"Directum: Управление договорами" используется в "Группе Е4"

Проект внедрения ECM-системы DIRECTUM в Группе Е4 начался в 2010 году с классических задач ускорения документооборота. Специалисты компании-интегратора учли направленность деятельности Группы Е4 и необходимость обеспечения повышенной безопасности работы с информацией. Проект был разделен на два этапа из-за большого объема предполагаемых работ и в целях облегчения адаптации сотрудников.

Поставщиком решения и услуг выступила компания Акелон, имеющая опыт в области консалтинга и внедрения бизнес-решений на платформе DIRECTUM.

В рамках первого этапа был создан электронный архив документов, автоматизированы процессы делопроизводства и контроля за исполнением поручений, автоматизирован процесс подготовки совещаний. Проведена интеграция DIRECTUM с ERP-системой «1С:Предприятие», что позволило организовать единую точку ввода совместно используемых системами данных. Ведущие пользователи системы прошли курсы обучения без отрыва от основной деятельности.

В начале 2014 года стартовал второй этап проекта, в ходе которого была автоматизирована работа с договорными документами на базе модуля «Управление договорами». Основной целью внедрения стала оптимизация ключевых бизнес-процессов работы с договорами, что позволило решить следующие бизнес-задачи:

• Разработка проекта договора, согласование во всех инстанциях, утверждение и подписание ЭП.
• Формирование листа визирования на основе электронных подписей.
• Надежное хранение всех договорных документов в соответствии с правами доступа на период исполнения обязательств по договору и архивное хранение в дальнейшем.
• Оперативный поиск договоров по заданным реквизитам и по тексту документа.
• Ведение шаблонов договорных документов, включающее разработку, согласование, утверждение и публикации шаблонов и образцов.
• Подготовка отчетности.

В результате проекта сотрудники Группы Е4 получили удобный инструмент взаимодействия, позволяющий быстро находить необходимые документы и максимально сократить время работы с ними. С момента ввода DIRECTUM в промышленную эксплуатацию количество задействованных в системе пользователей постоянно растет и уже насчитывает более 350 человек.

Анатольевич Макеев, директор по ИТ Группы Е4, так комментирует проект: «Благодаря профессионализму команды Акелон все работы по проектам были проведены качественно и в оговоренные сроки, что позволило поднять документационное обеспечение нашей компании на качественно новый уровень. В лице компании Акелон мы видим надежного партнера, готового к дальнейшему сотрудничеству при постановке и решении наших новых задач».