Издательство «Эксмо» разочаровалось в SAP и перешло на 1С

Предпосылки проекта

Компания «Эксмо» по состоянию на 2012 год занимает 20% российского книжного рынка и располагает крупнейшим в России авторским портфелем из 8000 имен. Издательство имеет развитую дистрибуторскую сеть, включающую восемь региональных центров.

До 2004 года «Эксмо» использовались несколько не связанных между собой самописных информационных систем.

С 2004 года «Эксмо» занималось внедрением и развитием КИС на базе решений SAP. В частности, известно, что проект начинался с внедрения SAP R/3. Тогда, в рамках проекта по созданию ИТ-инфраструктуры для данной системы, « Борлас» произвел поставки серверного оборудования Sun. В 2005 году, в рамках второго этапа ERP-проекта, в издательстве внедрялись модули SAP R/3 CRM, BW, HR, для которых потребовались дополнительные вычислительные ресурсы.^[1]

Известно также, что в «Эксмо» была создана собственная структура для ведения SAP-проекта, а в дальнейшем издательством также использовалось и решение mySAP Business Suite. А по состоянию на 2007 год в корпоративной информационной системе на базе SAP велись все критичные бизнес-процессы по выпуску около 800 наименований книг ежемесячно, круглосуточно работали 350 активных пользователей без учета тех, кто только извлекает информацию из системы. ^[2]

После почти 8 лет эксплуатации "Эксмо" все-таки признало недостатки SAP и заменило ее на отечественную 1С

Причины отказа от SAP

Ранее представители издательства «Эксмо» озвучивали позитивные итоги использования систем SAP. В частности, ранее заявлялось, что результатом внедрения стало решение проблем с оперативным планированием финансов и управленческим учетом. Кроме того, удалось добиться снижения материальных запасов, а отклонения реальных цифр от плановых в системе планирования материалов уменьшились с 20 до 5%.^[1]

Однако в дальнейшем по мере эксплуатации системы на SAP у «Эксмо» возникли серьезные трудности. В частности, дистрибуторское подразделение «Эксмо» уже перешло на «1С», и использование разных систем значительно затрудняло работу склада и постоянно требовало дополнительных настроек. «Ранее использовавшаяся в «ЭКСМО» западная ERP-система не устраивала издательство: обновление и развитие системы с учетом изменений внутри компании и во внешней бизнес-среде требовало больших затрат как времени, так и финансов. Очень медленно происходило оформление необходимой документации при дистрибуции книг региональным центрам и конечным клиентам. Складскому персоналу приходилось работать в четыре смены, а выдача заказов нередко задерживалась на несколько часов», - заявила Марина Емельянова, финансовый директор «Эксмо».Как с помощью EvaProject и EvaWiki построить прозрачную бесшовную среду для успешной работы крупного холдинга

Кроме того, в «Эксмо» называют и другие недостатки SAP. В частности, был затруднен обмен данными, что приводило к разногласиям между подразделениями и негативно сказывалось на эффективности бизнеса.

Выбор новой платформы

Новую информационную систему, по словам директора по бизнес-администрированию «Эксмо» Ильи Кашпарова, выбирали по следующим критериям: невысокая стоимость владения, обширные возможности для интеграции процессов и потоков данных между подразделениями, а также способность поддерживать высокую скорость изменений.

Систему планировалось использовать в тесной интеграции с web-порталом на платформе «1С-Битрикс» для организации документооборота в компании и других процессов. В результате была выбрана программная платформа «1С:Предприятие 8.2». Подрядчиком по реализации проекта стала компания «1С-Рарус».

Ход проекта

Для реализации базового функционала новой КИС «Эксмо» были применены конфигурации «1С:Управление производственным предприятием 8» и «1С:Консолидация 2.0», а также программно-методический комплекс «1С-Рарус:Процессное управление».

Специалистами «1С-Рарус» были разработаны и внедрены подсистема управления данными редакционно-производственного блока, подсистема управления редакционно-издательским блоком. На базе «1С:Управление производственным предприятием» разработана подсистема оперативного планирования производства.

В новой ERP-системе работают следующие подразделения: литературные редакции, департамент по производству и снабжению, торговый дом, арт-дирекция, отдел допечатной подготовки, отдел по работе с электронными авторскими правами, отдел международного авторского права, планово-экономический отдел, финансовый департамент, бухгалтерия, юридический отдел.

В информационной системе зарегистрировано более 1000 пользователей, количество одновременных подключений свыше 400. Длительность проекта составила 7 месяцев.

Результаты миграции

• Из-за сложности и высокой стоимости обновления формул расчета плановой себестоимости книг в прежней системе издательству приходилось использовать упрощенные формулы, заданные 3 года назад. Со старой информационной системой погрешность при расчетах составляла около 10-15%. С помощью «1С:Предприятие 8» была оптимизирована работа технологов при определении технологических параметров производства изданий. Сегодня погрешность снизилась до уровня 3-5%. В дальнейшем, за счет автоматизации раскроя листов на печатном оборудовании, планируется снизить погрешность до 0-1%.

• Сотрудникам отдела снабжения приходилось вручную рассчитывать, сколько материала ушло на выпуск какого-либо издания, соотносить расходы с объемами поставок. В результате реавтоматизации данных процессов на новой платформе «1С:Предприятие 8.2» и сокращения ручного труда увеличена скорость работы специалистов по снабжению.

• Автоматизированы взаиморасчеты с правообладателями. С помощью «1С:Предприятие 8» организовано управление договорами и объектами авторского права, происходит расчет и учет вознаграждений. Издательство получило возможность рассчитывать авторские вознаграждения по различным методикам: как от объемов выпуска, так и от объемов продаж.

• За счет быстродействия системы ускорилось оформление документации при дистрибуции книг. Персонал торгового дома теперь работает в три смены, выдача заказов происходит оперативно, сокращено время ожидания представителей дистрибуторских центров и клиентов.

• В результате внедрения «1С:Предприятие 8» издательство «ЭКСМО» может быстрее реагировать на изменения в бизнес-среде и законодательстве. И если ранее время реакции на необходимость изменения системы занимало свыше 30 дней, то сегодня адаптация с учетом новых требований происходит за 1-2 дня.

• За счет автоматизации логистика и склада издательство получило наибольшую экономию средств, оценивающуюся «Эксмо» в миллионы рублей. Была сокращена работа ночной – самой высокооплачиваемой – смены складских работников и снизились выплаты за переработку.

• Благодаря реализованной с помощью «1С:Управление производственным предприятием 8» подсистемы Казначейство ТОП-менеджеры компании регулярно получают достоверную и прозрачную отчетность о состоянии финансов в компании.

Подрядчики

Проект выполнен совместно с компанией СофтСервис.

Примечания