«1С-Рарус»: Как цифровизация кейтеринга объединила разработчика и заказчика

Алексей Павлов: Мы общаемся с коллегами из стран ближнего и дальнего зарубежья и видим, что в нашей стране уровень автоматизации намного выше, особенно в части интеграции с ГИСами, в том числе для контроля товарооборота. После вступления в действие Федерального закона №54-ФЗ все используют онлайн-кассовую технику. Учетные системы должны обеспечивать интеграцию как минимум с ЕГАИС, с системой «Честный Знак» и с ФГИС «Меркурий». В то время как в других странах мало полноценных учетных систем, а ведение учета в электронных таблицах — это норма жизни. Словом, мы мало где видим сформированный ИТ-ландшафт для ведения учета в отрасли общественного питания и гостеприимства.

К тому же в России активнее используются IT-системы для управления бизнесом в интересах собственников, и в целом быстрее идет цифровизация сферы общественного питания.

Алексей Павлов: На нашем рынке много самых разных игроков: тут и старейшие в новой России поставщики систем, занимающие большую долю рынка, и недавно появившиеся разработчики точечных цифровых сервисов. Только решений в области комплексной автоматизации бэк-офиса представлено не менее 20.

Прибавьте к ним многообразные вспомогательные сервисы, автоматизирующие отдельные целевые области: закупки, доставка, безналичные платежи, агрегация СБП, бронирование столиков, безналичные чаевые. В каждой из этих категорий около десятка игроков, которые стараются найти партнера — крупного производителя ПО, чтобы продавать сервис в составе комплексных решений.

Для полноты картины нужно упомянуть различные системы электронного документооборота, как юридически-значимого, так и коммерческого, направленного на обмен деловой информацией: прайсы, заказы.

Сергей Веселов: Чтобы ответить на этот вопрос, надо заглянуть в историю ACS. Компания, основанная в 1992 году, 24 года специализировалась на жизнеобеспечении моновахтовых поселков нефте- или газодобывающих компаний: предоставляла услуги кейтеринга в столовых и услуги уборки общежитий работников. Поскольку объектов было немного, и они размещались в 5 районах, функция ИТ в компании была передана на аутсорсинг, своих айтишников в штате не было.

А в 2016 году ACS победила в тендере одной из крупнейших российских нефтяных компаний Западной Сибири на обслуживание 21 столовой в ХМАО, в районе Сургута, и 2 в Салехарде. Для выполнения условий ТЗ каждую из них нужно было обеспечить комплектом софта и кассового оборудования, а также перевести управление складскими запасами с одного склада на 23 подсклада, запустить управление меню и планирование. Так на повестку дня в компании встала задача автоматизации.

После исследования рынка таких систем проектная команда ACS остановила выбор на отечественной кассовой системе для фронт-обслуживания и на системе «1С:Общепит» для автоматизации учетных функций. Руководство понимало, что функционала и удобства у программ фирмы «1С» гораздо больше, чем у написанных на другой платформе, не такой гибкой и открытой.

Еще одним важным решением стало принять в штат ИТ-менеджера. За месяц до запуска проекта в интересах нефтяной компании эту должность занял я, и фактически сразу вступил во взаимодействие с командой «1С-Рарус».

Алексей Павлов: Начинали мы с использования «1С:Общепит» — базового, простого решения, которое подошло компании ACS, несмотря на множество особенностей бизнеса.

Сергей Веселов: Как раз после моего прихода в ACS начали меняться налогообложение и система дотаций на питание сотрудников, работающих вахтовым методом. В технических заданиях тендеров все чаще указывалась депозитная система оплаты. Она подразумевает, что сотрудник получает идентификатор — пластиковую карту с виртуальным счетом, и использует ее для авторизации в столовой у кассира, подтверждения факта покупки выбранных блюд и списания денег. В конце месяца бухгалтерия заказчика ожидает отчета от кейтерингового партнера о сумме, потраченной каждым сотрудником на питание, а затем компенсирует затраты и вычитает из нее НДФЛ.

В поисках подходящего решения я обратил внимание на программный комплекс «РестАрт», разработанный «1С-Рарус». Он используется на кассовых узлах и поддерживает депозитно-дисконтную систему. Оценив гибкость настроек и широкий спектр функций, мы закупили у «1С-Рарус» один комплект таких решений — оборудование и софт — и привезли его в Хабаровский край на первый объект. С этого момента мы совместно с «1С-Рарус» начали выстраивать экосистему решений и ИТ-сервисов для наших клиентов. Усилия не пропали даром: компания ACS начала активно расти и в период с 2017 по 2022 год удвоила обороты.

Сергей Веселов: Благодаря успешной автоматизации мы смогли взять на обслуживание еще двух клиентов: газоконденсатную и золотодобывающую компанию. Для обоих предприятий реализованы кассовые системы с депозитными кошельками и картами. И уже тогда мы стали осознавать, что как федеральным кейтерам нам становится недостаточно функционала «1С:Общепит».

Мы обслуживали разные проекты, у каждого из которого были собственные столовые, логистика, стоимость продуктов и так далее, а «1С:Общепит» предлагал усреднение параметров. И единственным вариантом учитывать особенности каждого проекта в этой системе было увеличение количества информационных баз.

К тому же, в конце 2021 года компания ACS выиграла тендер крупнейшей нефтедобывающей компании на обслуживание 57 столовых, рассчитанных на питание 30-35 тысяч человек, и расположенных на площади 200 кв. км между Нефтеюганском и Сургутом.

В ТЗ была прописана сложная система депозитов: 4 типа идентификационных карт, с разными лимитами, правами, категориями и возможностями. Кроме того, для удобного расчета и оптимизации размера НДФЛ для сотрудников все наценки нужно было вынести в тариф. Требовалось создать систему, которая будет идентифицировать сотрудника, учитывать приобретенные блюда и рассчитывать тариф в правильной форме.

Оценив масштаб проекта и сложность задач, мы поняли, что необходимы кардинальные перемены в ИТ-инфраструктуре, но поскольку новый программный продукт «1С-Рарус» на тот момент еще не был проверен в боевых условиях, было решено в ближайшее время совместными усилиями дописать недостающие модули программы «1С:Общепит» и запустить обслуживание объектов предприятия, а позже мигрировать бэкенд на новую систему «1С:Управление предприятием общепита».

Сергей Веселов: Сложность перехода заключалась в том, что за 3-4 месяца обслуживания столовых на предприятии в системе «1С:Общепит» накопилось несколько десятков тысяч чеков. И нужно было переносить большую базу и бесшовно мигрировать кассовые узлы на удаленных объектах так, чтобы не возникало необходимости в перенастройке.

Алексей Павлов: Дополню, что была еще пара сложных моментов. Первый — это сложная ситуация с доступностью интернета. Многие объекты — это далекие точки на карте, такие, как Диксон. Где-то связь есть редко, по расписанию, буквально на пару часов в день, где-то — с помощью тарелки по спутниковому интернету, с дорогим трафиком. Нам пришлось адаптировать систему к требованиям такого минимального, квантового обмена, чтобы в редкие часы, когда связь есть, могла пройти вся необходимая информация в сжатом виде и с достаточным дублированием, чтобы минимизировать затраты на связь. В этой части было много оптимизаций и нестандартных технических решений.

Вторая проблема связана с механизмом расчета дотаций. Непростая схема ценообразования и начисления дополнительных тарифов за обслуживание сочетается с предоставлением конечному заказчику расчетов за фактически оказанные услуги питания. На оцифровку и на отладку сложных алгоритмов ушло много времени.

К счастью, в компании ACS сильная ИТ-команда, которая ведет большой пул разработок. И это позволило построить законченный гармоничный интегрированный ИТ-ландшафт.

Сергей Веселов: И для нас, и для компании «1С-Рарус» это был мощный прорыв. Мы успешно перешли на «1С:УНФ 8. Управление предприятием общепита», и с этого момента ежеквартально запускали новые проекты для нашего крупнейшего клиента. Мы обслуживаем шесть объектов и сейчас запускаем седьмой.

Сергей Веселов: К 1 декабря 2021 года в ИТ-отделе компании ACS было уже пять специалистов: один в Хабаровске и четверо в Москве. А 1 декабря 2022 года мы увеличили штат до 15 человек: открыли ресурсный офис в Твери. На его базе заработала служба технической поддержки. Учитывая, что на объектах работают люди старшего среднего возраста и что кассовая система «РестАрт» для них сложновата в освоении, такая служба оказалась очень востребована.

А так как количество используемых сервисов 1C росло, мы включили в группу техподдержки двух консультантов 1С. Благодаря этому мы сняли с компании «1С-Рарус» определенную часть задач. А затем еще больше усилили команду, приняв в нее full stack разработчика.

В результате мы самостоятельно смогли разработать приложение «Личный кабинет сотрудника» — портал, куда заходят сотрудники и видят свои расходы на питание в режиме онлайн и в ретроспективе. Также разработан сервис SmartApp по доставке еды сотрудникам, размещенным в зданиях, где не было столовых, с сохранением истории заказов. Созданный в сжатые сроки сервис SmartApp неожиданно «выстрелил»: в первое время оформлялось 200-400 заказов в день, которые приносили прибыли примерно 10 млн руб. в месяц. На текущий момент через это приложение в компанию ACS поступает 2000+ заказов ежедневно.

Алексей Павлов: Сейчас идет пилотный проект «Умная касса». Суть его заключается в том, что гости, набрав поднос с блюдами, могут идти не к кассиру, а поставить его на специальный терминал, после чего предобученная система распознает блюда и наберет состав чека. Останется только проверить, что все корректно, и при необходимости внести правки, а затем приложить карту питания или банковскую карту.

Такие системы могут существенно увеличить пропускную способность объектов общественного питания, особенно в часы пиковых нагрузок, когда смена 2000 человек приходит на обед в заводскую столовую. А на удаленных объектах, возможно, позволят обслуживать людей без кассира, оптимизировав затраты на вспомогательный непроизводственный персонал. Работоспособный экземпляр «умной кассы» уже есть на одном объекте ACS.

Сергей Веселов: Наш вклад в этот пилотный проект — тестовая площадка и тестовое управление. Компетенции, связанные с техническими процессами, с аппаратными средствами и программным обеспечением привносит компания «1С-Рарус».

Алексей Павлов: Также мы подключили коллегам сервис «1С-Рарус:Мониторинг производительности», который производит сбор и парсинг лога технологического журнала 1С в онлайн-режиме и позволяет визуализировать собираемые данные. Сервис помогает выявлять точные места возникновения долгих вызовов, блокировок и прочих технологических проблем. Мы ожидаем, что это решение даст возможность ИТ-команде ACS следить за критически важными показателями и при необходимости превентивно принимать соответствующие меры. Потенциально в периметре постоянного наблюдения могут находиться более 200 объектов, разбросанных по северным и восточным территориям нашей страны.

Сергей Веселов: С компанией «1С-Рарус» мы движемся в сторону мониторинга качества и стабильности работы всех сервисов и решений. И я думаю, что 2024 год мы обязательно завершим кейсом по полному управлению кассовыми решениями на удаленных объектах, с поддержкой стабильности, скорости работы, и взаимодействия с базовыми информационными системами.

Алексей Павлов: Мы видим перспективы дальнейшего улучшения системы по многим направлениям. Есть итерационные задачи, которые нужно выполнять всегда: это повышение удобства для пользователей, совершенствование интерфейсов, рост быстродействия и масштабируемости. Сейчас мы с нашим заказчиком участвуем в грандиозном проекте, предполагающем строительство нефтеналивного терминала в Енисейском заливе в 40 км от Диксона. Количество объектов, которые обслуживает компания ACS, увеличивается, нагрузка на систему растет, и мы постоянно должны думать о повышении ее устойчивости и скорости работы.