Правительство Ярославской области выстраивает диалог с населением с помощью Directum

2018

14 ноября 2018 года компания DIRECTUM сообщила, что Департамент информатизации и связи Ярославской области при поддержке специалистов «ФИНЭКС Качество» перевели в электронный вид работу с обращениями граждан. По информации компании, на портале органов власти появилась онлайн-приемная, где у каждого зарегистрированного пользователя собственный личный кабинет. Вся информация по этапам и результатам рассмотрения обращений доступна в одном месте.

Единая система электронного документооборота (ЕСЭД) на базе DIRECTUM развивается в Правительстве региона с 2010 года. На ноябрь 2018 года благодаря внедрению DIRECTUM в Правительстве значительно сократились сроки согласования документов. С помощью интеграции ЕСЭД с федеральной системой межведомственного электронного документооборота (МЭДО) ведется взаимодействие Правительства области с федеральными структурами.

Следующей задачей для Департамента информатизации и связи Ярославской области стала автоматизация работы с обращениями, поступающими с официального сайта органов государственной власти области.

Перед Правительством стояла задача не просто получать обращения в электронном виде, а наладить полноценное электронное взаимодействие с населением. Требовалось настроить двусторонний обмен данными между порталом и ЕСЭД, чтобы процесс был неразрывным.

Гражданин может подать обращение на официальном портале органов государственной власти Ярославской области – достаточно заполнить необходимые поля формы. По желанию можно создать личный кабинет – в нем можно отслеживать статус обращения и давать оценку результату рассмотрения. Помимо этого, официальный ответ на обращение можно получить по электронной почте или в письменном виде.

Данные об органе государственной власти, в адрес которого создается обращение, автоматически передаются на страницу подачи обращения. Информация из заполненных полей в интернет-приемной выгружается в ЕСЭД.

В личном кабинете пользователя отображаются все его обращения, прошедшие регистрацию, а также хранятся контактные данные, которые впоследствии используются для предзаполнения очередных обращений.Как с помощью EvaProject и EvaWiki построить прозрачную бесшовную среду для успешной работы крупного холдинга

По поданному обращению ответственный делопроизводитель автоматически получает задание. После проверки корректности данных и внесения возможных изменений, он регистрирует и отправляет обращение на рассмотрение ответственным должностным лицам.

Все обновления по обращению, например, этапы и результат рассмотрения, отображаются в личном кабинете заявителя. Синхронизация работает и в обратную сторону: оценки, полученные от заявителя, автоматически загружаются из интернет-приемной в справочник ЕСЭД.

Благодаря интернет-приемной у граждан Ярославской области появился механизм взаимодействия с различными органами власти. При этом за счет автоматизации работа с обращениями ускорилась, а нагрузка на делопроизводителей снизилась. Интеграция ЕСЭД и интернет-приемной позволяет заявителю всегда иметь актуальную информацию по обращению в личном кабинете.

2015

25 июня 2015 года в Саранске завершилась межрегиональная практическая конференция «Эффективный документооборот и электронные архивы: перспективы и тенденции развития».

Дом правительства Ярославской области, 2013

Эдуард Лысенко, гость конференции и руководитель департамента информатизации и связи Ярославской области, делясь успехами региона, отметил: "В системе электронного документооборота работают около 4000 пользователей и охвачены более 20 бизнес-процессов, в первую очередь, исходящая и входящая корреспонденция, обращения граждан, согласование НПА. Среднее время согласования документов сократилось с 4-5 дней до одного рабочего дня, исчезли потери".

2014

Один из ведущих разработчиков программного обеспечения в области ЭДО - компания Directum – в рамках концепции «Настроен на бизнес, удобен в работе» представила полный комплекс ИТ-решений для бизнес-пользователей. Среди них - последняя версия продукта Directum – 4.7. Опытом эффективного внедрения системы Directum поделилась компания Мостострой-6 в ходе работы секции «Успешные проекты». Начальник службы информационно-технического обеспечения предприятия Кирилл Зуев показал на собственном примере, как в максимально сжатые сроки при небольшом бюджете получить полноценную СЭД. Еще один пример решения реальных бизнес-кейсов – «реализация эффективной модели управления Ярославской областью» за счет внедрения ECM-системы. О практических результатах работы с Directum в органах власти рассказал директор Департамента информационно-аналитического обеспечения Правительства Ярославской области Дмитрий Пономаренко.

Проект «Внедрение единой системы электронного документооборота в Правительстве и органах исполнительной власти Ярославской области» был инициирован в июле 2010 года. Технологической платформой для построения системы служит ECM-система DIRECTUM. Исполнитель проекта – ФИНЭКС Качество, г. Екатеринбург – Генеральный партнер компании DIRECTUM.

Органы власти Ярославской области являются одним из наиболее динамичных региональных центров с точки зрения развития информационных технологий. Уже более 8 лет успешно реализуется программа информатизации региона, одной из задач которой является повышение эффективности и результативности деятельности государственных учреждений. В октябре 2010 года в ключевых подразделениях Правительства Ярославской области и ряде департаментов была запущена в эксплуатацию система электронного документооборота DIRECTUM, внедрение которой осуществлялось совместно с компанией «ФИНЭКС Качество». В течение 2011 года к системе были подключены все органы исполнительной власти области, что поставило перед специалистами компании «ФИНЭКС Качество» задачу обучения более 1000 пользователей навыкам работы в системе. Занятия проходили на территории государственной академии промышленного менеджмента им. Н.П. Пастухова в специально оборудованном компьютерном классе. В рамках обучающего курса слушателям было рассказано о нормативной базе электронного документооборота, условиях идентичности электронных и бумажных документов, ограничениях применения электронного документа, статусе электронной подписи. Все обучающие получили знания основополагающих документов по делопроизводству в органах исполнительной власти – инструкции по делопроизводству и регламенту Правительства области. Вот как прокомментировал результаты обучения руководитель проекта по внедрению единой системы электронного документооборота в органах исполнительной власти Ярославской области, исполнительный директор «ФИНЭКС Качество» Дмитрий Старков: «Обучение сотрудников является необходимым этапом перехода органов исполнительной власти на электронный документооборот. При этом мы ориентировались на практическую составляющую обучения, т.е. после завершения курса сотрудник должен был быть готов, приходя на свое рабочее место, сразу начать работу в системе. Поэтому особое внимание было уделено формированию навыков работы в системе, правилам обработки различных видов документов и поручений. Слушатели активно участвовали в процессе, задавали вопросы, что называется, "из жизни". Не обходилось и без некоторого скептицизма – уж слишком революционной многим казалась идея "отказа от бумаги". Но радует одно – равнодушным не остался никто». К настоящему времени практически 100% госслужащих Ярославской области прошли обучение и приступили к работе с электронными документами в системе DIRECTUM. Следующим этапом проекта станет подключение к системе «удаленных точек взаимодействия» территориальных отделений федеральных органов исполнительной власти в Ярославской области и муниципальных образований.