Электронный архив на основе отечественных технологий. 4 практических кейса
При выборе российских решений заказчики основываются на продукции из реестров Минцифры и Минпромторга. Компаниям важно получить отечественные аналоги, не уступающие по качеству зарубежным технологиям. Главная цель – в кратчайшие сроки обеспечить бесшовное импортозамещение, ушедших вендоров и их решений, не нарушая годами выстроенных процессов. На госсектор дополнительно накладываются ограничительные меры, связанные с санкциями и рисками информационной безопасности.
Содержание |
Практика импортозамещения в промышленных холдингах
Ушедшие западные вендоры оставили открытым нишу промышленных корпоративных платформ управления контентом. В России быстрыми темпами традиционно развивались СЭД, но прогресс «тяжелых» решений, обеспечивающих создание единой среды хранения и управления всей корпоративной информацией, двигался медленнее. Заказчики неохотно меняли такие продукты, как IBM Content Foundation (FileNet), OpenText (Documentum) и прочие. На сегодняшний день подобный класс комплексных платформ существует и в нашей стране.
Агрохолдинг «КОМОС ГРУПП» (поставляет продукцию под брендами «Село Зеленое» и «Вараксино») пошел по пути создания единой платформы для управления процессами ОЦО на базе отечественного решения из реестра российского ПО. Система обеспечивает единый учет, обработку и хранение кадровой и бухгалтерской документации холдинга. Структурные предприятия имеют доступ к централизованному электронному архиву для оперативного поиска необходимых документов в цифровом виде. Решение позволило автоматизировать обработку поступающих в компанию документов: бумага сканируется и автоматически загружается в систему электронного архива. Дальнейшая работа с документами ведется в электронном виде, что существенно ускоряет учетные процедуры и позволяет оптимизировать процессы архивного хранения бумажных документов, исключая регулярное обращение к ним.
Система интегрирована с ERP на базе 1С, тем самым реализовано единое информационное пространство холдинга, когда различные источники корпоративной информации подключены к общему цифровому хранилищу. Единый корпоративный электронный архив обеспечивает надежное долговременное хранение и безопасность информации, нормирует и унифицирует процессы обработки, учета и использования документов различных подразделений.
Решение реализовано на базе российской ECM-платформы ЭЛАР Контекст (запись в реестре Минцифры №12298, сайт)
Практика импортозамещения в госсекторе
В органах власти и государственных учреждениях важным вопросом является обеспечение безопасности информационных ресурсов и снижение рисков, связанных с использованием иностранного программного обеспечения. Указ Президента РФ № 250 от 1 мая 2022 года «О дополнительных мерах по обеспечению информационной безопасности Российской Федерации», обозначил необходимость повышать защищенность информационных систем.
Одними из ключевых становятся информационные системы, сопровождающие документационные процессы и отвечающие за хранение документов и данных.Как с помощью EvaProject и EvaWiki построить прозрачную бесшовную среду для успешной работы крупного холдинга 
До того, как эта проблема стала критической. Тюменская область, прогнозируя возможные риски, внедрила полностью импортонезависимую систему под названием «Региональный цифровой архив». Решение построено на отечественном стеке технологий. Системы хранения данных созданы на базе многоядерных процессоров «Эльбрус-8С», общесистемное ПО состоит из СУБД PostgreSQL и серверной ОС Альт 8 СП Сервер. Главное звено проекта – система электронного архива на базе отечественной ECM-платформы ЭЛАР Контекст из реестра Минцифры, являющейся сертифицированным средством защиты информации ФСТЭК.
Благодаря использованию специального архивного формата усиленной электронной подписи «Региональный цифровой архив» обеспечивает юридическую значимость и долговременное хранение электронных архивных документов. Все документы, попадающие в цифровой архив, подписываются электронной подписью с использованием метки времени, которая обогащает документ метаданными, подтверждающими легитимность документа. По истечении срока действия метки времени, она перезаписывается. Подобное решение реализовано на базе технологий КриптоПро, интегрированных с платформой цифрового архива.
Система позволила на уровне субъекта РФ решить задачи аутентичности и долговременного хранения, поступающих из региональных ведомств документов. Цифровой архив интегрирован с региональной системой электронного документооборота и медицинской информационной системой Тюменской области. Все завершенные в делопроизводстве документы поступают в единый электронный архив.
Защищенный цифровой архив исключает риски утери информации, в том числе на фоне угроз кибербезопасности. Система позволяет надежно сохранить сведения в неизменном состоянии независимо от прошедшего времени или смены информационной инфраструктуры. Помимо этого, решение предоставляет оперативный доступ к документам любым заинтересованным пользователям в режиме «одного окна» в электронном виде.
Цифровизация судебной системы региона
В соответствии с Приказом Судебного департамента №124 от 01.07.2019 года и стратегией в области региональной цифровой трансформации, разработанной в рамках исполнения Поручения Президента Пр-2242 от 31.12.2020 г. п.2 в Архангельской области проведена цифровизация мировой юстиции.
В регионе создана централизованная система электронного архива мировой юстиции, которая обеспечивает судей доступом к единому электронному хранилищу судебных дел на уровне субъекта.
Работа с системой реализована на участках мировых судей, что позволяет судьям и гражданам оперативно знакомиться с материалами дел без обращения к бумажным оригиналам.
В состав решения входит система электронного архива на базе платформы ЭЛАР Контекст, обеспечивающая регистрацию, хранение, поиск и работу с судебными документами в электронном виде. Для перевода в электронный вид и распознавания бумажных дел на участках мировых судей созданы зоны оцифровки на основе специализированных отечественных планетарных сканеров ЭларСкан.
Сканеры ЭларСКАН являются единственной российской техникой подобного класса, включенной в реестр РЭП Минпромторга. В рамках госзаказа оборудование поставляется в полном соответствии с законодательством и с учетом ограничений на закупку радиоэлектронной продукции.
Сканеры под брендом ЭларСкан самое популярное оборудование своего сегмента и наиболее продаваемые планетарные сканеры в России. Часть сканеров успешно поставляется на экспорт. Только за последний год сканерами ЭларСкан оснащены порядка 100 госучреждений, среди которых органы власти, архивы, БТИ, научные организации, библиотеки и музеи.
Стоит отметить высокотехнологичное и импортонезависимое производство сканеров ЭЛАР. Так семейство сканеров ЭларСкан состоит только из отечественной аппаратной базы. Сканеры оснащены встроенным компьютером с российским процессором и операционной системой на основе Linux. Управление сканированием и обработкой изображений производится с помощью предустановленного ПО «ЭЛАР СканИмидж», включенного в реестр Минцифры.
В качестве сканирующей системы используются отечественные промышленные камеры с разрешением 50, 100 и 150 Мп. Камеры являются собственной разработкой компании ЭЛАР и по техническим характеристикам и качеству сканирования ничуть не уступают признанным мировым лидерам.
В рамках проекта заказчиком была поставлена задача найти отечественный аналог системам распознавания текста, покинувшим реестр российского ПО.
С этой задачей справилось программное обеспечение «СканИмидж», в которую встроен модуль OCR распознавания. Подобный модуль также используется и в платформе ЭЛАР Контекст. Таким образом документы могут распознаваться непосредственно на сканере, либо при попадании в электронный архив.
Итоговый процесс обработки судебных дел выполняется в таком виде: сшитые документы сканируются на планетарном сканере, производится полнотекстовое распознавание, конвертация в формат PDF и автоматическая загрузка в систему электронного архива с частичным заполнением атрибутов в регистрационной карточке документа без участия человека. Документы архивируются и становятся доступны для поиска и просмотра специалистам, гражданам и судьям в соответствии с выделенными правами доступа.
Помимо Архангельской области на базе аналогичных решений ЭЛАР произведена автоматизация 64 участков мировых судей в Тюменской области, 31 участка в ЯНАО, 28 участков в ХМАО.
Госуслуги 24/7
В соответствии с Распоряжением Правительства РФ от 11.04.2022 г. №837-р утверждена Концепция перехода к предоставлению 24 часа в сутки 7 дней в неделю абсолютного большинства государственных и муниципальных услуг без необходимости личного присутствия граждан. Благодаря этому ожидается, что цифровизация госулуг выйдет на новый уровень развития.
В частности, важным звеном являются ведомства с большим количеством бумажных архивов, которые востребованы в рамках государственных и муниципальных услуг. Отработка запросов на предоставление сведений или копий документов при работе с бумажным архивом требует больших временных и трудовых затрат от сотрудников профильных учреждений. Услуги, подразумевающие использование бумажных документов, сильно проигрывают в скорости и удобстве цифровым реестрам и базам данных.
Поэтому в регионах увеличивается потребность в мероприятиях, направленных на переход определенных отраслей на уровне субъектов РФ к работе с архивной документацией в электронном виде.
Одной из таких сфер является БТИ. Учетно-техническая документация находится в ведении регионов и востребована в рамках запросов граждан и межведомственного взаимодействия. Архивы БТИ состоят из большого количества разноформатного массива технических паспортов, поэтажных планов, экспликаций, справок и других архивных документов. Поиск сведений и создание копий документов в рамках исполнения запросов, зачастую осложняется отсутствием единого поискового аппарата.
Существуют серьезные риски безвозвратной утраты ценной информации, хранящейся в единственном экземпляре.
Корпорация ЭЛАР разработала специализированное решение для цифровизации процессов работы с учетно-технической документацией в регионах РФ. На данный момент аналогичное решение используют 14 субъектов РФ. Решение позволяет в кратчайшие сроки сформировать централизованный электронный архив документов БТИ для повышения качества госуслуг и скорости исполнения запросов, для обеспечения быстрого поиска необходимых сведений и сохранности архивной документации, в том числе без необходимости обращения к бумажному архиву.
Цифровизация БТИ производится на основе отечественных технологий. Участки сканирования в региональных БТИ реализуются на базе планетарных сканеров ЭларСкан специальных модификаций. Такие участки позволяют организовать самостоятельный и удобный перевод в электронный вид сшитых архивных документов сотрудниками учреждения, а также сканировать дела при исполнении запросов на выдачу копий документов.
Система электронного архива строится на базе российской платформы ЭЛАР Контекст, она позволяет реализовать полный спектр задач хранения и использования электронных копий учетно-технической документации. Система может быть интегрирована с порталом госуслуг (ЕПГУ) для автоматической регистрации поступивших запросов и контроля их исполнения. Подобным образом проведена цифровизация в Приморском крае (об этом проекте Tadviser сообщал ранее).
Дополнительно компания ЭЛАР предлагает услугу по массовому переводу архивных документов в цифровой вид. В рамках которой в короткие сроки оцифровывается накопленный бумажный архив, создается информационный ресурс и база данных. После чего полученная информация загружается в систему электронного архива или любую другую целевую информационную систему заказчика.
Этапное импортозамещение
Корпорация ЭЛАР предоставляет возможности поэтапной реализации проектов. Для ускорения темпов импортозамещения первый этап содержит базовую функциональность и поставку оборудования. К примеру, в первый этап может входить организация участка оцифровки на основе планетарного сканера для сканирования текущих поступлений или наиболее востребованных фондов, а также установка типовой системы электронного архива для организации возможности поиска и хранения информации.
На следующем этапе внедряется оставшаяся функциональность решения и производится миграция данных – перенос всей накопленной информации из замещаемых систем или массовая оцифровка накопленного архива.
Корпорация ЭЛАР более 30 лет разрабатывает и внедряет технологии для цифровизации бизнеса и государства. Компания предлагает безболезненную замену иностранных вендоров и импортных систем на основе широкого спектра российских аналогов. Кроме того, ЭЛАР выполняет заказную разработку информационных систем для реализации отраслевых задач цифровизации на базе отечественных платформенных решений.
