Проекта внедрения модуля «Договоры on-trade» на базе ECM-системы Directum в Diageo

Ситуация

Корпоративная сеть DIAGEO в России рассредоточена по всей территории страны, и для компании очень важно наличие единого информационного пространства, в котором все сотрудники могли бы эффективно работать с документами.

Система DIRECTUM успешно используется в российском представительстве компании с 2010 года. За это время в системе были автоматизированы процессы по работе с договорными и финансовыми документами.

В 2014 году появилась необходимость в оптимизации и реорганизации процессов по направлению on-trade.

Выбор

Руководством компании было принято решение о реализации нового модуля «Договоры on-trade» в единой корпоративной системе электронного документооборота DIRECTUM. До этого момента работа по направлению on-trade велась в отдельном приложении, что требовало от компании дополнительных затрат на поддержку.

Важным преимуществом системы DIRECTUM является наличие веб-доступа, позволяющего сотрудникам головного офиса и филиалов работать в единой системе, и в любой момент иметь оперативный доступ к корпоративным документам.

Анализ задач

Основные функциональные требования, предъявляемые к модулю:

• В системе должна храниться информация по контрагентам и торговым точкам контрагентов для заключения договоров.
• Должна быть возможность создавать договоры трех типов, в зависимости от типа предоставляемых услуг, договорные документы должны формироваться системой автоматически.
• Для каждого договора должна быть возможность вести график оплат.
• Должна быть возможность загрузки фотоотчета по договору.
• Должен быть автоматизирован процесс закрытия периодов по договорам.
• В ходе закрытия периода должна быть возможность автоматически генерировать закрывающие документы: акт и счет-фактуру на основе соответствующих макетов.
• Система должна обеспечивать разграничение доступа к различным компонентам модуля в зависимости от роли участника процесса.
• Должна быть возможность работать с модулем через веб-доступ.

Решение

Для решения поставленных задач был создан новый модуль «Договоры on-trade», полностью разработанный под требования Заказчика, включающий в себя автоматизацию процессов по работе с контрагентами on-trade, созданию и согласованию договоров on-trade, а также закрытию периодов по договорам on-trade.

Работа с контрагентами on-trade Разработан справочник «Контрагенты on-trade», позволяющий хранить информацию о контрагентах, о торговых точках контрагента, а также привязывать все необходимые учредительные документы по контрагенту.Витрина данных НОТА ВИЗОР для налогового мониторинга

Каждый контрагент может иметь одну или несколько торговых точек. Для хранения информации о торговых точках, разработан справочник «Торговые точки on-trade».

С целью контроля правильности введения данных при добавлении нового контрагента и дополнительной проверки наличия всех необходимых учредительных документов по контрагенту в системе, был разработан типовой маршрут по проверке контрагента. Любой on-trade менеджер может добавить нового контрагента в систему, но для возможности дальнейшей работы с контрагентом, заключения договора, необходимо отправить созданную карточку контрагента на проверку администратору модуля. Для этого менеджеру необходимо после добавления нового контрагента нажать на кнопку «Проверить» в карточке. По нажатию на кнопку запускается ТМ «Проверка контрагента», в рамках которого администратор модуля получает задание на проверку контрагента, и может утвердить контрагента или отправить карточку менеджеру на доработку.

Создание и согласование договоров on-trade Для работы с договорами был разработан справочник «Договоры on-trade», имеющий три представления для возможности создания трех типов договоров: Договор на проведение мероприятия, Договор на оказание услуг по выкладке/размещению в меню, Договор на оказание услуг Хаус-бренд.

Карточка каждого из типов договоров содержит закладки:

«Главная» – для хранения общей информации по договору. «Детализация» – для занесения детальной информации по договору, в зависимости от типа предоставляемых услуг. «График оплат» – для ведения периодов оплат услуг по договору. «Отчеты» – для занесения информации о ходе оказания услуг по договору.

Для согласования договоров разработан типовой маршрут «Согласование договоров on-trade». В ходе согласования автоматически изменяется статус договора, а также права доступа на редактирование карточки справочника. По окончании согласования ответственный бухгалтер формирует договорной документ. Тело документа формируется автоматически на основе макета, для каждого типа договора разработан отдельный макет.

Закрытие периода по договору on-trade Карточка справочника «Закрывающие документы on-trade» В модуле автоматизирован процесс закрытия периодов по договору: ежедневно система отслеживает даты окончания периодов оплат по договорам, и если по договору период подходит к концу, договор отправляется по ТМ «Закрытие периода по договору on-trade». В ходе ТМ автоматически формируется карточка справочника «Закрывающие документы», в которой содержится вся необходимая для бухгалтера информация о периоде закрытия. В карточке автоматически рассчитываются итоговые суммы к оплате за период, с учетом штрафов, в зависимости от указанного количества нарушений.

В ходе закрытия периода по договору бухгалтер формирует закрывающие документы: акт и счет фактуру. Документы формируются автоматически на основе готовых макетов. Также можно сформировать фотоотчет за период. Фотоотчет формируется автоматически на основе ранее загруженных менеджером фотографий по договору за указанный период.

Результаты

Всего за три месяца проект был успешно реализован, работы по внедрению выполнены в полном объеме, модуль переведен в промышленную эксплуатацию. С модулем активно будет работать порядка 35 пользователей, большинство из них – сотрудники филиалов, которые будут осуществлять работу через веб-доступ.

Уже по итогам первого месяца работы с модулем можно сделать вывод, что внедрение модуля позволило примерно в два раза сократить время, затрачиваемое на согласование договоров, а также существенно сократить материальные расходы. До внедрения модуля в процессе согласования участвовали представители всех функций, а также привлеченные сотрудники Агентства. Теперь количество сотрудников, вовлеченных в процесс согласования, сократилось, за счет автоматизации процессов в модуле.

Также процесс согласования значительно упрощается за счет исключения ошибок инициаторов при подготовке договоров: в модуле используются согласованные и утвержденные внутри компании 3 макета договора, которые дополняются утвержденными и согласованными услугами (из справочника). Документы формируются полностью автоматически на основе макетов и введенных данных, инициаторам необходимо только выбрать нужные опции из справочников.

Система позволяет хранить большой объем файлов, и к договору можно прикреплять все необходимые дополнительные подтверждения, которые ранее хранились отдельно от самих договоров. Теперь, открыв договор, можно увидеть все необходимые подтверждения и отчеты. Это позволило значительно упростить работу с договорами и закрывающими документами.

Перспективы

Участники проекта со стороны компании DIAGEO активно принимали участие в проектировании и тестировании модуля, а также очень заинтересованы в его дальнейшем развитии, повышении удобства работы всех пользователей. Уже есть планы по дальнейшему развитию и улучшению модуля, расширению его функциональности в рамках сервисной поддержки.

В частности, в модуле уже дорабатываются отчеты для координатора бюджета и для бухгалтерии. Отчет для координатора позволит минимизировать ручной труд по формированию Excel таблиц и существенно сократит вероятность ручных ошибок. Отчет для бухгалтерии позволит вести тотальный контроль движения всех договоров и закрывающих документов.

Впечатления

Глазова Эка, ведущий бухгалтер группы по расчетам с клиентами ЗАО «Д Дистрибьюшен», так комментирует проект: «Впечатления от данного проекта только положительные. Сотрудники компании Акелон не только помогли реализовать все наши идеи, но и предлагали свои, чем помогли улучшить работу модуля и сделать ее более эффективной. Модуль прост в использовании, но при этом соответствует требованиям 4 отделов компании».