Газпром-Медиа Холдинг (ГПМХ) (Адванта Облачная система управления проектами)

2016: Внедрение системы поддержки принятия стратегических решений по ключевым проектам

Как стало известно, в июне 2016 года в «Газпром-медиа» внедрена система поддержки принятия стратегических решений по ключевым проектам.

На 2016 год в Управляющей компании холдинга «Газпром-медиа» заняты около 170 сотрудников, в субхолдингах и активах — более 7,5 тыс. человек.

Цель проекта

Целью проекта стало повышение управляемости портфелем проектов Холдинга.

В 2015 году была разработана стратегия Холдинга, одной из приоритетных задач стала реализация синергии активов. В Холдинге был внедрен процесс тактического планирования, определены крупные проекты, в реализации которых должны быть задействованы несколько активов. Разработана методология проектного управления. ИСУП Адванта была внедрена для поддержки и реализации разработанной методологии управления проектами. Ольга Болотова, руководитель отдела по управлению проектами Холдинга «Газпром-Медиа»

Задачи

• Организовать единое информационное пространство в части проектного управления для всех активов Холдинга
• Сократить временя подготовки отчетов о ходе проектов, полностью автоматизировать документооборот по проектному управлению и исполнению поручений
• Предоставить инструмент контроля выполнения проектов высшему руководству, дополнив используемую ранее панель управления на основе BI-системы Tableau

Результаты проекта

По итогам проекта:

• Автоматизировано создание и изменение основных проектных документов. Проекты структурированы в системе по контрольным точкам
• В системе регистрируются и контролируются риски, открытые вопросы и изменения по проектам
• Автоматизировано формирование стандартных печатных форм отчетности для топ-менеджмента
• Проектные комитеты проводятся на основе данных, полученных из системы, результаты заседаний проектных комитетов также заносятся в систему
• Автоматизирован контроль исполнения поручений Проектного комитета и отдельных поручений высшего руководства
• Организовано единое информационное пространство для всех участников проектов

До внедрения системы для формирования отчетов использовали Excel, для заполнения проектных документов – шаблоны Word. Статистика по контрольным точкам велась вручную. Внесение даже небольших изменений вело за собой проверку всего документа по связанным точкам. Сбор статусов по контрольным точкам происходил в ручном режиме с помощью сообщений электронной почты. После внедрения ИСУП Адванта процесс стал проще, сократилось время подготовки отчетов, появилась возможность формировать отчеты по различным критериям в зависимости от поставленной задачи, было организовано единое информационное пространство для активов Холдинга. Ольга Болотова, руководитель отдела по управлению проектами Холдинга «Газпром-Медиа»

Проект в холдинге «Газпром-медиа» был примечателен тем, что мы работали с командой профессиональных руководителей проектов. Заказчик четко и однозначно понимал, что он хочет получить от системы. Поскольку система, выстроенная у заказчика, и «Адванта» базировались на одних и тех же принципах и вдохновлялись одними и теми же идеологами проектного управления, результат получился ожидаемо хорошим. Илья Едигарьев, руководитель отдела внедрения компании «Адванта Консалтинг»

Факты о системе

По данным на июнь 2016 года:

• более 50 проектов отслеживается в системе
• более 1100 контрольных точек
• более 350 задач
• более 1200 поручений
• более 100 пользователей