Neti автоматизировала работу с заявками на командировку и авансовыми отчетами в «Таттелекоме»

2020: Автоматизация работы с заявками на командировку и авансовыми отчетами

26 октября 2020 года компания Neti сообщила, что автоматизировала работу с заявками на командировку и авансовыми отчетами в компании Таттелеком.

По информации компании, чтобы автоматизировать выдачу подотчетных сумм, оформление командировок и авансовых отчетов, руководство Таттелеком приняло решение внедрить инструменты автоматизации. Созданная Neti ИТ-система позволяет оптимизировать эффективность бизнес-процессов как во время пандемии, так и в нормальном режиме работы.

Таттелеком обеспечивает связью частных и корпоративных клиентов по всему Татарстану. Для этого тысячи человек регулярно ездят в командировки по республике. Многим из них нужны наличные денежные средства, которые выдаются в качестве командировочных или на другие расходы.

До 2020 года все заявки и отчеты сдавались в бумажном виде. Согласования документов с "живыми" подписями отнимали много времени у сотрудников, а также усложняли процессы управления финансами. А в условиях пандемии этот метод работы оказался и вовсе неприемлемым, потому что отсутствие руководителя на рабочем месте стало нормой.

Оптимальное решение задачи предложила компания Neti, обладающая обширной экспертизой в сфере мобильной и веб-разработки, а также ведении интеграционных проектов с технологиями Microsoft Dynamics AX. Специалисты Neti взяли на себя разработку универсального решения по согласованию заявок на командировку, выдачу подотчетных сумм и оформлению авансовых отчетов.

К созданию портала для заказчика подключились отделы дизайна, бэкенд и фронтенд-разработки, а также специалисты по Microsoft Dynamics AX. Команда из 7 человек провела все работы и завершила проект за 5 месяцев, несмотря на ограничения, связанные с коронавирусом.Как с помощью EvaProject и EvaWiki построить прозрачную бесшовную среду для успешной работы крупного холдинга

Внутренний портал для Таттелеком был разработан как универсальная веб-платформа. Участие разработчиков из разных команд позволило обеспечить его функционирование на разных устройствах. В результате руководители и ответственные лица, которые могут находиться в другом городе или просто работать в удаленном режиме, получили возможность согласовывать заявки, принимать отчеты прямо на своем смартфоне или планшете, либо использовать для этих задач любой стационарный компьютер или ноутбук, подключенный к Интернету.

В Таттелеком используется учетная система Microsoft Dynamics AX 2009, в которой автоматизирован бухгалтерский, налоговый и кадровый учет, а также все финансовые процессы компании.

Часть функций Microsoft Dynamics AX 2009 в ближайшие годы может быть перенесена в более современные приложения, поэтому командой Neti было принято решение создать портал независимым от учетной системы. Такой подход позволяет работать с текущими средствами автоматизации.

За счет полной интеграции с Microsoft Dynamics AX 2009 заявки на перечисление денежных средств, авансовые отчеты, созданные на портале, напрямую передаются в учетную систему. Также веб-портал помог автоматизировать процессы согласования командировок, ускорив процесс оформления документов и выдачу денежных средств.

При работе с финансовыми документами была обеспечена безопасность и разделение доступа. Пользователи портала могут обращаться только к тем заявкам и документам, которые имеют к ним отношение или требуют от них согласования.

Таттелеком нужна была готовая система "под ключ". В результате разработка велась на серверах Neti, а ответственным лицам от Заказчика был предоставлен доступ для тестирования. Веб-платформа создавалась поэтапно, двухнедельными спринтами. На промежуточных встречах ТОП-менеджмент заказчика оценивал результаты и высказывал пожелания, чтобы скорректировать разработку.

По завершении проекта специалисты Neti передали заказчику исходный код, и система была развернута на внутренних серверах Таттелеком согласно специально подготовленным специалистами Neti инструкциям.

По условиям контракта Neti оказывает техническую поддержку и сопровождение обновленного решения в первые месяцы эксплуатации. Этот процесс включает в себя консультирование и внедрение дополнительных компонентов, потребность в которых выяснилась во время промышленной эксплуатации. Например, на проекте были расширены возможности для администраторов системы и руководителей. По запросам отдела бухгалтерии были добавлены поля в печатные формы.

Когда этап сопровождения будет завершен, Neti может обеспечить необходимый уровень поддержки пользователей или полностью передать портал внутреннему ИТ-отделу компании. Платформо-независимый (с точки зрения учетной системы) портал обеспечивает возможность обновления учетной системы без привязки к конкретным поставщикам или решениям. Благодаря этому Таттелеком имеет возможности модернизации своих финансовых ИТ- систем, используя при этом все возможности веб-портала.