Первый городской архив (Электронный архив Этлас)

ПЕТЕРБУРГСКАЯ КОМПАНИЯ «ПЕРВЫЙ ГОРОДСКОЙ АРХИВ» ПЕРЕХОДИТ НА РАБОТУ С СИСТЕМОЙ ЭЛЕКТРОННОГО АРХИВА «ЭТЛАС»

Заказчик

Компания «Первый городской архив» - активно развивающаяся компания, с современным менеджментом и квалифицированными специалистами, имеющими профессиональные опыт и знания в архивной обработке и хранении документов. Компания осуществляет архивное хранение документов с длительным и постоянным сроком хранения с соблюдением разнообразных норм и ГОСТов. Помещения архива оборудованы в соответствии с нормативными требованиями, обеспечивая сохранность документов с постоянным сроком хранения в специальных коробах на специальных стеллажах.

Проблематика

Специфика деятельности компании связана с большими объемами бумажной документации, доступ к которой необходимо не только строго разграничивать, соблюдая конфиденциальность, но и обеспечивать оперативный доступ к любому участку хранения с возможностью выдачи электронной справки по каждому отдельному документу или списку документов.

Ход проекта

Для создания адаптированного электронного архива руководство компании «Первый городской архив» привлекло специалистов компании «Этлас-Софт». Система электронного архива ЭТЛАС привлекла, в первую очередь, такими качествами, как гибкость в подходе к настройке и адаптации системы, отсутствие ограничений на типы хранимых документов и возможность организации картотек с любыми типами объектов.

Итог проекта

В процессе внедрения системы электронного архива ЭТЛАС на первом этапе специалистами компании «Этлас-Софт» полностью автоматизирован прием документов на хранение по описям, и максимально автоматизирована работа со складом хранящихся коробок с делами и документами. В дальнейшем стоит задача создания полнофункционального архива отсканированных копий хранимых документов.

Данное решение призвано осуществлять автоматизацию полного цикла работы с делами и документами, подлежащими хранению, включая использование системы штрих кодов, однозначно идентифицирующих коробку как единицу хранения, что позволит оперативно найти любую коробку через форму поиска.