Облачная коробка или решение на платформе СЭД – что выбрать для кадрового документооборота?

Изменение законодательства в части КЭДО

История развития электронного документооборота на российских предприятиях насчитывает уже около тридцати лет. За это время он проник почти во все деловые процессы. Но тема кадрового документооборота (КЭДО) всё это время была не в приоритете. И не по причине низкой потребности в цифровизации. Документов в кадровой работе всегда было много, и сотрудники тратили массу времени на хождение в отдел кадров для подписания бумажных документов, и хранить многие из них нужно долго, и искать трудно. Но закон требовал оформлять кадровые документы только на бумаге и подписывать собственноручной подписью. Это блокировало перевод кадровых документов в электронный вид.

Но сейчас законодательное препятствие устранено: 22.11.2021 был принят закон 377-ФЗ «О внесении изменений в Трудовой кодекс РФ», разрешающий электронный документооборот в сфере трудовых отношений. Теперь обязательному оформлению на бумаге подлежат только три вида документов:

• акты о несчастном случае на производстве;
• приказы (распоряжения) об увольнении работника;
• документы, подтверждающие прохождение работником инструктажа по охране труда.

Все остальные документы могут оформляться в электронном виде без дублирования на бумаге. В законе установлены основные правила ведения КЭДО. Работодателю предоставляется возможность выбора из нескольких вариантов информационных систем и видов электронных подписей. Этот выбор зачастую вызывает затруднения у предприятий, планирующих переход на КЭДО. В этой статье мы прокомментируем основные варианты и ориентиры при выборе. Как с помощью EvaProject и EvaWiki построить прозрачную бесшовную среду для успешной работы крупного холдинга

Согласно закону, КЭДО может осуществляться работодателем посредством следующих информационных систем:

• цифровая платформа «Работа в России»;
• информационная система работодателя.

Что касается разрешённых видов электронной подписи, то они зависят от используемого вида информационной системы, вида подписываемого документа и подписанта (работодатель или работник). Это можно компактно отобразить в такой таблице:

КЭДО на платформе «Работа в России»

Платформа «Работа в России» - готовое бесплатное облачное решение КЭДО от государства, интегрированное с порталом Госуслуг. Основной плюс – минимизация затрат и сроков внедрения. Минусом же являются ограниченные возможности функциональности, интерфейса, интеграции с внутренними системами предприятия, невозможность какой-либо модификации под заказчика. Представляется, что этот вариант будет оптимальным решениям для малого бизнеса и индивидуальных предпринимателей (особенно если в будущем КЭДО станет обязательным).

КЭДО в информационной системе работодателя

Средние и крупные предприятия при планировании перехода на КЭДО ориентируются на использование варианта «Информационная система работодателя», так как он даёт гораздо больше возможностей. Но под этим понятием на самом деле скрываются минимум два существенно различающихся варианта:

• подключение к одному из коммерческих облачных сервисов КЭДО;
• реализация КЭДО на базе внутренней системы электронного документооборота (СЭД).

При этом в каждом из этих вариантов сегодня на рынке существует несколько наименований конкретных систем. Мы будем рассматривать выбор именно из этих двух классов систем, а не среди конкретных наименований.

Подключение к одному из коммерческих облачных сервисов КЭДО

Коммерческие облачные сервисы КЭДО – новый класс решений, появившихся на волне законодательных изменений в сфере цифровизации кадрового документооборота. Одни из них возникли «с нуля», другие – на базе уже существовавших операторов внешнего электронного документооборота (операторы ЭДО). Они предоставляют более функциональный и удобный, чем платформа «Работа в России», личный кабинет для работников и работодателя, организуют использование различных видов электронной подписи. В сущности, это сервис подписания документов, их хранения и выгрузки (в том числе в личный кабинет работника на платформе «Работа в России» или на портале Госуслуг).

Дополнительно некоторые облачные сервисы КЭДО предоставляют возможность интеграции с внутренними системами заказчика (системами кадрового учёта и/или СЭД) и автоматизации некоторых кадровых процессов. Готовая базовая функциональность и модель использования сервиса по подписке также позволяет внедрить КЭДО без больших начальных затрат и в довольно сжатые сроки. Но это касается только стандартной базовой функциональности. Различные модификации, нестандартная интеграция с внутренними системами, автоматизация специфических кадровых процессов практически невозможны, так как бизнес-модель таких сервисов – предоставление стандартной услуги как можно большему количеству клиентов. Тем не менее, этот вариант представляется оптимальным для огромного количества предприятий среднего размера.

Реализация КЭДО на базе внутренней системы электронного документооборота (СЭД)

Большинство же крупных предприятий после рассмотрения всех возможных вариантов склоняются к реализации КЭДО на базе своей внутренней СЭД (при условии, что СЭД – не коробка, а платформенное решение). Почему они делают такой выбор? По опыту взаимодействия «ДоксВижн» с заказчиками, основные аргументы таковы:

• В современных платформах СЭД уже давно реализован механизм электронной подписи для любых видов документов, в том числе и кадровых. Специфика текущего момента – поддержка простых в использовании и недорогих видов электронной подписи для массового использования работниками в КЭДО. Самым распространённым, достаточно надёжным и теперь соответствующим законодательству вариантом является облачная УНЭП. Она предоставляется не только в составе облачных сервисов КЭДО, но и как отдельный сервис многих Удостоверяющих центров (УЦ). Также в отдельных случаях (при большом количестве пользователей) оправданным становится создание на предприятии собственного сервиса облачной УНЭП. Соответствующие продукты уже доступны на рынке, и их можно встроить в СЭД. Поддержка такой облачной УНЭП напрямую от УЦ или развёрнутой в сети предприятия на сегодня также реализована в платформах СЭД.
• КЭДО – это не только подписание документов электронной подписью, а лишь финальная часть кадровых процессов. На крупных предприятиях эти процессы устроены достаточно сложно и специфично, в них участвует множество сотрудников, они требуют интеграции с другими внутренними информационными системами. Например, такие процессы, как оформление отпусков или командировок, при внешней схожести имеют свою специфику в реализации на каждом крупном предприятии. Реализовать их «под себя» на базе облачного сервиса КЭДО вряд ли возможно. Платформы СЭД, с одной стороны, имеют все необходимые базовые объекты и механизмы для КЭДО, а с другой – позволяют настроить интерфейсы карточек и реестров, логику процессов и интеграционное взаимодействие в соответствии с требованиями предприятия заказчика. Чем крупнее предприятие, и чем большее количество сотрудников и систем взаимодействуют в процессе, тем ценнее для него эти возможности.

• На большинстве крупных предприятий платформа СЭД уже внедрена, и на ней реализованы многие другие процессы документооборота. Это значит, что:
  • Не нужно приобретать лицензии на программное обеспечение платформы СЭД с нуля (возможно, потребуются лицензии на дополнительные модули и клиентские подключения);
  • Многие пользователи уже привыкли работать с документами в интерфейсе СЭД, как в едином окне, и им не надо переучиваться и переключаться в другую систему для работы с кадровыми документами;
  • ИТ-специалисты уже имеют компетенции по обслуживанию платформы СЭД.

• На некоторых предприятиях на платформе СЭД уже автоматизированы процессы бумажного кадрового документооборота. То есть вся подготовка документа происходит в электронном виде, и лишь для подписания он оформляется на бумаге, а потом сканируется, и далее в СЭД хранится электронная копия. Теперь в этих уже реализованных процессах документ может сразу подписываться в электронном виде, без оформления на бумаге.

• Часто стоимость внедрения и использования КЭДО рассматривается как аргумент не в пользу внутренней СЭД, но при ближайшем рассмотрении оказывается:
  • Если сравнивать стоимость простого подписания документов, то облачный сервис КЭДО выигрывает за счёт отсутствия больших начальных вложений и модели «по подписке». Но в пересчёте на 1 тысячу и более работников и 3–5 лет использования реализация на базе внутренней СЭД становится выгоднее. И чем крупнее предприятие, тем эта выгода больше.
  • Иногда некорректно сравнивают несравнимое: простое подписание, предлагаемое облачным сервисом КЭДО, и полноценную цифровизацию кадровых процессов на базе внутренней СЭД.

• Для некоторых предприятий критичным является вопрос информационной безопасности. Не все готовы открывать дополнительные точки доступа в сети Интернет и доверять хранение кадровых документов облачным сервисам. Зачастую это входит в противоречие с корпоративными стандартами информационной безопасности на крупных предприятиях.

Заключение

Несмотря на все сложности и противоречия начального этапа, главное, что кадровый документооборот выходит из «бумажного плена». Этот процесс начался и будет только развиваться. Нас ещё ждут изменения и в технологическом, и в законодательном плане. Будут изменения на рынке и опыт первопроходцев, на который уже можно опереться. Хорошо, что у предприятий есть выбор из различных вариантов перехода на КЭДО. Важно в них разобраться, определиться и выбрать для себя оптимальный, соответствующий своим критериям, потребностям и возможностям. Надеемся, что эта статья в этом поможет.

Автор: Виктор Сущев, директор по методологии и консалтингу «ДоксВижн»