ТНК-ВР Коммерс (СЭД)

Стремительный рост ТНК-ВР Коммерс привел к значительному увеличению внутреннего документооборота в бумажном виде, что стало причиной снижения оперативности в управлении и ухудшения эффективности контроля процессов внутри компании. Поэтому внедрение системы электронного документооборота стало важной бизнес-потребностью.

На конец 2008 года в систем работало 600 пользователей.

Процесс внедрения и развития БОСС-Референта происходил в несколько этапов.

Во-первых, была сформирована рабочая группа из специалистов компании Аплана и ИТ-департамента ТНК-ВР Коммерс, а также сотрудников департамента делопроизводства, коммерческого и других подразделений. Внедрение базовой версии системы — с начала обследования предприятия и до запуска в эксплуатацию — было реализовано за 5 месяцев. Запуск системы осуществлялся поэтапно. В первую очередь были внедрены модули «Служебные записки» и «Поручения», затем модуль регистрации входящих документов и в конце — «Согласования договоров», который был выделен в отдельную подсистему и существенно модернизирован с использованием технологии Lotus Workflow.

В ходе второго этапа возможности СЭД были расширены за счет внедрения функциональной подсистемы «Досье договоров» с Web-интерфейсом, интегрированной с финансовыми и бухгалтерскими системами компании.

Третьим этапом развития стала реализация подсистемы «Оформление Web-заявок», интегрированной с системой оперативного учета на базе «1С: Предприятие». Данная подсистема автоматизирует процессы создания и согласования заявок на хранение и отгрузку нефтепродуктов. Клиентам ТНК-ВР Коммерс внедрение подсистемы обеспечило возможность оформления заявок на нефтепродукты через Интернет, таким образом, сократив процесс оформления и управления заявками.