Типовое облачное решение системы электронного документооборота (ГИС ТОР СЭД)

Основные статьи:

• СЭД (подробнее)
• SaaS - История. Философия. Драйверы развития

2022

План интеграции ГИС ТОР СЭД в единое пространство документооборота - ГосЭДО

В России стартовал проект по формированию единого информационного пространства в области государственного электронного документооборота - ГосЭДО. Об этом заявил заместитель Председателя Правительства России Дмитрий Чернышенко. Оператором ГИС ГосЭДО выступает Минцифры России, а разработку системы ведет ФГАУ НИИ «Восход», говорится в сообщении Правительства РФ от 29 марта 2022 года. Частью единого инфопространства станет и действующая система ГИС ТОР СЭД, к которой подключились уже более 1 400 бюджетных учреждений. Подробнее здесь.

*Правительство утвердило типовую облачную СЭД для госорганизаций. Ее создатели ждут удвоение потока новых пользователей

17 февраля 2022 года правительство РФ сообщило, что утвердило положение о государственной информационной системе «Типовое облачное решение системы электронного документооборота» (ТОР СЭД)^[1]. Согласно опубликованному постановлению, ТОР СЭД рекомендуется использовать органам государственной власти и местного самоуправления, государственным и муниципальным учреждениям, некоммерческим и иным организациям, ведущим регулярную переписку с госструктурами. В нём прописано, для чего создаётся эта система, правила и условия её использования.

В постановлении указано, что ГИС предназначена для решения следующих задач:

а) автоматизация функций делопроизводства:

• прием и первичная обработка входящих документов;
• предварительное рассмотрение входящих документов;
• регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;
• рассмотрение документов руководством;
• доведение документов до исполнителей;
• подготовка проектов документов;
• согласование проектов документов;
• подписание проектов документов;
• определение мест хранения документов (копий документов) и включение документов (копий документов) в дела;
• обработка и отправка исходящих документов;

б) информационное взаимодействие в рамках межведомственного электронного документооборота;

в) обработка электронных документов с сохранением их юридической значимости;

г) хранение электронных документов, исключающее их изменение или утрату, до их передачи на централизованное хранение в соответствии с законодательством об архивном деле в РФ;

д) конвертация электронных документов в соответствии с нормами, установленными законодательством РФ.

Постановление не носит декларативного характера, однако количество организаций, подключившихся к ГИС, постепенно увеличивается. Как сообщили TAdviser в пресс-службе НИИ «Восход», создавшего ТОР СЭД, на 18 февраля 2022 года к системе, работающей в пилотном режиме, подключились более 1,336 тыс. учреждений из 39 регионов страны. В январе 2022 года систему использовали 1,2 тыс. организаций. Как с помощью EvaProject и EvaWiki построить прозрачную бесшовную среду для успешной работы крупного холдинга

По информации НИИ «Восход», в 2022 году еженедельно в ГИС регистрируется 25-30 новых организаций. При этом в разработчике ожидают повышения активности подключений в 2 раза, до 200-250 новых пользователей в месяц. По информации НИИ «Восход», среди подключившихся преобладают органы местного самоуправления и общеобразовательные школы.

Как сообщило Минцифры, за период пилотной эксплуатации с лета 2021 года в ТОР ЭДО было создано почти 22,7 тыс. документов, причем более 1,9 тыс. с 1 января 2022 года по 17 февраля 2022 года. В рамках межведомственного ЭДО с начала пилотной эксплуатации ГИС приняли более 2 тыс. документов.

В НИИ «Восход» заявили TAdviser, что утверждённое постановления правительства о ТОР СЭД расширяет возможности для развития системы, что, по мнению организации, должно повысить количество государственных организаций, интегрированных в безбумажный документооборот, и улучшить качество взаимодействия между организациями.

В Минцифры сообщили TAdviser, что до конца апреля 2022 года ТОР СЭД будет переведена из пилотного проекта в режим опытной эксплуатации, а до конца 2022 года сдана в эксплуатацию.

Подключение более 1200 участников

Специалисты ФГАУ НИИ «Восход» по заказу Минцифры России в 2021 году разработали государственную информационную систему «Типовое облачное решение системы электронного документооборота» (ГИС «ТОР СЭД»). На январь 2022 года к системе присоединились уже более 1200 муниципальных учреждений из 39 регионов России. Больше всего в Саратовской области – 285 учреждений; в Кировской – 128, в Республике Алтай – 123. Об этом «Восход» сообщил TAdviser 28 января 2022 года.

К типовой облачной СЭД для госорганов от Минцифры подключилось более 1200 участников
Источник фото:digital.gov.ru

Создание ГИС «ТОР СЭД» — один из элементов комплексного масштабного проекта Минцифры и других ведомств (ГосЭДО) по развитию электронного документооборота в рамках госслужбы и максимального исключения бумаги. Реализовывая этот проект, Минцифры России и НИИ "Восход" решают одну из важнейших задач стратегии развития информационного общества в РФ на 2017 — 2030 годы, утвержденной указом президента. Это развитие свободного, устойчивого и безопасного взаимодействия граждан и организаций, органов госвласти и местного самоуправления. Непосредственное внедрение сервиса «ТОР СЭД» позволит существенно повысить количество государственных организаций, интегрированных в ГосЭДО, заявил замглавы Минцифры России Андрей Черненко.

Системы электронного документооборота позволяют создавать, обрабатывать, пересылать, подписывать, хранить документы в цифровой форме, без применения электронных носителей. В любой момент можно быстро найти нужный файл.

Федеральные и региональные органы власти уже давно используют системы электронного документооборота. Однако муниципальные учреждения часто не имели возможности внедрить такие системы. Теперь любая бюджетная организация может подключиться к государственной информационной системе «ТОР СЭД». Благодаря системе скорость работы с документами вырастет: не нужно тратить время на получение и отправку бумажных документов и тратиться на печать, отметил исполняющий обязанности директора ФГАУ НИИ «Восход» Максим Рымар.

Система бесплатная, не требует особой настройки, а разобраться с ней могут пользователи с любым уровнем цифровых компетенций, заметили представители НИИ «Восход». По их словам, запустить ГИС «ТОР СЭД» в учреждении быстро и несложно, в любой момент при работе с системой можно обратиться в техподдержку.

2021: Проект постановления правительства РФ о создании ГИС «ТОР СЭД»

Минцифры разработало проект постановления правительства РФ о создании государственной информационной системы «Типовое облачное решение системы электронного документооборота» (ГИС «ТОР СЭД»). Документ был опубликован на портале regulation.gov.ru 2 июня 2021 года^[2].

Постановление должно утвердить положение о ГИС «ТОР СЭД», порядок ее создания и эксплуатации, круг участников и порядок использования ими данной ГИС. Минцифры станет оператором системы.

Запустить систему в промышленную эксплуатацию планируется до 1 апреля 2022 года (фото - avepoint.com)

В ведомстве рассчитывают, что внедрение этой системы позволит автоматизировать процессы внутреннего и межведомственного документооборота госорганов и организаций, не имеющих собственных СЭД, либо имеющих системы, не позволяющие эффективно осуществлять электронный документооборот. И, таким образом, госорганам будет обеспечен равный доступ к современным цифровым технологиям в сфере делопроизводства и документооборота.

Главная цель создания ГИС «ТОР СЭД» — повысить качество и скорость оказания государственных и муниципальных услуг. Кроме того, это позволит снизить трудовые, временные и материальные затраты организаций-участников и повысить качество и скорость рассмотрения обращений граждан, - пояснили TAdviser в Минцифры.

Проект документа определяет порядок создания и эксплуатации ГИС «ТОР СЭД», в том числе внесения в нее информации, обработки, хранения, защиты и использования этой информации, а также круг участников ГИС «ТОР СЭД» и порядок использования ими данной ГИС.

Согласно проекту постановления правительства, принять ТОР СЭД в опытную эксплуатацию планируется до 1 июля 2021 года, в промышленную эксплуатацию – до 1 апреля 2022 года, а до 31 декабря 2024 года обеспечить реализацию мероприятий по развитию и эксплуатации этой системы.

Помимо этого, Минцифры в тот же день представило проект постановления правительства о создании еще одной государственной информсистемы – платформы «Центр хранения электронных документов» (ГИС «Платформа ЦХЭД)^[3]. Система автоматизирует основные функции архива, обеспечив надежное хранение, комплектование, учет и использование электронных архивных документов за счет использования информационно-коммуникационных технологий.

Создание системы связано с необходимостью постоянного и временного архивного хранения электронных архивных документов в федеральных государственных архивах с сохранением аутентичности, целостности и пригодности для использования на протяжении всего срока хранения, - объяснили TAdviser в Минцифры.

В ведомстве ожидают, что ее использование создаст условия гарантированной сохранности электронных архивных документов, снизит риски утраты документов в процессе ведомственного хранения в госорганах. Также система должна обеспечить цифровизацию и автоматизацию процессов деятельности федеральных государственных архивов и сократит издержки на хранение, комплектование, учет и использование электронных архивных документов.

Кроме того, размещение архивных документов в единой системе хранения существенно облегчит поиск и работу с ними для авторизованных пользователей, рассчитывают в Минцифры.

Финансирование мероприятий по созданию, развитию и эксплуатации платформы ЦХЭД в 2020-2024 гг. планируется осуществлять за счет средств федерального бюджета в рамках подпрограммы «Информационное государство» госпрограммы «Информационное общество».

Ссылки

Ссылка на ГИС «ТОР СЭД»

Примечания