В "Энерготранс" модернизирована учетная система

Компании требовалась модернизация учетной системы. На ввод данных в используемые учетные программы и подготовку отчетности бухгалтерия и экономический отдел затрачивали большое количество времени, что не позволяло руководству оперативно получать актуальные данные о состоянии дел на предприятии. Необходимо было обеспечить эффективную работу всех подразделений и отделов, ускорить и упростить сбор и анализ данных. Требовалось получать информацию о доходности каждой единицы техники, чтобы сократить издержки и повысить прибыльность, вести автоматический расчет стоимости перевозок по сложным маршрутам с учетом нескольких тарифов, времени простоя и других условий.

Цели и задачи проекта

• Создать единое информационное пространство предприятия, охватывающее все отделы и подразделения, и обеспечивающее оперативный доступ к актуальным данным в любое время.
• Свести к минимуму ручной труд при ведении учета.
• Исключить влияние человеческого фактора на учетные процессы и повысить их точность.
• Наладить получение сведений о доходности каждой единицы техники.
• Поднять эффективность регламентированного и кадрового учета, повысить точность расчета заработной платы.
• Обеспечить надежный учет данных по расходу ГСМ и ремонтам.
• Предоставить руководству инструменты контроля за деятельностью предприятия и финансами.

Описание проекат

Учет процессов специалисты предприятия вели в нескольких не связанных между собой программных решениях, а также с использованием электронных таблиц Excel. Значительное количество времени отнимал ручной ввод в базы данных программ и подготовка регламентированной отчетности. Отсутствовала возможность оперативно сформировать управленческие отчеты для руководства. Сложности возникали также с аналитическими отчетами, расчетом эффективности и доходности по каждой единице техники. Доступ к информационным базам имелся не у всех подразделений предприятия. Обмен данными между сотрудниками разных отделов требовал дополнительных затрат времени и усилий. Сведения о ремонтах передавались из ремонтного цеха в бухгалтерию предприятия в бумажном виде и вручную заносились в базу данных. Учет расхода топлива велся по чекам АЗС. Часть информации приходилось дублировать в разные системы, что повышало риск ошибок, связанных с человеческим фактором.

Компании требовалось объединить все учетные процессы в едином информационном пространстве, свести к минимуму ручные операции и предоставить доступ к актуальным данным специалистам всех подразделений в соответствии с их задачами. Кроме того, необходимо было обеспечить возможность оперативного анализа финансово-экономической деятельности предприятия, наладить расчет стоимости услуг по каждой единице техники, автоматизировать расчет заработной платы, повысить точность учета ГСМ и расходов на топливо.Как DevOps-сервис помогает «разгрузить» высоконагруженные системы BPMSoft

В качестве основы проекта был выбран комплекс программных продуктов «1С:Управление производственным предприятием», «1С:Управление автотранспортом ПРОФ» и «1С:Зарплата и Управление Персоналом 8». Для выполнения внедрения руководство пригласило специалистов компании «Первый БИТ».

Система была установлена и настроена на 50 рабочих местах в бухгалтерии, экономическом отделе, отделе кадров, ремонтном и транспортном цехах. Программные решения объединены в общее информационное пространство, что позволило наладить доступ к актуальным данным всем автоматизированным подразделениям. Учетная информация из старых баз перенесена в новую систему.

Учет автотранспорта налажен в программе «1С:Управление автотранспортом ПРОФ». При создании новой карточки транспортного средства автоматически формируется соответствующая запись в «1С:Управление производственным предприятием» с необходимой аналитикой по расходам на машину, включая ГСМ, ремонты, обслуживание и запчасти, а также услуги мойки и стоянок, штрафы, лизинг и другие. Это дает возможность автоматизировать получение точных и актуальных данных по расходам в разрезе единиц техники.

Сотрудники ремонтного цеха самостоятельно вносят подробные сведения о проведенных ремонтах, техобслуживании и профилактических работах. Такая организация работы ускорила выполнение учетных процессов и повысила их точность, а также снизила нагрузку на бухгалтеров. Автоматический импорт данных о заправках от процессинговых центров заправочных станций усилил контроль за расходованием бензина и обеспечил точный учет топлива.

В программе сохраняются данные путевых листов водителей. Это позволило автоматизировать вычисление стоимости сложных маршрутов с учетом нескольких тарифов, времени простоя и других условий. Информация об отработанном времени водителей используется в «1С:Зарплата и Управление Персоналом 8» для расчета заработной платы, отпускных и других выплат.

С помощью «1С:Управление производственным предприятием» специалисты бухгалтерии и экономического отдела получают актуальную регламентированную отчетность, отчеты по ГСМ и ремонтам, формируют сметы затрат и собирают данные управленческого учета для руководства. С учетом специфических потребностей компании был доработан и детализирован «Маржинальный отчет» в программе «1С:Управление автотранспортом ПРОФ». Отчет позволяет выявить прибыльность по каждому заказчику и каждой единице транспорта. Используя эти сведения, работники могут использовать для более выгодных заказов более дешевый вид транспорта, повышая прибыльность и экономя ресурсы. Кроме того, программные продукты позволяют детализировать косвенные расходы предприятия, сделать их более прозрачными и выявить возможности для снижения затрат.

Система дала возможность существенно ускорить выполнение многих бизнес-процессов предприятия, связанных с учетом автотехники, ремонтов и расходов на топливо, получением регламентированной и управленческой отчетности. Исключена необходимость повторного ввода данных, минимизировано негативное влияние человеческого фактора. Компании предоставлены инструменты для контроля за издержками, которые помогут руководству сократить финансовые затраты и повысить прибыльность.

В настоящее время специалисты интегратора оказывают предприятию услуги абонентского сопровождения.

Результаты проекта

• Создано единое информационное пространство, обеспечивающее работу сотрудников разных подразделений с актуальными и точными данными;
• Полностью исключен повторный ручной ввод данных;
• На 80% снижено количество ошибок, связанных с человеческим фактором;
• Значительно повышена точность учета всех процессов, связанных с транспортом, грузоперевозками, ремонтами, ГСМ и личным составом предприятия;
• Расчет заработной платы сотрудникам ускорен с 5 дней до 4 часов. Существенно повышена его точность за счет автоматического учета отработанного времени водителей и других параметров;
• Формирование регламентированной отчетности ускорено в 7 раз;
• Многократно ускорено получение отчетов по ГСМ и ремонтам, а также сметы затрат;
• Налажено получение управленческой отчетности, которая помогает руководству контролировать деятельность компании и своевременно принимать решения, а также повышать прибыльность на 38%.