"Алроса" анонсировала завершение проекта замену СЭД на DocsVision 5

Даты 1 этапа проекта

• август, 2006 - ноябрь, 2006
• декабрь, 2006 – декабрь, 2009 – техподдержка решения

Даты 2 этапа проекта

• июль, 2010 – декабрь, 2011

В ходе первого этапа проекта была введена в эксплуатацию СЭД, объединяющая в себе процессы делопроизводства трех удаленных площадок. Система решила следующие задачи: автоматизация регистрации корреспонденции в отделах и службах, доставка ее на рабочие места исполнителей, оперативное отслеживание состояния исполнения документов, напоминание о завершении срока исполнения документов, получение отчетов по контролю исполнения документов, печать реквизитов документов, реализация механизма поточного сканирования, автоматизация формирования входящего документа на основе исходящего. Как DevOps-сервис помогает «разгрузить» высоконагруженные системы BPMSoft

В ходе второго этапа проекта, который последовал за эксплуатацией системы и технической поддержкой, проведено масштабирование системы на все предприятия холдинга (более 40 предприятий с кол-вом пользователей порядка 2 500), включая совместную работу двух территориально-распределённых серверных площадок (в г. Москва и г. Мирный), настройку функционала и необходимого программно-аппаратного комплекса. Функционал расширен, добавлены процессы контроля исполнительской дисциплины по организационно-распорядительным документам, а также процессы согласования документов. С 2012 г. система введена в промышленную эксплуатацию на всех предприятиях холдинга и регулярно обновляется. Кол-во пользователей –

2016

Интеграция Docsvision c SAP SRM

Реализован проект по интеграции корпоративной системы закупок на базе SAP SRM и системы электронного документооборота.

Подрядчик: Тимлис

Сроки проекта: 2016 год

Docsvision 5

Проект организации документооборота ведет свою историю с 2007 года, когда Компанией «АЛРОСА» было осуществлено внедрение системы «БОСС-Референт» в двух Аппаратах управления Компании в Москве и Мирном с общим количеством до 500 пользователей. СЭД была призвана решить задачи базового делопроизводства: автоматизировать «канцелярию» и работу с организационно-распорядительной документацией, усилить контроль исполнительской дисциплины, обеспечить межфилиальное взаимодействие.

В 2010 году Компания приняла решение о смене платформы для СЭД и выбрала программу от российского разработчика – Docsvision 4.5, а в 2011 году осуществила внедрение и переход на новую программу. В 2016 система электронного документооборота компании была переведена на новую версию платформы Docsvision 5.4 и принята в промышленную эксплуатацию. Docsvision в предыдущей версии остаётся доступной для использования до конца 2016 года, а далее будет выведена из эксплуатации. Систему сегодня активно используют в распределённой среде около 500 сотрудников в Москве и 4500 в Якутии.

Перевод системы на версию Docsvision 5 в 2016 году стал важной вехой проекта, вызванной необходимостью применить лучшие функциональные наработки, объединить системой электронного документооборота более 2-х «площадок», уйти от дескрипторной безопасности к гибкой ролевой, уйти от кастомных карточек на штатный настраиваемый функционал и не отставать от развития платформы. Нежелание сильно кастомизировать решение - это принципиальная установка заказчика с целью обеспечения бесперебойной промышленной эксплуатации при развитии платформы.

Возможности Docsvision 5 в этом отношении шире: за счёт более гибких базовых объектов и средств конструирования она позволяет создавать прикладные функциональные решения с меньшим объемом проектного кода, а это делает решение более надёжным и менее дорогим по совокупной стоимости владения.

Сегодня СЭД АК «АЛРОСА» (ПАО) переведена на новую версию в полном объеме. Для синхронизации данных двух площадок управляющей компании – Москва и Мирный – используется модуль межфилиального обмена Docsvision.

Внедрение ведется командой Заказчика, сформированной для целей бизнес-проектирования и технического сопровождения, состоящей из специалистов компании «АЛРОСА» с привлечением подрядчиков-сотрудников компании ТИМЛИС-Консалтинг (партнёра Docsvision). Работы по проекту проходят при поддержке компании-вендора, заключенный договор авторского надзора обеспечивает дополнительную поддержку от специалистов Docsvision: выделен персональный консультант-куратор, представители вендора участвуют в еженедельных и внеплановых совещаниях, техподдержка оказывается в приоритетном режиме. Важная составляющая авторского надзора – ревью всех проектных решений с точки зрения оптимального использования возможностей платформы, консультации, заключения и рекомендации по этим вопросам. Кроме того, это даёт возможность включения заранее запрошенного заказчиком функционала в плановое развитие платформы.

Масштаб проекта и его текущее состояние подтверждают готовность платформы Docsvision к повышенным нагрузкам и реализации ключевых требований, предъявляемых к СЭД со стороны крупного современного холдинга. За месяц осуществляется около 4500 уникальных подключений к СЭД, в пиковое время – 1200 одновременных. Ежедневно создаётся 2900 документов, 2300 согласований и 8100 заданий, а через модуль межфилиального обмена передаётся порядка 500-900 объектов системы.

В ближайших планах по развитию СЭД у «АЛРОСА» - работа по обеспечению мобильного доступа к СЭД руководителей всех функциональных уровней на базе продуктов Лёгкий клиент и Почтовый клиент Docsvision, применение усиленной квалифицированной электронной подписи для дальнейшего внутреннего ЭДО Компании и обмена с внешними организациями, разработка и внедрение электронного архива на базе Docsvision для всего массива документов Компании. В т.г. начато полномасштабное внедрение СЭД с тиражированием решения в 4 дочерних и зависимых обществах Компании, с 2017 планируется включение в единый контур СЭД Группы компаний АЛРОСА более 10-ти дочерних обществ.

2012

• Количество предприятий: 10
• Количество удаленных площадок: 11 (из них 2 территориально-распределенных узла: в Москве и в Мирном. Каждый является кластером из множества серверов приложений и БД, к которым подключены пользователи локальных и удаленных предприятий холдинга).

Количество документов в год: 210 000

Первоначальное внедрение было реализовано в июле 2010 – феврале 2012 компанией Utilex (Новосибирск), дальнейшее сопровождение и развитие осуществляется компанией ТИМЛИС-КОНСАЛТИНГ (Москва, Мирный) в тесном сотрудничестве с ИТ-службой заказчика. Проект ведётся с привлечением авторского надзора производителя платформы Docsvision.

Основными задачами при внедрении СЭД Docsvision в АК Алроса была автоматизация канцелярии, работа с организационно-распорядительной документацией (регистрация, согласования, исполнение и контроль); контроль исполнительской дисциплины, создание электронного архива, отправка корреспонденции из СЭД, межфилиальное/межсерверное взаимодействие.

Реализованный функционал:

• Регистрация и исполнение входящих писем;
• Подготовка, согласование, и отправка исходящих писем;
• Подготовка, согласование, отправка, регистрация и исполнение корпоративных писем (между компаниями холдинга);
• Подготовка, согласование, отправка, регистрация и исполнение служебных записок (между подразделениями внутри компаний холдинга);
• Подготовка, согласование, утверждение, рассылка на ознакомление и исполнение, контроль исполнения ОРД (организационно-распорядительной документации);
• Процессы согласования договоров (сами договоры ведутся в SAP);
• Почтовые уведомления;
• Контроль исполнительской дисциплины.
• Темпы роста БД составляют 20 ГБ в месяц.