«Аэропорт Салехард» внедрил ERP-систему для управления финансовой и хозяйственной деятельностью

2020: Внедрение ERP-системы для управления финансовой и хозяйственной деятельностью

23 марта 2020 года стало известно о том, что «Аэропорт Салехард» внедрил ERP-систему для управления финансовой и хозяйственной деятельностью на основе 3 решений на платформе «1С:Предприятие 8». В результате проекта аэропорт ведет раздельный учет расходов по видам услуг, выросла точность расчета себестоимости и снизились затраты. Ускорились все процессы, связанные с согласованием и утверждением договоров и других документов. Сроки подготовки отчетности сократились с 2-3 недель до 3-5 дней.

По информации компании, для поддержания необходимой пропускной способности аэропорту требуется хорошо отлаженная система планирования работы аэропортовых служб, спецтехники и автомашин. Когда учет оказания услуг ведется в разрозненных программах или вовсе вручную, предприятию сложно планировать и контролировать свою текущую деятельность.

Так в АО «Аэропорт Салехард» с помощью ИС «Аэропорт» отслеживался суточный план полетов и планировалась загрузка аэропорта. В бухгалтерию передавались только бумажные формы. На основании этих форм собирался сводный реестр и выставлялись акты АС, далее сотрудники бухгалтерии формировали акты в ИС «Инфин.Управление». Из-за выполнения всех операций вручную переход от количественных показателей к суммовым, от оперативного учета к бухгалтерскому, был замедлен.

В «Инфин.Управлении» велись бухгалтерский учет и расчет себестоимости. Алгоритмы расчета себестоимости отталкивались от информации, внесенной в программу. В специальных массивных таблицах типа Excel проставлялись коэффициенты с процентами, по которым распределялись расходы тех или иных подразделений. У сотрудников не было уверенности в точном подсчете себестоимости услуг, не в полной мере контролировались взаиморасчеты с поставщиками и заказчиками.

Отраслевая отчетность считалась вручную, при этом не формировалась отчетность по Приказу №303 и форме 67-ГА. Учет спецодежды велся на специальных бумажных карточках. Фиксировалась только выданная спецодежда, выдачу нельзя было запланировать.Витрина данных НОТА ВИЗОР для налогового мониторинга

Из-за некорректного ввода данных возникали сложности с расчетом имущественного и транспортного налогов. В целом подготовка регламентированной и управленческой отчетности занимала много времени.

Было принято решение построить систему управления финансовой и хозяйственной деятельностью аэропорта на основе программ «1С:ERP Управление предприятием», «1С:Документооборот КОРП» и «1С:Управление автотранспортом». В качестве подрядчика выбрали IT-компанию «ГЭНДАЛЬФ» из Ростова-на-Дону.

Система обеспечила ощутимый рост продуктивности работы и предоставила эффективные и удобные инструменты для развития аэропорта.

Модуль AMS в 1С:ERP позволил автоматизировать учет оперативной деятельности аэропорта: загрузка данных СПП из системы «Аэропорт», учет данных карт-нарядов и коммерческой загрузки, формирование актов AC. Услуги по актам АС автоматически рассчитываются согласно правилам, настроенным в «Прейскуранте». На основе введенных актов АС формируется сводный акт в бухгалтерии для выставления заказчику. Документы распределены по подразделениям, в которых сотрудники заносят в программу свои количественные данные. Финансово-эконмическая служба (группа взаиморасчетов) формирует документы «Акт АС», бухгалтерия сводно за декаду формирует документы «Акт об оказании услуг» на основании введенных актов АС. И уже далее выставляются счета авиакомпаниям, чтобы получить от них выручку.

С помощью этого модуля оптимизированы ресурсы по внесению данных и расчету - налажен упорядоченный ввод информации в систему, повысилась ее точность. Увеличился контроль сверки данных по количественным и суммовым расчетам оперативной деятельности, переноса этих данных в бухгалтерские.

Расчет себестоимости реализован в соответствии с законодательством и учетной политикой «Аэропорта Салехард», по привычным для сотрудников алгоритмам. Но они получили более тонкие инструменты по управлению затратами. Были настроены правила распределения расходов на себестоимость одного или нескольких видов услуг. Автоматизирован расчет нетиповых баз распределения – по выручке, пропорционально указанным коэффициентам и расходам по списку статей затрат. При этом поддерживаются отборы по видам услуг с учетом или без учета подразделений. Амортизация разных основных средств также может распределяться по разным правилам и на разные виды деятельности. К примеру, амортизацию трапа можно направить именно на себестоимость взлет-посадки. Это влияет на детализацию экономического анализа.

Автоматически по данным системы заполняется и отраслевая отчетность. Учитываются доходы и расходы по видам деятельности: авиационным (взлет, посадка, обслуживание пассажиров, обеспечение авиационной безопасности и др.) и неавиационным (например, работа гостиницы на территории). Отраслевая отчетность сразу совпадает с бухгалтерской. Дополнительно для формирования отчетности по требованиям Приказа Минтранса РФ от 5 декабря 2011 г. № 303 после типового закрытия месяца реализована детализация себестоимости видов услуг по процессам. Услуги делятся пропорционально трудоемкости, которая высчитывается экономистами. Соответственно, в систему вносятся проценты трудоемкости по процессам. Такие правила распределения настраиваются единожды.

Обеспечена прозрачность себестоимости услуг. Расчет себестоимости существенно упростился, его точность повысилась. Появилась возможность оперативно контролировать расходы предприятия и принимать меры к их снижению.

Также в соответствии с отраслевыми нормами законодательства в сфере охраны труда и нормами аэропорта настроен учет спецодежды, форменной одежды и средств индивидуальной защиты (шлемы, каски, утепленная обувь и костюмы). Назначена выдача спецодежды людям на определенных должностях. С помощью функционала типовой 1C:ERP учитывается по факту, кому что выдано и как эту одежду амортизировать, перемещать, возвращать обратно на склад, списывать, если она не носилась. А с помощью доработанного функционала можно отследить, что должно было быть выдано. Вносятся нормативы выдачи спецодежды – в каком подразделении, на какой должности сотруднику положено получение спецодежды. Формируется отчетность для сравнения плана и фактической выдачи. Можно проверить сроки носки и понять, в полном ли объеме доставлена спецодежда. Если кладовщик передал больше спецодежды, чем сотруднику предназначено, ему выводится предупреждение, что спецодежда выдается сверх нормы, чтобы исключить ошибки. Также в программе можно сформировать отчет и посмотреть, у какой спецодежды в следующем месяце истекают сроки носки, и заранее запланировать замену.

После решения на предприятии проблемы раздельного учета доходов и расходов по видам деятельности был закрыт ряд учетных блоков: бухгалтерское закрытие месяца (бухгалтерская отчетность), закрытие месяца в налоговом учете (декларация налога на прибыль), раздельный учет НДС, отраслевая отчетность. Вся отчетность теперь формируется в 1C:ERP, заполняется автоматически и сдается из системы. Сроки подготовки отчетности сократились с 2-3 недель до 3-5 дней.

В 1С:ERP «Аэропорт Салехард» в полном объеме ведет раздельный учет НДС. Вся информация о корректировках, возвратах и хозяйственных операциях, влияющих на учет НДС, регистрируется в системе. К камеральной проверке формируются книга покупок, книга продаж и декларация по налогу на прибыль. Расходы разносятся по облагаемым и необлагаемым НДС видам услуг или остаются распределяемыми. В конце квартала система позволяет учесть распределяемый НДС: какую часть брать к зачету и какую списать на затраты. Если сначала материалы приняли на облагаемый вид затрат, а потом оказалось, что их нужно потратить на необлагаемый, возникают ситуации, когда нужно восстановить их НДС или, наоборот, включить в стоимость. В системе это отрабатывается, и весь учет ведется полноценно.

В части налога на прибыль также отражаются облагаемые и необлагаемые доходы и расходы с формированием необходимых движений по отложенным налоговым активам (обязательствам) и постоянным разницам. Расчет налога на прибыль и заполнение декларации происходит автоматически.

В систему внесена необходимая информация и о прочих налогах. Используются типовые механизмы для начисления налога на имущество, транспортного налога и формирования соответствующих деклараций. При формировании транспортного налога учитываются платежи в систему «Платон». Налоги рассчитываются автоматически и корректно.

Внедрена типовая подсистема кадрового учета и расчета зарплаты. Основными используемыми начислениями которой стали: оплата по окладу, оплата сверхурочных часов, стимулирующие выплаты и надбавки, надбавки за вредные условия труда, северная надбавка и районный коэффициент.

Налажено эффективное управление автотранспортом. Разработаны индивидуальные формы путевых листов. Выписка и обработка путевых листов, а также заявок на транспортные средства занимает теперь вдвое меньше времени, чем это было ранее. Внедрена система учета расходования ГСМ с учетом сезонности.

Унификация нормативно-справочной информации позволила устранить разночтения при заказе и приемке запчастей и расходных материалов. Менеджеры оперативно формируют планы закупок с учетом складских остатков. Подбирают оптимальных поставщиков товара по их надежности, истории поставок, критериям срочности исполнения заказов, территориальному или прочим произвольным признакам. Время на согласование планов закупок существенно сокращено. Все это позволило обеспечить постоянное наличие на складе требуемых запчастей и расходных материалов.

Внедрение системы электронного документооборота ускорило все процессы, связанные с согласованием и утверждением договоров, внутренних, а также входящих и исходящих документов. Каждому участнику такого процесса отводится определенное время на согласование документа. В случае отсутствия кого-либо из ответственных за подписание лиц, его полномочия автоматически делегируются группе сотрудников с аналогичными компетенциями и должностными обязанностями. Принятие управленческих решений по предоставлению специальных условий для договоров (перечень оказываемых услуг, отсрочки платежа, периоды выставления счетов и актов) сократилось до нескольких часов, хотя ранее этот процесс мог занимать несколько дней. Все версии документов теперь хранятся в электронном виде. Исключена утеря документов при передаче между отделами.