Автоматизация кадровых процессов на базе 1С. Возможности EmplDocs

EmplDocs — решение для цифровизации кадровых процессов на основе платформы 1С. Система позволяет сотрудникам организации в режиме онлайн с любого устройства оформлять, согласовывать и подписывать электронной подписью кадровые документы.

Решение EmplDocs можно установить как на площадке заказчика — On-premise, так и в защищенном облаке EmplDocs — Cloud. Каждый вариант имеет свои особенности внедрения и запуска сервиса.

Решение включено в Реестр отечественного ПО Минцифры. Системным интеграторам вендор предлагает партнерскую программу.

Состав пакета EmplDocs

Базовыми элементами для запуска EmplDocs являются платформа «1С: Предприятие» и «1С: Зарплата и управление персоналом 8» («1С:ЗУП»), которые уже должны быть внедрены в компании. Пакет EmplDocs включает следующие компоненты:

• расширение EmplDocs для 1С: ЛК Сотрудника — для бесшовной работы кадровых специалистов;
• веб-приложение EmplDocs: Личный кабинет сотрудника — для сотрудников.

В состав пакет также входят набор шаблонов локальных нормативных актов, преднастроенные заявки и маршруты согласования документов, что безусловно способствует быстрому старту внедренной функциональности.Как с помощью EvaProject и EvaWiki построить прозрачную бесшовную среду для успешной работы крупного холдинга

Вендор регулярно выпускает обновления расширения и веб-приложения с новой функциональностью, визуальными улучшениями и исправленными ошибками. После выхода обновления публикуется документация для ознакомления.

Сервис допускает использование нескольких видов подписи: простой электронной подписи (ПЭП), усиленной неквалифицированной (УНЭП) и усиленной квалифицированной подписи (УКЭП). Ещё для подписи со стороны сотрудников можно использовать приложение Госключ и портал «Работа в России».

Установка и запуск EmplDocs

Порядок установки и запуска EmplDocs отличается при инсталляции на площадке компании и при работе в облачной версии. В обоих случаях требуется установка расширения EmplDocs: ЛК Сотрудника. Для развертывания на собственном сервере требуется установка веб-приложения EmplDocs в периметре компании. Действием, завершающим установку EmplDocs, является добавление базы в список информационных баз 1С.

Установка в периметре компании веб-приложения EmplDocs

Для установки в периметре компании веб-приложения EmplDocs нужно запустить пакет инсталляции. Вначале выбираем язык (русский или английский).

Указываем путь к опубликованной базе 1С. По умолчанию приложение устанавливается с указанием демонстрационной базы и является полностью функциональным, то есть готовым к использованию. Также нужно ввести логин и пароль пользователя 1С, которые будут использоваться для операций в 1С. Как правило, это системный пользователь, имя которого нужно знать для отслеживания событий и журналов.

Далее указываем порт публикации веб-приложения. Этот порт будет использоваться для доступа к личному кабинету на сервере, на котором выполняется установка:

Установка веб-приложения обычно занимает несколько минут. В итоге приложение становится доступно по выбранному при установке порту.

Установка расширения EmplDocs: ЛК Сотрудника

Для установки расширения EmplDocs: ЛК Сотрудника необходимо добавить файл расширения «Личный кабинет сотрудника» и поставить галочку «Активно».

При первой установке расширения должен быть обеспечен монопольный доступ к базе данных.

После добавления расширения нужно перезайти в базу, чтобы запустить начальное заполнение параметров Личного кабинета сотрудника. Выполняется запуск необходимых обработчиков обновления, создаются служебные справочники, формируются профили доступа в Личный кабинет, загружаются типы заявок.

Внедрение КЭДО

Кадровый электронный документооборот вводится на основании локального нормативного акта (ЛНА) и согласно №377-ФЗ. Для перехода на КЭДО в первую очередь требуется согласие сотрудника. Помимо этого необходимо принять Положение о КЭДО. Для того, чтобы присоединиться к КЭДО в информационной системе 1С:ЗУП, необходимо выбрать оператора. Операторы КЭДО размещаются в каталогах программного обеспечения, в том числе — в Реестре Минцифры.

Внедрение обычно включает следующие этапы:

• оцифровка кадровых процессов;
• подготовка подразделения для пилотного внедрения;
• разработка документов для перевода сотрудников на КЭДО;
• сбор подписей сотрудников;
• установка и запуск EmplDocs;
• интеграция с корпоративными информационными системами;
• разработка инструкций для сотрудников и их обучение.

В рамках взаимодействия 1С:ЗУП и EmplDocs сотруднику высылается приглашение из 1С с логином и паролем для Личного кабинета. После регистрации сотрудника ему предлагается выпустить ЭЦП. Для сотрудника возможности выпуска подписи определяются Положением.

Так как компания по закону берёт на себя все расходы по доступу сотрудников к КЭДО, то и способ выпуска электронной подписи сотрудника определяется работодателем. В решении EmplDocs настроена интеграция с сервисом Госключ, который позволяет выпускать УНЭП для сотрудника бесплатно.

Безопасность и удобство

Одно из основных преимуществ EmplDocs в плане обеспечения безопасности: данные остаются в контуре 1С:ЗУП, не уходят ни в какую внешнюю базу данных. Причем это верно при обоих вариантах инсталляции: и в случае установки EmplDocs на площадке заказчика, и при облачной инсталляции решения.

Все изменения в базе данных синхронно отражаются в Личном кабинете сотрудника. Кадровый специалист может настроить доступность любой информации по сотруднику на стороне ЗУПа: отображение информации по заработной плате, льготам, остаткам отпусков и т.д.

У кадрового специалиста есть возможность отправлять одной кнопкой на массовую подпись любые локальные нормативные акты и другие документы, требующие обязательного ознакомления. После чего все сотрудники одновременно получат уведомление с требованием ознакомиться, и Личный кабинет заблокируется до подписания формы.

Расширение EmplDocs имеет открытый фронтенд, который может дорабатывать любой аналитик или разработчик 1С организации. Сервис позволяет создавать шаблоны новых документов, добавлять в них поля, изменять цвет, менять язык интерфейса. Дизайну системы можно быстро придать черты корпоративного стиля для интеграции с порталом компании.

Интерфейс: широкие возможности, адаптивность

У EmplDocs красивый и понятный интерфейс Личного кабинета, на уровне пользователя доступен выбор визуального оформления, а со стороны компании — широкие возможности настройки под конкретного пользователя, мультиязычность и брендирование благодаря Backend-Driven UI. В Личном кабинете доступен рабочий стол для быстрого доступа к документам.

Можно управлять заявками и отслеживать их статусы, так можно узнать на каком этапе находится заявление на отпуск.

Рис. Статус заявки на отпуск.

Личный кабинет синхронизирован с базой 1С:ЗУП, в интерфейсе отображается остаток отпуска в режиме реального времени и сотрудник может запланировать свой отдых.

Нет необходимости писать заявление. После заполнения заявки формируется печатная форма с персональными данными.

Интерфейс адаптирован под разные платформы.

Что дает EmplDocs компании и сотрудникам

EmplDocs дает намного больше возможностей, чем просто организация КЭДО. Сервис создает единое пространство для эффективного кадрового взаимодействия. Кадровики получают инструмент для автоматизации своих процессов в привычном для них интерфейсе: работают с наборами данных, которые можно фильтровать по разным признакам, просматривать их статусы, автоматически создавать новые документы на основании заявок благодаря автозаполнению данных из базы 1С:ЗУП.

Сотрудники получают в свое распоряжение инструмент для коммуникации с кадровой службой: возможность не только подавать любые заявления, но и своевременно получать расчетные листки, управлять графиком отпусков. У руководителей появляется еще один способ контролировать работу команды: следить за рабочими статусами и планировать график отпусков.

Возможности сотрудника

• получить информацию о начисленной зарплате;
• спланировать график отпусков;
• получить любые справки, например — 2-НДФЛ, для визы и другие;
• оформить заявку на сверхурочную работу;
• оформить полис добровольного медицинского страхования;
• изменять и дополнять персональные данные.

Польза для кадрового специалиста

• соблюдение требований трудового законодательства;
• кадровые документы по сотруднику подписываются день в день;
• отражение событий (командировка, уход в отпуск и др.) в кадровых документах происходит в режиме реального времени;
• автоматическое создание и обработка внутренних документов на основе заявки сотрудника;
• автоматическая отправка данных кадровых документов для расчета заработной платы;
• возможность отправки документа на подпись одной кнопкой;
• возможность выгрузки кадровых документов одним архивом по конкретному сотруднику или событию;
• упрощение взаимодействия с дистанционными сотрудниками;
• функциональность быстрого удаленного оформления кандидата на вакансию в штат.

Удаленный найм

Функционал удаленного трудоустройства обеспечивает отдельное облачное приложение — Портал кандидата.

Процесс оформления кандидата выглядит следующим образом:

• кадровый специалист или руководитель подразделения заполняет заявку по приему на работу;
• после заполнения заявки генерируется ссылка, которая отправляется кандидату;
• кандидат в течение 24 часов заполняет заявку для приема на работу, вносит личные данные и сведения об ЭП (если ее нет, то оставляет заявку на выпуск электронной подписи);
• заполненная заявка отправляется кадровому специалисту;
• кадровое подразделение составляет приказ о приеме на работу и подписывает его у генерального директора;
• пакет документов с ЛНА и согласием на обработку персональных данных направляется кандидату вместе с приказом;
• кандидат подписывает полученный приказ с помощью электронной подписи и отправляет обратно в кадровую службу.

Процесс найма происходит в режиме онлайн. Это удобно — кандидату не придется никуда ехать, и сам обмен электронными документами занимает на порядок меньше времени, чем отправка оригиналов почтой.

Краткое резюме

TAdviser проверил, что внедрение EmplDocs позволяет быстро и эффективно оцифровать и автоматизировать кадровые процессы, поддерживает любые сценарии КЭДО и удаленный найм новых сотрудников. При этом решение обеспечивает безопасность персональных данных. Для каждого варианта инсталляции на площадке заказчика On-premise и в облаке EmplDocs предусмотрены два тарифа:

• Base — основной функционал Личного кабинета сотрудника;
• Enterprise — расширенный функционал с дополнительными модулями и усиленной поддержка.