любом проекте, где выполнение задач имеет более-менее четкие временные рамки. Учет времени может подразумевать как контроль отработки сотрудниками положенных часов, так и время, затрачиваемое на закрытие задач проекта каждым пользователем.

Из функционала по учету рабочего времени закономерно вытекает еще одна особенность, которая должна быть предусмотрена хорошей системой управления проектами: это составление отчетов и предоставление данных для анализа. Мощный аналитический модуль позволяет оценить эффективность работы отделов и сотрудников, выявить так называемые узкие места и помочь принять правильные решения по управлению компанией.

Фильтры

Это единственный удобный способ разобраться в огромном количестве задач и проектов, которые со временем накапливаются в системе управления бизнесом любой компании. Чем мощнее и функциональнее фильтры, тем лучше. Отдельный плюс – возможность сохранения фильтров, составленных под себя.

Настраиваемость

Даже если разработчик с полной уверенностью утверждает, что его система универсальна и подходит под любой бизнес, настроек под себя не избежать. Постарайтесь учесть этот момент, выбирая для себя бизнес-приложение. Подумайте, чем ваш бизнес-процесс отличается. Узнайте, сможете ли вы создавать новые поля для задач, управлять шаблонами, правами доступа и так далее.

Экспорт/импорт данных

Эта функция необходима при переходе с одной системы управления на другую. Чаще всего достаточно простой поддержки импорта .csv или .xls файлов, но некоторые системы имеют интеграцию с другими популярными приложениями и позволяют сделать переход автоматически.

Кроме того, если вы привыкли работать с другими приложениями (например, составлять таблицы данных в MS Excel), то возможность экспорта задач через интеграцию или создание внешних экспортных файлов тоже будет уместно.

Примечания