Рекорд за 2 месяца. Как оперативно и эффективно перевести учет на отечественную платформу 1С и стать лучшим проектом года

В 2022 году многим российским компаниям потребовалось в сжатые сроки осуществить импортозамещение ряда систем. Одно из самых сложных и при этом быстрых решений удалось внедрить в нефтесервисной компании «Технологии ОФС» в сотрудничестве с лидерами рынка — компаниями «RG-Soft» и «Гигабайт». Именно это внедрение было признано лучшим территориально-распределенным проектом в главной номинации премии «1С:Проект года».

Вся система учета предприятия была перенесена на «1С» с сохранением работы по стандартам US GAAP. Основной этап миграции удалось провести всего за два месяца, при этом предприятие продолжало работать без остановки, несмотря на несколько параллельно развивающихся видов бизнеса и представленность в регионах России с разными часовыми поясами.

Предпосылки к реализации проекта

До мая 2022 года одна из крупнейших нефтесервисных компаний «Технологии ОФС» (российское подразделение Baker Hughes) использовала для ведения оперативного и управленческого учета единую корпоративную систему. Она была построена на базе программного продукта класса ERP зарубежного вендора (SAP) и развернута на серверах головной компании в США.

В первой половине 2022 года у компании «Технологии ОФС» возникла потребность в переводе системы учета на отечественную платформу, так как используемое ранее зарубежное решение больше не могло решать задачи компании. В частности, из-за того, что производителем было внедрено программное ограничение функционала.

Масштаб бизнеса осложнял процесс будущей миграции: подрядчику предстояло перевести учет всех 9 нефтесервисных линеек компании, имеющей филиалы в 10 часовых поясах от Сахалина до Калининграда, причем за очень короткое время. Общая численность пользователей SAP во всех регионах присутствия компании составляла около 1000 человек, а весь штат превышал 3000 человек.

Перед исполнителем были поставлены 3 основные задачи:

• максимально быстрая и бесшовная миграция на новую платформу;
• внедрение проекта без остановки работы предприятия;
• сохранение методологии учета по стандартам US GAAP.

В то же время от исполнителя требовались опыт работы с нефтесервисными предприятиями и навыки внедрения новой системы учета на предприятии подобного масштаба, а также умение работать в формате Agile-подхода. Кроме того, реализовать миграцию было необходимо в максимально короткие сроки.

Когда мы пришли в проект, у компании уже была выстроена определенная схема — многие базы и процессы были перенесены в Excel, внутренние IT-специалисты написали макросы, чтобы с этим можно было как-то работать. Но это скорее была вынужденная мера, — рассказала на 9-ой международной конференции «Решения 1С для корпоративных клиентов» Юлия Стружкова, директор подразделения по трансформации бизнеса компании «Технологии ОФС». — У каждого подразделения был свой справочник контрагентов, наблюдались проблемы с консистентностью данных. С учетом имеющихся на тот момент возможностей и действующих ограничений процессы были выстроены хорошо, однако для эффективной работы и обмена информацией требовалась их систематизация.

Выбор решения

По словам Юлии Стружковой, выбор, на какую платформу переходить, не стоял. Компания изначально хотела использовать «1С:ERP. Управление холдингом» как наиболее многофункциональную и похожую на имеющееся решение платформу. Необходимо было определиться с исполнителем. При этом у компании не было права на ошибку, так как проект миграции важно было реализовать как можно скорее.

В качестве кандидатов в исполнители рассматривались несколько крупных компаний российского рынка, обсуждения велись всего три недели. Тендер выиграла объединенная команда «RG-Soft» и «Гигабайт». Она уже имела опыт и знания в нужной сфере, необходимый штат специалистов, а также была готова создать и запустить проект максимально быстро.

Первая рабочая встреча с выбранной командой прошла 17 июня 2022 года, то есть уже на следующий день после оглашения победителей тендера. Запустить новую систему на базе «1С» необходимо было к 1 сентября 2022 года. Система должна была вести оперативный и управленческий учет отношений с поставщиками, партнерами, клиентами и также решать внутренние задачи компании. Кроме того, на «1С» требовалось перевести более 10 программных продуктов заказчика.

Ход проекта

После обсуждения проекта с исполнителями сразу был определен пул основных проблем:

1. Часть важных процессов в компании была выстроена на базе так называемых глобальных продуктов, но методика и особенности связанных с ними процессов при смене платформы на отечественную ясны не были. Например, номенклатурная работа по созданию справочных материалов до этого велась подразделением компании из США, а закупочные документы обрабатывались в Малайзии, себестоимость считалась специалистами из Германии.
2. В компании не хватало отдельных компетенций и даже функций. Это в том числе было связано с уходом ряда глобальных менеджеров.
3. Необходимо было внедрить новые функции и процессы с учетом текущей мировой повестки и новых реалий компании.

Для проекта был выбран подход, который назвали «дикий Agile» из-за сверхбыстрого перехода с одной учетной системы на другую. При использовании этой технологии практически сразу запускается часть функционала с последующим развитием всей системы.

Такой подход позволил:

• Через два месяца после старта проекта, к сентябрю 2022 года, запустить в базовом варианте новый учет закупок и продаж, реализовать на новой платформе контроль дебиторской и кредиторской задолженности, а также движения денежных средств.
• В октябре 2022 года запустить складской учет и производство на одном из двух заводов компании.

Представители компании «RG-Soft» выделяют несколько особенностей реализуемого проекта, которые помогли запустить его в сжатые сроки. Одна из них — общая рабочая группа из специалистов команды исполнителей и бизнес-лидеров заказчика. 70% рабочего времени последних было отведено именно на проект миграции.

Это был первый случай в моей практике, когда на проекте была очень высокая скорость принятия решений за счет вовлеченности ключевых сотрудников со стороны заказчика, включая руководителей направлений, — вспоминает Алексей Розов, генеральный директор «Интеллект Альянс», входящей в группу компаний « RG-Soft[1]». – Одним из залогов успеха также стало глубокое погружение в процесс координатора проекта от заказчика. Юлия Стружкова обладает уникальным набором компетенций: до управления подразделением по трансформации бизнеса она работала в компании в качестве IT-директора и заместителя директора производственного подразделения.

Результаты

Директор подразделения по трансформации бизнеса компании «Технологии ОФС» Юлия Стружкова указывает, что задача максимально автоматизировать все процессы не стояла — гораздо важнее было настроить работу новой системы учета аналогично ранее используемой.

Критически важно было сделать всё в отведенные сроки — перенос запуска был невозможен, это могло бы привести к остановке бесперебойной работы предприятия. Учитывая, что реализуемые нефтесервисной компанией услуги обеспечивают круглосуточную деятельность других компаний из российского энергетического сектора, срочность проекта стояла на первом месте.

В результате удалось не только запустить в 1С:ERP основные процессы всего через рекордные два месяца после старта проекта, но и оставить в качестве основного вида учета привычный для компании US GAAP, переработав его и даже приблизив к стандартам РСБУ.

При этом частично учет был реализован в двуязычном формате (русский, английский) — для наименований номенклатуры и других справочников.

Кроме того, в рамках проекта проведен глубокий реинжиниринг бизнес-процессов и методик учета по различным функциональным областям.

В итоге подрядчикам совместно с заказчиком удалось автоматизировать операционную и финансовую деятельность 7 различных видов бизнеса в рамках одной информационной системы без принципиальных изменений центральных механизмов.

Сейчас мы продолжаем реализацию уже нового этапа проекта, постоянно получая и решая дополнительные задачи. На текущий момент планы по проекту расписаны до первого квартала 2024 года. Внутри квартала идет помесячная детализация с двухнедельными порциями обновления функционала и учета. Я бы назвал текущую работу апгрейдом уже внедренных решений. Мы усложняем учет и процедуры согласования, улучшаем автоматизацию процессов, — рассказывает о ходе развития информационной системы Алексей Розов, представитель группы компаний « RG-Soft[2]». — Сейчас занимаемся автоматизацией учета ремонта оборудования, себестоимостью и международным учетом. В планах внедрение полевого модуля, бурение, бюджетирование и многое другое. Мы должны закончить весь дополнительный контур текущих работ в начале 2024 года, но не исключаем, что после этого заказчиком будет запущен новый этап проекта.

Компания RG-Soft имеет статусы: 1С:Центр ERP, 1С:Центр ERP — Торговля, 1С:Центр ERP — Производство, Центр Реальной автоматизации, 1С:Центр компетенции по управлению персоналом, Центр компетенции по Документообороту.

Контакты:
Сайт: rg-soft.ru
Телефон: +7 (495) 989-22-16