Балтийская Топливная Компания (1С:Предприятие 8.0)

Автоматизированы следующие функции:

• Документооборот (ECM)
• Учет договоров
• Учет и хранение документов
• Закупки (снабжение) и управление отношениями с поставщиками
• Взаиморасчеты с поставщиками
• Оформление заказов поставщикам
• Планирование закупок
• Управление отношениями с поставщиками
• Управление цепочками поставок
• Учет неотфактурованных поставок
• Учет прихода ТМЦ
• Формирование графика оплаты поставщикам
• Управление отношениями с клиентами (CRM)
• Управление персоналом и кадровый учет (HRM)
• Анализ кадрового состава
• Кадровый учет
• Оценка и аттестация персонала
• Оценка эффективности службы персонала и аналитическая отчетность
• Планирование занятости сотрудников: отпусков и/или других мероприятий
• Подбор кадров
• Применение различных мотивационных схем
• Расчет зарплаты
• Регламентированная отчетность
• Учет рабочего времени
• Управление продажами, логистикой и транспортом (SFM, WMS, TMS)
• Продажи (сбыт), сервис, маркетинг
• Взаиморасчеты с покупателями
• Оптовая торговля
• Оформление заказов покупателей
• Планирование продаж
• Распределительный центр
• Расчет нормативной себестоимости заказов
• Учет продаж ТМЦ
• Формирование графика поступления оплат
• Ценообразование, прайс-листы
• Склад и логистика
• Комплектация и разукомплектация ТМЦ
• Резервирование ТМЦ
• Управление ордерным складом
• Управление складскими запасами
• Учет ТМЦ в цеховых кладовых
• Финансы, управленческий учет, мониторинг показателей
• Анализ данных и прогнозирование
• Мониторинг и анализ ключевых показателей деятельности предприятия
• Управление денежными средствами (казначейство)
• Управленческий учет
• Учет бухгалтерский, налоговый, бюджетный, включая регламентированную отчетность
• Бухгалтерский учет
• Банк и касса
• Финансовый анализ

Работы по адаптации типового решения

Произведена адаптация учётной системы под отраслевую специфику компании. Специфика работы в данной отрасли заключается в повышенных требованиях к оперативному получению информации по складским запасам топлива на судах-бункеровщиках и наземных хранилищах как по количеству, так и по составу и качеству нефтепродуктов.

Система должна предоставлять оперативную и полную информацию:

• об объеме выручки, в разрезе направлений деятельности;
• о состоянии топлива, как по количеству, так и по составу и качеству, в каждой учетной точке бизнес-процесса;
• о планируемом поступлении и расходе денежных средств, с расчетов остатка ДС на каждый день;
• о взаиморасчетах с покупателями;
• о состоянии согласования договоров внутри компании;
• о графиках работы, на которых числятся сотрудники;
• о штатной расстановке на указанную дату, с учетом всех вакансий;
• о списочной численности сотрудников в различных разрезах;
• о фактически отработанном времени сотрудниками за любой месяц.

Система должна позволять:

• Быстро вводить большое количество данных о приходах топлива;
• Фиксировать результаты входного контроля качества топлива;
• Детально учитывать топливо, которое предназначено для перевалки/транспортировки;
• Производить согласование и утверждение договорной документации по заранее настроенным маршрутам в электронной форме;
• Формировать реестр платежей на день для его дальнейшей передачи в бухгалтерию;
• Формировать специфические печатные формы первичных документов (в т.ч. для иностранных организаций на английском языке);
• Автоматически оповещать ответственных работников о наступлении определенных событий;
• Хранить сканированные копии юридических документов в привязке к учетным записям договоров;
• Регистрировать приказы о движении кадров. Регистрировать приказы о невыходах (Отпуска. Командировки. Больничные листы);
• Загружать фактические табели учета рабочего времени, предоставляемые капитанами;
• Осуществлять контроль на соответствие табелей учета рабочего времени, полученных от капитанов, введенным кадровым приказам;
• Производить расчет управленческой зарплаты по итогам месяца.

Сопровождение:

• Ежемесячно осуществляется доставка и установка комплекта поставки ИТС на рабочее место пользователя
• Ежемесячно производятся работы по обновлению платформы и типовых конфигураций, диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий
• Используется интернет-версия ИТС и интернет-сервисы ИТС
• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
• Оформлено льготное сопровождение 1С:ИТС (на первые 3/6 месяцев с начала эксплуатации 1С:Предприятия версии ПРОФ)
• По запросу пользователя осуществляется подборка консультационно-методических материалов из информационной системы ИТС ПРОФ
• Произведена настройка и проверка доступа к интернет-версии ИТС и интернет-сервисам "Задать вопрос на линию консультаций 1С", "Задать вопрос аудитору"
• Произведена настройка и проверка доступа к сайту поддержки пользователей users.v8.1c.ru
• Произведено индивидуальное или групповое обучение работе с информационной системой ИТС
• Производится ежемесячное ознакомление пользователей с новыми материалами ИТС ПРОФ
• Производится обновление платформы и типовых конфигураций "1С:Предприятие", диагностика состояния информационной базы, создание архивных копий

Описание

На определенном этапе своего развития, Компания почувствовала необходимость в проекте автоматизации, которая была обусловлена стремлением Компании получить инструмент для дальнейшего расширения и оптимизации своей деятельности и упорядочивания возрастающего потока информации.

Миссия и цель проекта: Повышение эффективности управления Компанией за счет формализации методологии и инструментов, а также - техническое обеспечение дальнейшего развития Компании.

Причинами для внедрения учетной системы послужил целый ряд факторов, а именно:

• Разрозненность данных и отсутствие единой информационной системы управленческого учета;
• Сложность с получением необходимых данных для принятия управленческих решений (количество дней просрочки дебиторской задолженности, плановое поступление и расход денежных средств, количество нефтепродуктов, заказанных у поставщиков, и находящихся в пути);
• Отсутствие достаточной детализации данных, сложность с обобщением и анализом данных;
• Неоперативность (неактуальность) данных (данные вводились со значительным опозданием и не отражали оперативной ситуации на предприятии);
• Множественный ввод данных (данные сначала заносились на бумажный носитель сотрудниками предприятия на причале, а потом обрабатывались и перебивались в Excel файлы в офисе);
• Задержки в согласовании договоров в отделах внутри компании, отсутствие возможности контролировать процесс согласования договора;
• Двойная ручная работа, наличие избыточных действий при взаимодействии подразделений компании (отдел продаж и диспетчерской службой);
• Необходимость рассчитывать прибыль компании по всем компаниям холдинга с исключением внутренних оборотов;
• Большое количество баз для хранения данных кадрового учета без доступа к необходимым справочникам и классификаторам. Отсутствие необходимых отчетов для анализа;
• Хранение данных табельного учета в Excel-файлах, полностью отдельно от базы кадрового учета и расчета зарплаты, вследствие чего требовалось осуществлять двойную работу и регулярно возникали ошибки при передаче сведений в расчетный отдел.

Для достижения поставленных целей был инициирован проект по внедрению автоматизированной системы управления предприятием на основе программного продукта «1С:Управление производственным предприятием 8». Витрина данных НОТА ВИЗОР для налогового мониторинга

В ходе Проекта произведены следующие работы: a. Выполнено обследование бизнес-процессов. Бизнес-процессы Заказчика формализованы и зафиксированы в виде графических схем и текстовых пояснений к ним, а также - сформулированы основные требования к автоматизации зафиксированных бизнес-процессов и отражении зафиксированных бизнес-процессов в информационной системе. По итогам формализации требований к автоматизации бизнес-процессов выбрана конфигурация программного продукта «1С:Управление производственным предприятием 8». Определена архитектура будущей информационной системы Заказчика с учетом выбранного программного продукта. b. Выполнено моделирование зафиксированных бизнес-процессов Заказчика в типовом программном продукте «1С:Управление производственным предприятием 8». Сформулированы детальные требования к автоматизации зафиксированных бизнес-процессов. Составлен перечень отклонений бизнес-процессов Заказчика от типовых возможностей ПП «1С:Управление производственным предприятием 8». c. Разработано техническое задание на доработку конфигурации Заказчика по согласованному перечню отклонений бизнес-процессов Заказчика от типовых возможностей ПП «1С:Управление производственным предприятием 8». Реализация требований данного технического задания была необходима для обеспечения возможности прохождения в системе зафиксированных бизнес-процессов и максимально точного исполнения своих обязанностей сотрудниками Заказчика. d. Реализована программная адаптация ПП «1С:Управление производственным предприятием 8» по согласованному Заказчиком техническому заданию. e. Написаны пользовательские инструкции для работы в адаптированном программном продукте, согласно логике распределения обязанностей сотрудников компании. f. Проведено обучение сотрудников Заказчика на рабочих местах, согласно пользовательским инструкциям. По итогам проведенного обучения фокус-групп Заказчика, был сформирован перечень дополнительных требований к функционалу учетной системы. Дополнительные требования к учетной системе были проранжированы в соответствии с важностью для бизнеса и наиболее приоритетные требования были реализованы до начала ввода системы в опытную эксплуатацию. g. Реализована загрузка начальных остатков из предыдущих учетных систем в новую учетную систему. Было принято решение - производить загрузку начальных остатков, используя промежуточную структуру данных в формате MS Excel. Формат структуры данных был предварительно согласован всеми Сторонами в техническом проекте. При этом, часть данных Исполнитель загрузил напрямую из учетной системы "1С:Зарплата и Кадры 7.7". h. Реализован обмен данными с программным продуктом "1С:Зарплата и Кадры 7.7". i. Выполнен запуск системы в опытную эксплуатацию На этапе опытной эксплуатации были реализованы дополнительные требования к системе, не реализованные до начала запуска системы. Помимо этого, было произведено разграничение прав доступа пользователей к учетной системе в соответствии с согласованным Сторонами доступным для пользователей функционалом. Исполнителем регулярно проводился мониторинг корректности ввода данных в информационную систему специалистами Заказчика и при выявлении затруднений ввода данных проводилось дополнительное обучение сотрудников Заказчика на рабочих местах.

Что дало внедрение системы «1С:Управление производственным предприятием 8»? Учетные данные вносятся в систему только один раз и становятся доступны всем заинтересованным лицам. Данный эффект может быть рассмотрен на нескольких уровнях:

• Для персонала компании - максимальное устранение дублирования ввода информации и рассогласованности в работе между отдельными службами компании.
• Для управленческого звена компании – максимальные возможности получения оперативной, перспективной и ретроспективной информации о состоянии предприятия, что дает доступ к широким возможностям экономического анализа и высвобождения существенного количества времени для выработки управленческих решений.
• Возможность сквозного учета оперативной хозяйственной деятельности предприятия, что позволит планировать и прогнозировать дальнейшее развитие предприятия на всех уровнях;
• Повышение прозрачности учета и независимость от человеческих факторов. Данные контролируются на нескольких уровнях и несоответствия выявляются очень быстро;
• Повышение уровня ответственности исполнителей и руководителей подразделений;

Другие результаты внедрения:

• Повышение уровня квалификации исполнителей и руководителей подразделений в работе с информационными системами;
• Повышение надежности и отказоустойчивости корпоративной информационной системы, за счет использования современной технологической платформы 1С;
• Повышение эффективности работы основных структурных подразделений предприятия за счет получения доступа к оперативно обновляемой информации о материальных и денежных потоках на предприятии;
• Получение системы управления отношениями с поставщиками и покупателями с широкими возможностями анализа данных;
• Полученный на этапе «Моделирование процессов оперативного учета» документ очень полезен для дальнейшего сопровождения системы, введения в курс дела собственных разработчиков и выполнения дальнейшей адаптации системы не нарушая зафиксированной в документе бизнес-логики ведения учета в типовой конфигурации программного продукта;
• Рабочая группа Заказчика владеет необходимыми знаниями и навыками для самостоятельно сопровождения системы. Сформирован полный пакет документации, описывающий методологические и технические аспекты ее работы.

Выполнены следующие работы:

• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Продажа выбранных программных продуктов
• Доставка программных продуктов в офис заказчика
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Методическое обеспечение специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (требования к адаптации)
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Техническая реализация специфических особенностей учета и управления в системе автоматизации (адаптация)
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
• Перенос данных из предыдущих систем автоматизации
• Индивидуальное обучение в офисе заказчика
• Обучение в группе в офисе заказчика
• Установка и настройка сервера СУБД