Группа "Самолет" автоматизировала более 60 внутренних бизнес-процессов с помощью программных роботов

2024

Автоматизация 60 бизнес-процессов

Девелопер «Самолет» в рамках ИТ-трансформации компании за год автоматизировал более 60 бизнес-процессов благодаря технологии RPA Sherpa (Robotic Process Automation). Программная роботизация процессов обеспечивает автоматизацию с помощью «роботов» или программ, имитирующих действия человека. Эффект от внедрения уже составляет более 3 100 часов в месяц или 3,7 млн рублей, в планах до конца 2024 года поднять этот показатель минимум до 8 300 часов в месяц. RPA позволяет улучшить производительность компании без привлечения новых сотрудников, а только за счет перераспределения функций. Об этом девелопер сообщил 9 апреля 2024 года.

Большая часть роботизированных бизнес-процессов относится к финансово-экономической деятельности компании: сравнение остатков по счетам с данными от банков, распределение банковских выписок по шаблонной структуре, выгрузка и рассылка контрагентам оборотно-сальдовых ведомостей, формирование счетов, поиск платежных поручений и их сбор из ЭДО Контур.Диадок, загрузка договоров в систему, массовые выгрузки документов и др. В финансовых и бухгалтерских департаментах роботы Sherpa позволяют снизить вероятность человеческих ошибок и максимально оптимизировать сроки ввода данных — робот выполняет задачи до 20 раз быстрее, чем человек. К тому же, внедрение роботов оказывает положительное влияние и на мотивацию персонала: вместо рутинных процессов сотрудники могут сосредоточиться на более сложных и аналитических задачах.

Кроме того, автоматизированы и другие внутренние задачи, простые с функциональной точки зрения, но отнимающие много сил и времени: создание пропусков в системе, запросы в службу поддержки, получение спецификаций из проектной документации, сбор статусов по реестру договоров. Также был выполнен ряд задач по роботизации разовых процессов (разбор 220 тысяч архивных файлов и распределение их по единой структуре), что позволило компании сэкономить 12 500 часов или чуть больше 1500 рабочих дней.

Отдельный блок роботизации — типовые процессы в рамках «Самолет 10D», платформы ИТ-продуктов для управления и автоматизации всего строительного цикла. Активно востребованы роботы, которые вносят обновления в базы данных фотостатуса по проданным квартирам, загружают документы во внешние системы, обеспечивают единое окно доступа к задачам по проверке смет в системе расчета сметной стоимости и проверке смет к договору.

Уже внедрен робот, который проверяет в «Самолет 10D» счет и счет-фактуру на поставку материалов на соответствие заказанным объемам и стоимостям. Подобная проверка — это постоянная и монотонная не вдохновляющая работа по сверке данных, порождающая ошибки из-за усталости и снижения внимания. Теперь робот самостоятельно сверяет цифры в документах и генерирует единый реестр с указанием всех расхождений. Причем вся работа выполняется дважды в день, что позволяет увеличить оперативность выполнения задачи. Сотруднику нужно обратить внимание только на те документы, где обнаружены неточности и принять решение. Обычно процент расхождений невысок и не превышает 5-7%, т.е. время, необходимое на просмотр свыше 93-95% документов, сотрудник может потратить на решение более важных задач.

Роботизация стандартных процессов — одно из направлений программы по повышению производительности и эффективности бизнеса «Самолета». В 2024 году в планах продолжение оптимизации процессов в рамках «Самолет 10D», а также работа с более сложными бэк-офисными задачами. Разработкой алгоритмов для роботов и их внедрением занимаются специалисты «Самолета».

Основное качество RPA мы видим в том, что для оптимизации работы не нужно внедрять новую систему, перестраивать производственные процессы и переучивать сотрудников. Роботы действуют в рамках уже известных процедур и помогают минимизировать трудозатраты на стандартные функции, а также ускорить выполнение рутинных операций. В целом, за год с начала проекта, компания от использования роботов уже выигрывает до 18 ПШЕ в месяц без необходимости серьезных инвестиций в изменение ИТ-ландшафта компании. В планах до конца года поднять этот показатель минимум до 50 ПШЕ, подобная оптимизация позволит сэкономить до 10 млн в месяц, — рассказал Дмитрий Голомидов, руководитель отдела роботизации группы «Самолет».

Автоматизация казначейских и бухгалтерских операции

Группа «Самолет» в рамках ИТ-трансформации внутренних бизнес-процессов автоматизировала казначейские и бухгалтерские операции с помощью RPA Sherpa (Robotic Process Automation). Эта технология включает в себя программных роботов, которые имитируют действия человека. Проект реализован за четыре месяца и продолжает свое развитие. Об этом Шерпа Роботикс (Sherpa Robotics) сообщила 1 февраля 2024 года.

В деятельности финансового департамента и особенно бухгалтерии много времени занимает работа с первичной учетной документацией, договорами, счетами, сверками и выписками. Это стандартные, рутинные операции, которые состоят из однотипных действий в ряде программ. RPA, или программные роботы, могут взять на себя подобные функции, что позволяет свести к минимуму участие сотрудников в шаблонных процессах и повысить производительность.Как DevOps-сервис помогает «разгрузить» высоконагруженные системы BPMSoft

С момента старта проекта, за 4 месяца (сентябрь-декабрь), в «Самолете» роботами обработано более 200 000 тыс. документов в финансовых системах. Роботы сейчас выполняют такие ежедневные операции как поиск платежных поручений и их сбор из ЭДО Контур.Диадок, формирование счетов, сбор документов по требованиям ИФНС, массовые выгрузки документов из 1С и выписок из клиент-банка, загрузка договоров в систему и др. Отдельный робот Sherpa RPA, разработанный для автоматизации бухгалтерских процессов, взял на себя техническую операцию по выгрузке оборотно-сальдовых ведомостей и последующей отправке их контрагентам через систему электронного документооборота. Суммарно, объем ежемесячно обрабатываемых роботом документов превысил 10 000 единиц в месяц.

Внедрение программных роботов позволило автоматизировать процессы, которые раньше выполнялись сотрудниками вручную и отнимали несколько часов рабочего времени ежедневно. Теперь срок обработки запросов и документов сократился в 12 раз. Также к плюсам RPA можно отнести быстрый запуск, работу в режиме 24/7, возможность обработки больших объемов информации. Робот, интегрированный в систему, запускается либо автоматически в четко указанное время, либо по инициативе сотрудника.

«Самолет» планомерно занимается повышением эффективности внутренних бизнес-процессов. Использование технологии RPA, которая имитирует взаимодействие человека с информационными системами, позволяет повысить скорость работы, снизить количество ошибок, сократить операционные расходы и сроки выполнения задач. Согласно исследованиям, бухгалтер тратит на работу с первичными документами и прочие рутинные процессы до 25% рабочего времени. Это огромный пласт для оптимизации: если избавить сотрудников от механических операций, то появится время для более сложных и важных задач. Полученные результаты вдохновляют: только автоматизация работы с банковскими выписками одним роботом позволяет экономить 24 ПШЕ (производственная штатная единица) в год, — рассказал Дмитрий Голомидов, руководитель отдела роботизации группы «Самолет».