OrgFlow.Документооборот

Автоматизированная система «Документооборот» предназначена для:

• хранения информации о документах;
• автоматизации процессов согласования, подписания и ввода документов в действие.

Возможности системы

Хранение документов

• Для хранения информации на каждый документ заводится карточка, на вкладках которой прослеживается весь жизненный цикл документа.
• Документы распределены по категориям.
• В системе хранится сам документ и его карточка. В карточку включены поля как общие для различных категорий, так и специфичные для конкретной категории документа (поля настраиваются с помощью справочника категорий).
• Для удобства работы с системой организуется иерархичная система папок (структура папок настраивается с помощью справочника папок). Документ сохраняется в конкретной папке.
• Уровень вложенности папок не ограничен.

Согласование документов

• Перед отправкой документа на согласование автором документа может выполнить настройку согласования, то есть определить – кто и в какой последовательности рассматривает документ. Можно, например, разослать документ сразу всем согласующим или, наоборот, задать жесткий порядок прохождения документа.
• Каждый согласующий может возвратить документ на доработку. Система позволяет не только ввести комментарий, разъясняющий причины возврата, но и добавить свою версию документа, если в этом есть необходимость.

Подписание документов

• Процедура подписания также может настраиваться, но в этом случае возможно только последовательное прохождение документа – от одного пользователя к другому. При отказе от подписания, можно ввести комментарий (в этом случае с документом можно продолжить работу) или отказаться от подписания без комментариев. Дальнейшая работа с таким документом не ведется.

Ввод документов в действие

• Подписанные документы вводятся в действие автоматически.

Если документ не требует подписания, он вводится в действие вручную. Введенные в действие документы получают номер, который зависит от категории.

Функции системы

Выбор сотрудников из оргструктуры - Сотрудники выбираются из организационной структуры предприятия.

Разграничение прав доступа - Каждому сотруднику присваиваются роли, определяющие его возможности в системе. Для каждого документа можно определить, кто может его просматривать и редактироватьВТБ внедрил новую российскую платформу по управлению закупками 4.2 т

Настройка справочников - Ведутся справочники: «Папки», «Категории», «Контрагенты», «Валюты», «Юридические лица».

Рассылка уведомлений - При выполнении действий, связанных с согласованием, подписанием и вводом в действие документов, соответствующим сотрудникам отправляется уведомление по электронной почте.

Сохранение истории - Для каждого документа в системе сохраняется информация о произведенных с ним действиях.

Поиск документов - Возможен полнотекстовый поиск документов в системе с учетом содержимого файла с документом, а также поиск по значениям конкретных полей.