Внедрение системы электронного документооборота БОСС-Референт в Управляющей компании «ПРОЕКТ»

Компания BTLab успешно завершила внедрение системы электронного документооборота БОСС-Референт в Управляющей компании «ПРОЕКТ». Благодаря организации единого информационного пространства и обеспечению оперативного доступа к информации удалось повысить эффективность управленческой деятельности компании.

ООО «Управляющая компания «ПРОЕКТ» была создана в 1995 году. Одним из основных направлений деятельности компании является профессиональное управление проблемными активами, включающее в себя весь комплекс работ, связанных с реализацией прав кредитора, разрешением корпоративных проблем, аудитом бизнеса и финансовой экспертизой, а также нахождением наиболее эффективных путей капитализации и структуризации активов и достижения максимальной доходности.

Деятельность компании подразумевает обработку больших объемов документов. Для построения эффективных внутренних бизнес-процессов необходимо было структурировать накопленную информацию, автоматизировать процессы ее обработки и повысить контроль исполнительской дисциплины. Для решения этих задач руководством УК «ПРОЕКТ» было принято решение о внедрении в компании системы электронного документооборота.

По итогам проведенного анализа рынка для построения ИТ-инфраструктуры была выбрана платформа IBM Lotus и ECM-система БОСС-Референт, которые в наибольшей степени отвечали требованиям к функционалу и возможностям СЭД и позволили в разумные сроки успешно решить поставленные задачи. В качестве исполнителя была выбрана компания BTLab, обладающая большим опытом в построении подобных систем.

Перед компаний BTLab были поставлены следующие задачи:

• создать единое информационное пространство для совместной работы сотрудников с документами;
• организовать корпоративный почтовый сервер, отвечающий современным требованиям к защите информации;
• создать единое электронное хранилище документов с возможность удобного и быстрого поиска;
• автоматизировать процесс обработки поручений;
• обеспечить контроль исполнения поручений руководства;
• автоматизировать процессы обработки входящей и исходящей корреспонденции.

В ходе проекта специалисты компании BTLab разработали детальный план организационных и технических мероприятий, а также проектную документацию, на основании которой были выполнены работы по установке и настройке программных средств. Командой проекта были созданы специальные шаблоны документов и настроены маршруты согласования. Были автоматизированы процессы обработки служебных записок, заявок и договоров. На завершающей стадии проекта было проведено обучение всех пользователей и опытная эксплуатация СЭД под контролем специалистов компании BTLab.Как с помощью EvaProject и EvaWiki построить прозрачную бесшовную среду для успешной работы крупного холдинга

Проект начался в октябре 2010 года и затронул все отделы управляющей компании. В мае 2011 года СЭД была сдана в промышленную эксплуатацию. На данный момент в системе работает 110 пользователей.

В результате внедрения ECM-системы БОСС-Референт удалось добиться следующих результатов:

• автоматизировать все процессы делопроизводства и наладить контроль за всеми типами документов в компании;
• создать единое информационное пространство офисного документооборота для сотрудников компании;
• обеспечить оперативный доступ к информации сотрудников УК «ПРОЕКТ»;
• обеспечить удобные средства для быстрого поиска документов по содержимому и атрибутам с возможностью задания критериев поиска;
• ввести единый стандарт работы с электронными документами, обеспечивающий защищенность, управляемость и доступность документов.