DocsVision клиент для Microsoft Office

Решение о внедрении СЭД всегда заставляет руководство задуматься над вопросом обучения своих сотрудников работе в новой системе, с непривычным интерфейсом. Необходимы не только ресурсы, но и время, чтобы новые процессы вошли в привычку, а привычная скорость работы всей организации и отдельных работников не падала. Теперь эти потери удалось свести к нулю, благодаря появлению новых дополнительных модулей для интеграции привычных приложений Microsoft Outlook и Microsoft Office Word с системой документооборота DocsVision.

DocsVision клиент для Microsoft Office позволяет совершать простые операции с документами и бизнес-процессами прямо из приложения Microsoft Word, без использования Навигатора DocsVision. Это позволяет автоматизировать работу с документами большинства пользователей информационной системы предприятия без необходимости освоения ими дополнительного программного обеспечения - в интерфейсе хорошо освоенного ими приложения Microsoft Office.

Важным отличием Office-клиента от панели инструментов DocsVision является возможность не только сохранять файл в архив документов, но и работать в контексте бизнес-процессов: осуществлять простое согласование, визирование, подписание документа (в том числе электронной подписью), комментирование и аннотирование. Обеспечены удобные механизмы передачи документа внутри организации и вовне организации, включая возможность передачи документа вместе со структурированными данными вовне организации.

Модуль СЭД DocsVision `Клиент для Microsoft Office` (далее Office-клиент) расширяет стандартную функциональность приложения Microsoft Word, интегрируя в него дополнительные функции CЭД DocsVision, которые можно использовать прямо в приложении Microsoft Word. Остановимся на некоторых интересных возможностях, которые предоставляет Office-клиент DocsVision.

Во-первых, это возможность при создании документа в Microsoft Word добавлять в него данные из различных справочников СЭД DocsVision. При этом данные могут быть добавлены как в текстовую часть документа (тело документа), так и в его структурированную часть (дополнительная форма DocsVision). Данные из структурированной части не будут отображаться в тексте документа, но по ним можно будет обрабатывать документ в СЭД DocsVision. Так же, в структурированной части, могут быть размещены функции, которые могут быть использованы для организации простого согласования документа, его комментирования и аннотирования.

Во-вторых, Office-клиент DocsVision позволяет привязать бизнес-процесс, автоматизирующий обработку документа Microsoft Word, из СЭД DocsVision к документу Microsoft Word, например, регистрировать его в СЭД в соответствии с регламентом организации, назначать задания сотрудникам для ознакомления с этим документом или его согласования, пересылать копию документа как внутри организации, так и за ее пределы.

И третье: при сохранении документа в Microsoft Word, для которого был установлен Office-клиент DocsVision, файл сохраняется как обычно на файловой системе, а также автоматически на сервере DocsVision в базу данных. В дальнейшем, при открытии любой копии этого файла, данные будут синхронизированы с данными файла, хранящегося в базе данных DocsVision. Это обеспечит надежное и защищенное хранение единой копии документа. Также реализована как автоматическая, так и ручная поддержка версионности, включая сравнение и восстановление версий документов на определенный момент времени.

Помимо этого, Office-клиент DocsVision позволяет прямо из документа Microsoft Word создавать новую карточку регистрационного документа в СЭД DocsVision или добавлять документ к уже существующей карточке в СЭД. Так же появилась возможность реализации совместной работы с документами с возможностью накопления изменений, и возвращению к любой версии документа (поддержка версионности).