Валентина Березина: с Prestima бюджетирование стало простым и понятным

Валентина Березина: «Гипрогазцентр» развивается, вместе с ростом организации увеличивается и объем платежей. Появилась необходимость в формировании платежного календаря и оперативного контроля соответствия платежей бюджету. Также усложнилось формирование бюджета доходов и расходов (БДР), проведение план-фактного анализа и подготовка отчетности для головной организации – ОАО «Газпром».

До внедрения CPM-системы в качестве инструмента бюджетирования мы использовали офисное приложение Excel, но электронные таблицы не позволяли своевременно получать актуальную информацию. Поэтому в конце 2011 года мы начали изучать системы для автоматизации процессов бюджетирования.

TAdviser: На ИТ-рынке представлен широкий спектр систем решающих задачи бюджетирования, почему вы выбрали именно Prestima?

Валентина Березина: Финансово-экономическая служба, совместно с бухгалтерией и ИТ-специалистами провели анализ нескольких программных продуктов. Наиболее подходящей для полноценного решения наших задач стала CPM-система Prestima.

Кроме того, мы давно и продуктивно сотрудничаем с разработчиком Prestima – компанией НПО «Компьютер». История сотрудничества началась в 2005 году с автоматизации бухгалтерского учета, управления кадрами, расчета зарплаты и других задач на базе комплексной автоматизированной системы (КАС) «Бизнес Люкс». Как DevOps-сервис помогает «разгрузить» высоконагруженные системы BPMSoft

Поэтому при выборе системы бюджетирования мы обратились к проверенному и зарекомендовавшему себя партнеру – НПО «Компьютер». Так мы познакомились с CPM-системой Prestima, которая полностью соответствует нашим задачам. Кроме того, Prestima разработана на той же платформе IS-Builder, что и КАС «Бизнес Люкс», благодаря чему обе системы практически бесшовно интегрируются, а ИТ-специалисты, поддерживающие КАС «Бизнес Люкс», могут легко работать с Prestima.

TAdviser: Как проходило внедрение, удалось ли завершить работы в срок? Какие были сложности?

Валентина Березина: Работы по проекту велись с мая по сентябрь, благодаря хорошей методической подготовке и полному взаимопониманию с командой внедрения НПО «Компьютер» проект завершился вовремя.

Если говорить о сложностях проекта, то наиболее трудоемким оказался этап получения в системе первых результатов расчета факта БДР и их сверки с ранее полученными вручную данными. Мы с командой внедрения пересматривали ранее придуманные и настроенные в системе алгоритмы расчета, сравнивали цифры с исходными отчетами, корректировали алгоритмы, снова рассчитывали и сверяли. В результате стало ясно, что для полностью автоматического расчета нужно вносить изменения в структуру статей затрат в бухгалтерском учете.

TAdviser: Валентина, как вы оцените результаты проекта, получилось ли реализовать все, на что вы рассчитывали?

Валентина Березина: Да, мы остались довольны автоматизацией. Во-первых, значительно снизилась трудоемкость сбора данных об исполнении бюджетов, раньше мы собирали данные вручную, а сейчас нужная информация автоматически формируется в Prestima.

Планировать бюджеты также стало проще, теперь вместо Excel мы используем специализированный инструмент Prestima – «Формы планирования». Удобный ввод, корректировка и анализ бюджетов, а также автоматическое формирование плана по разным алгоритмам значительно снижает трудоемкость планирования бюджетов.

Также немаловажным результатом стало изменение процессов согласования платежей и подготовки реестра на оплату. Сейчас более 70 работников подразделений согласуют заявки на оплату через системы электронного документооборота Directum, при этом бюджетный контролер в системе Prestima проверяет расходы на соответствие лимитам бюджета движения денежных средств (БДДС), и в платежном календаре автоматически формируются как реестр платежей, так и платежные поручения. Таким образом, внедрение Prestima обеспечило четкий контроль всех платежей и значительно облегчило работу по проведению оплаты.

TAdviser: Планируете ли вы развивать систему дальше?

Валентина Березина: Конечно, сейчас ведется проект по автоматизации планирования закупок материально-технических ресурсов и услуг в Prestima (CPM) и Directum (ECM). В результате дополнительно будет усилен контроль расходов по хозяйственным договорам за счет более точного планирования и контроля лимитов еще при согласовании договора.