Администрация Норильска внедрила модуль взаимодействия с порталом ССТУ.РФ

2018: Интеграция с порталом ССТУ.РФ

Весной 2018 года в Администрация Норильска завершились работы по внедрению модуля интеграции системы электронного документооборота «ДЕЛО» с федеральным порталом ССТУ.РФ. Об этом 29 мая 2018 года сообщила компания «ЭОС».

В течение 10 лет муниципалитет развивает функциональность и сферы применения используемой СЭД «ДЕЛО». Были решены многие задачи, связанные с управлением и исполнением документов и поручений.

В недавнем времени Администрацией города были закуплены 15 дополнительных рабочих мест системы, а также внедрены модули, расширяющие возможности системы, такие как: «Мониторинг документов», «Поточное сканирование» и «Печать штрих-кода».

На май 2018 года в СЭД работают свыше 140 сотрудников организации. За время использования СЭД «ДЕЛО» в Администрации г. Норильска были достигнуты следующие результаты:

• Сокращение срока согласования документов и доведение документов до исполнителей за счет оперативной доставки электронных копий.
• Обеспечение четкого контроля за исполнением и движением документов, позволяющего повысить исполнительскую дисциплину и сократить сроки исполнения документов, поручений и решений.
• Повышение наглядности процесса управления потоками документов за счет формирования поручений и отчетов исполнителей в электронном виде.
• Реализация возможности исчерпывающей аналитики по базе документов и поручений Администрации и всех ее структурных подразделений.
• Обмен документами по электронной почте с внешними организациями с возможностью автоматической регистрации полученных документов.
• Сокращение времени на поиск необходимых и связанных с ними документов.
• Повышение надежности хранения конфиденциальной информации. Система обеспечила многоуровневое разграничение прав доступа к электронным документам и полное протоколирование работы пользователей.

В 2018 году в Администрации города был внедрен модуль взаимодействия СЭД «ДЕЛО» с РРО ССТУ, что позволило повысить эффективность обмена информацией о результатах рассмотрения обращений граждан с единой платформой ССТУ.РФ. Все работы по внедрению модуля были проведены специалистами «КС-Консалтинг».Как DevOps-сервис помогает «разгрузить» высоконагруженные системы BPMSoft

Со слов заказчика, модуль значительно облегчил работу с обращениями граждан, упростив импорт данных в раздел «Результаты рассмотрения обращений» информационного ресурса ССТУ.РФ в закрытой сети.

2009: Проект перехода на СЭД «Дело»

Ситуация к началу реализации проекта

В ноябре 2006 года перед руководством Администрации встал вопрос о замене системы, применяемой на тот момент, для регистрации документов. Используемая система морально устарела и не обеспечивала всех делопроизводственных функций. Отсутствие возможности масштабирования и модернизации, явилось одной из причин необходимости перехода на более новую, динамично развивающуюся систему автоматизации делопроизводства и документооборота, обеспечивающую возможность перехода на электронный документооборот.

Следует отметить, что территориальное распределение структурных подразделений подразумевало наличие обособленного документооборота (и средств его автоматизации) у каждого из них, и ведение собственной базы регистрации документов. Вследствие разрозненности баз и невозможности обмена документами между ними, движение документов между Аппаратом (Администрации и ее структурными подразделениями) осуществлялся только в бумажном виде. Это практически лишало возможности оперативного получения информации о ходе исполнения поручений руководства Администрации по документам, а так же значительно затягивало процесс согласования проектов документов.

Цели проекта

• Автоматизация уже сложившей в Администрации схемы делопроизводства.
• Сопровождение бумажного документооборота регистрацией в единой системе информации о движении документов.
• Построение взаимосвязанных технологий работы с документами с территориально распределенными подразделениями - Управлениями и Отделами Администрации города.
• Возможность ответственным (х) за контроль лицам, отслеживать выполнение (исполнение) вынесенных Администрацией поручений Управлениям(и) и Отделам(и)
• Автоматизация контроля исполнительской дисциплины в соответствии с разработанными правилами оценки эффективности работы сотрудников.
• Совершенствование работы с обращениями граждан посредством автоматизации движения поступающих обращений и контроля исполнения.
• Регистрация проектов документов, виз и подписей по ним в единой системе документооборота
• Создание предпосылок для последующего перехода к безбумажному документообороту с возможность использования современных средств поточного сканирования, средств ЭЦП и шифрования.

Реализация проекта

Мероприятием, предваряющим внедрение системы «ДЕЛО» в Администрации города Норильска, явилось тщательное обследование процессов делопроизводства и маршрутов движения документов. Особое внимание было уделено детальному анализу документационного взаимодействия между подразделениями и Аппаратом Администрации. Были предложены наиболее эффективные способы обмена документами с учетом возможностей внедряемой системы. В процессе обследования были выявлены «узкие места» делопроизводства и были даны рекомендации по его оптимизации. Например, была рекомендована разработка новых методов формирования регистрационных номеров документов, приведение к единообразию технологии регистрации документов в подразделениях, пересмотр правил регистрации документов отдельными подразделениями и пр.

Составленный отчет-задание по настройке системы для автоматизации процессов обработки документов позволил структурировать и упорядочить полученные данные, и явился основанием для выполнения работ по формированию базы для Администрации.

Первоочередные участки запуска системы в эксплуатацию были определены в соответствие с поставленными целями проекта перехода на новую систему делопроизводства и автоматизацию документооборота, а именно:

• все ключевые звенья документооборота Аппарата Администрации
• рабочие места так называемых «точек входа» документов во всех структурных подразделениях.

Это подразумевало массовое внедрение системы на достаточно большом количестве рабочих мест. Поэтому, было принято решение о его разделении на несколько этапов (в рамках одного проекта):

• групповое обучение;
• поэтапный ввод в эксплуатацию с индивидуальной подготовкой пользователей;
• авторский надзор за работой пользователей в процессе ввода в эксплуатацию.

Это позволило осуществить единовременный запуск системы «ДЕЛО» в промышленную эксплуатацию на всех обозначенных участках автоматизации документооборота в довольно сжатые сроки. Время обучения, внедрения и запуска в эксплуатацию 65 рабочих мест составило около полутора месяцев.

Этапы реализации

• Поставка ПО «ДЕЛО» - март 2008 года.
• Обследование – март-апрель 2008 года
• Настройка системы – май 2008 года
• Обучение и ввод в эксплуатацию – июнь-июль 2008 года
• Авторский надзор – август 2008 года.
• Расширение числа рабочих мест - декабрь 2008, сентябрь 2009 года.

Проект развивается и в настоящее время.