РусГазИнжиниринг (Directum (СЭД/ECM-система))

Проект:

Внедрение системы DIRECTUM в компании ООО «Управляющая компания «РусГазИнжиниринг»

Используемые решения и сервисы:

• Базовые модули
• Канцелярия
• Управление совещаниями
• Управление договорами
• DIRECTUM Storage Services

История проекта

Структура компании ООО "Управляющая компания "РусГазИнжиниринг", объединяющая в себе технологические, проектные, конструкторские, производственные, и другие подразделения. обеспечивает оптимальную для заказчика реализацию проекта, независимо от его масштаба, сроков введения объекта в эксплуатацию, гарантируя оптимальное использование финансовых средств. Управление компанией такого масштаба подразумевает развитие инфраструктуры с использованием передовых научно-технических разработок.

В июне 2007 года ООО "Управляющая компания "РусГазИнжиниринг" и компания ТANAIS заключили договор на поставку и внедрение системы электронного документооборота и управления взаимодействием DIRECTUM.Как с помощью EvaProject и EvaWiki построить прозрачную бесшовную среду для успешной работы крупного холдинга

На первом этапе проекта специалисты компании ТANAIS провели обучение ведущих пользователей системы. Далее были внедрены Базовые модули, модули Канцелярия, Управление совещаниями, Управление Договорами, а также будет внедрена служба хранилищ DIRECTUM Storage Services. Сотрудники удаленных подразделений компании "РусГазИнжиниринг" получили возможность работать в системе через сервер веб-доступа.

В реальных условиях были отработаны и оптимизированы процессы согласования и утверждения документов в системе (согласование служебных записок, заявок на оплату). Для документов, требующих неизменности содержания и подтверждения авторства, применяется электронно-цифровая подпись. Ее использование облегчает и ускоряет процессы согласования официальных документов, высвобождает время ответственных лиц для более значимых задач.

В Канцелярии, с ее большим объемом документооборота, автоматизирована регистрация входящей и исходящей корреспонденции, в том числе, приходящей и по электронной почте. Далее документы направляются пользователям уже в электронном виде, а бумажные оригиналы подшиваются в дело. Таким образом, документы не теряются и не копируются для рассылки.

Реализованы принципы пообъектного (проектного) учета документов и технической документации. Для осуществления инвестиционно-строительной деятельности требовалась упорядоченная работа с большим объемом договорных документов, требующих регистрации и согласования. В модуле Управление договорами эта возможность в соответствии со спецификой организации полностью реализована.

Автоматизирован процесс проведения совещаний на базе модуля «Управление совещаниями». Эта необходимость возникла по причине регулярных еженедельных совещаний, посвященных планируемым проектам и подведении итогов исполнения решений прошлых совещаний. Налажены типовые маршруты, что значительно регламентирует и облегчает организацию проведения совещаний, а также – контроль за исполнением решений совещаний его участниками или назначенными лицами. Модифицированы формы документов, встроенных в этот процесс, в привычный, используемый ранее вид.

Развитие проекта

После завершения проекта, компания ТАНАИС заключила договор на поддержку системы. Дальнейшее развитие проекта в "РусГазИнжиниринг» предполагает увеличение 50 лицензий DIRECTUM до 150-200 лицензий.

После завершения внедрения системы DIRECTUM, компания ТANAIS и компания "РусГазИнжиниринг" планируют активное постпроектное сотрудничество.