"Русская молочная компания" завершила переход на Docsvision 5.1

"Русская молочная компания" внедрила систему электронного документооборота на базе DocsVision. Внедрение осуществил самарский системный интегратор "Программные Технологии", премиум-партнер компании "ДоксВижн". В рамках первого этапа проекта в компании был автоматизирован процесс согласования договоров, реализован электронный архив, настроена интеграция электронного архива документов с системой 1С:Предприятие 8.

Решение о внедрении системы электронного документооборота (СЭД) было принято в компании в начале 2011 года. Открытие предприятий, старт новых проектов, расширение производственных мощностей повлекли за собой увеличение потока информации. Сроки обработки бумажных документов возросли, стали возникать задержки при маршрутизации договоров между участниками процесса согласования. Ситуация осложнялась неудобствами, возникающими в ходе исправления замечаний согласующих лиц. Поэтому, первоочередной задачей внедрения СЭД стала автоматизация процесса обработки договоров и счетов, поступающих в организацию.

<Нам потребовалось модернизировать работу с договорами, сделать этот процесс более логичным и систематизированным. Для этого мы обратились в компанию <Программные Технологии>, у которой есть опыт реализации подобных проектов в различных регионах России. В ходе переговоров мы определились с рамками проекта, а также выбрали платформу для реализации решения - систему DocsVision. Одним из факторов, повлиявших на наш выбор, стало наличие дополнительных решений на этой платформе. В частности - блока системы менеджмента качества (СМК), который в дальнейшем может быть востребован в нашей компании> - рассказывает Рашид Хайров, генеральный директор ООО <Русская молочная компания>.

В марте 2011 года <Русская молочная компания> и самарский системный интегратор <Программные Технологии> подписали договор и приступили к реализации проекта. На начальном этапе при участии юридического отдела заказчика была разработана классификация видов договоров. Для каждого подразделения компании специалисты <Программных Технологий> создали индивидуальный шаблон согласования, благодаря которому у согласующих лиц появилась возможность вносить регистрационную информацию и фиксировать этапы работ по договору.

О деталях проекта рассказывает Артур Галанин, коммерческий директор, ООО <Программные Технологии>: <Реализованный нами процесс работы с договорами подразумевает двухэтапное согласование: с профильной службой и с лицами, принимающими решение по договору. По итогам согласования в системе создается лист согласования, в котором отражаются резолюции всех участвующих лиц. Когда от контрагента приходит оригинал документа, он передается в юридическую службу. Перед тем как передать его в архив, юристы проверяют корректность информации и <активируют> договор в системе 1С - это дает возможность бухгалтерии осуществлять финансовые действия по договору>.

Срок реализации проекта составил полтора месяца. В настоящее время внедрённая в РУСМОЛКО система включает полный цикл работы с документами: подготовку, согласование, утверждение, передачу информации в 1С, выдачу заданий на исполнение, контроль исполнения заданий, а также получение отчетности о ходе работы с договорами.

Система электронного документооборота, установленная в РУСМОЛКО, уже начала давать первые положительные результаты: сократились сроки согласования документов; у исполнителей появилась возможность отслеживать процесс согласования и оперативно принимать меры по устранению замечаний; был создан электронный архив, что упростило дальнейшую работу с договорами.

Автоматизация работы с договорами и счетами - первый этап сотрудничества между <Русской молочной компанией> и <Программными Технологиями>. В ближайших планах - дальнейшее развитие системы, реализация контроля исполнительской дисциплины и процессов СМК.

2013

Развитие проекта

В начале 2013 года руководство «Русмолко» приняло решение о расширении возможностей системы Docsvision за счет автоматизации процессов, выходящих за рамки делопроизводства.

Работа

В ходе проекта настроены процессы обработки заявок на товарно-материальные ценности (ТМЦ) и электронный архив. Реализованное решение на базе Docsvision сокращает время обработки ТМЦ, ускоряет их прохождение по всему маршруту согласования и исполнения. Электронный архив заявок исключает потерю документов, а также обеспечивает удобный и быстрый доступ к истории документов. Формирование и отслеживание заявок осуществляется через web-портал с понятным и дружественным интерфейсом.

Павел Рэдзиш, генеральный директор ООО «Русская молочная компания», отметил: "Современные технологии могут дать бизнесу массу конкурентных преимуществ, и мы стараемся использовать их в своей работе, придерживаемся четкой и планомерной ИТ-политики, перенимаем лучшие практики. Внедрение Docsvision, реализованное компанией «Программные технологии», осуществлялось поэтапно, что дало нам время на понимание возможностей системы, и, соответственно, на поиск лучшего решения. Docsvision для «Русмолко» является незаменимым инструментом, у нас много планов по ее развитию и масштабированию".

«При автоматизации процесса обработки заявок на товарно-материальные ценности была выполнена настройка взаимодействия Docsvision и корпоративного портала, что позволило использовать сильные стороны обеих систем. Мы надеемся, что данный проект станет еще одним успешным шагом в более тесной интеграции всех ресурсов компании «Русмолко» и позволит создать единое информационное пространство на базе Docsvision», - подчеркнул Дмитрий Брыкин, руководитель отдела внедрения систем электронного документооборота, «Программные Технологии».

Работы проведены в течение апреля-июня 2013 года.

Переход на Docsvision 5.1

«Русская молочная компания» перешла на Docsvision 5.1, сообщила пресс-служба компании-интегратора 14 августа 2013 года.

Цель проекта заключалась в переходе на новую, современную платформу с расширенными возможностями и удобным интерфейсом. Используя тестовую среду, в которой создали полную копию системы, партнеры свели риски проекта к минимуму, а сам переход произведен за два выходных дня - 19 июля - 20 июля 2013 года. Как с помощью EvaProject и EvaWiki построить прозрачную бесшовную среду для успешной работы крупного холдинга

В системе электронного документооборота работает более 70 человек. Системой могут пользоваться все сотрудники холдинга, на 14 августа 2013 года - это сотрудники центрального офиса компании и ответственные лица в 5 хозяйствах Пензенской области.

Дмитрий Брыкин, руководитель отдела внедрения систем электронного документооборота компании «Программные Технологии», отметил: «Docsvision в «Русской молочной компании» интегрирован с системой 1С:Предприятие и корпоративным порталом MS SharePoint. Весь комплекс активно используется, поэтому перед нами стояла задача без сбоев и риска перевести работу на новую платформу. Для этого в начале мы развернули у себя тестовую среду, полную копию промышленной системы «Русмолко», выполнили переход и проверили работоспособность всех основных компонентов. Затем мы подготовили и согласовали план перехода на новую версию – данный этап подготовки занял у нас около двух недель, но зато основные работы были сделаны всего лишь за два дня. Успешный переход дал старт новому проекту по доработке текущего решения и развитию партнерских отношений».