Органы власти Астраханской области (Directum)

В 2008 году администрация губернатора Астраханской области приняла целевую программу, направленную на повышение эффективности работы исполнительных органов государственной власти. Одной из главных задач стало построение единой информационно-технологической инфраструктуры органов власти, объединяющей территориально распределенные информационные ресурсы. В качестве неотъемлемой части новой системы требовалось создать систему электронного документооборота и с ее помощью наладить оперативное и прозрачное взаимодействие более чем 40 структурных единиц, находящихся в ведомстве губернатора Астраханской области, в числе которых — 12 министерств, 9 агентств и 8 служб.

Следовало выбрать надежный и проверенный на практике программный продукт, который стал бы основой создаваемого решения, а также найти компанию, способную обеспечить успешную поставку и профессиональное внедрение системы. По итогам тендера, проведенного летом 2008 года, предпочтение было отдано платформе DIRECTUM, а построение системы электронного документооборота и управления взаимодействием структурных подразделений органов власти было поручено Астраханскому представительству ОАО «ICL-КПО ВС» — сертифицированному партнеру компании DIRECTUM.

Задачи и цели проекта

Благодаря созданию единой автоматизированной системы электронного документооборота администрация Астраханской области рассчитывала повысить эффективность деятельности исполнительных органов:

• качественно улучшить работу с документами,
• ускорить процессы согласования,
• усилить контроль исполнения решений,
• обеспечить надежное хранение документации,
• строго регламентировать доступ к данным,
• сократить трудозатраты сотрудников органов управления.

Платформа DIRECTUM должна была стать частью комплексной системы, при помощи которой представители органов власти Астраханской области могли бы принимать взвешенные управленческие решения. Эта система включает в себя ряд интегрированных между собой блоков: бухгалтерскую систему, пакет управления проектами, геоинформационную систему, портал органов государственной власти и портал государственных услуг Астраханской области.Как DevOps-сервис помогает «разгрузить» высоконагруженные системы BPMSoft

Единая информационная система управления

Обеспечение тесного взаимодействия отдельных компонентов решения особенно важно для полноценной работы электронного правительства: в системах используются единые реестры и справочники; система управления информацией тесно интегрирована с порталами, оринтированными на оказание государственных услуг и прием обращений граждан; для руководителей (губернатора, председателя правительства Астраханской области и его заместителей, а также для министров и руководителей подразделений) разработаны контрольные панели, где ключевые данные отображаются в виде диаграмм, графиков, сводных таблиц и гистограмм. Такая сквозная интеграция существенно упрощает процессы принятия решений и помогает лучше контролировать их исполнение.

При реализации проекта следовало учесть не только сложную разветвленную структуру подведомственных учреждений (более 40 структурных единиц), но и высокую интенсивность информационных потоков: за год в администрации губернатора регистрируется примерно 10 000 входящих и 1 500 исходящих документов, а общий объем хранимой документации составляет около 150 000 документов.

Ход проекта

На первом этапе специалисты астраханского представительства «ICL-КПО ВС» исследовали применявшиеся схемы и правила документооборота. Для этого были проведены интервью с ключевыми пользователями, заполнены и обработаны анкеты, изучены возможности интеграции с другими информационными системами.

Затем они обобщили и проанализировали все собранные данные, с тем чтобы учесть особенности работы пользователей, определить состав внедряемых бизнес-процессов и описать модификации, которые предстояло внести в исходные решения. В рамках проекта были разработаны универсальные схемы перемещения документов, учитывающие специфику работы заказчика, и добавлены новые, созданные для органов власти, модули («Распорядительные документы», «Экспедиция») и дополнительные справочники («Проекты постановлений и распоряжений», «Граждане», «Адресная книга»).

Руководители областной администрации (министры и их заместители) получили возможность пользоваться специально разработанным интерфейсом, предоставляющим доступ только к ключевым функциям документооборота - решение позволяет принимать документы на рассмотрение, накладывать резолюции (текстовые, рукописные и голосовые), а также утверждать бумаги, подготовленные помощниками.

Поскольку астраханское представительство «ICL-КПО ВС» является одним из Центров сертифицированного обучения компании DIRECTUM, сотрудники областной администрации смогли фактически без отрыва от своей работы прослушать учебные курсы по использованию программных продуктов DIRECTUM и сдать сертификационные экзамены.

Проект внедрения DIRECTUM был начат в сентябре 2008, а уже к 1 января 2009 года систему установили на сервере и рабочих местах и полностью настроили. За время новогодних каникул специалисты конвертировали данные из всех применявшихся программ, перенеся их в DIRECTUM, и с 10 января началась промышленная эксплуатация системы. На момент старта в системе было зарегистрировано 100 сотрудников – как руководители, принимающие на рассмотрение документы в электронном виде, так и рядовые служащие, получающие резолюции и распоряжения.

Созданное решение

Сегодня в системе DIRECTUM зарегистрировано 1300 человек, из них более 200 пользователей ежедневно используют ее в своей деятельности. Будучи установленной на рабочих местах руководителей исполнительных органов государственной власти Астраханской области, в приемных, секретариатах и канцеляриях, DIRECTUM позволила автоматизировать работу ответственных сотрудников и обеспечить оперативное реагирование на обращения граждан.

Интерфейс для работы с документами и задачами для руководителей

DIRECTUM позволяет решать весь комплекс задач, связанных с документацией. Обеспечивается возможность регистрации входящей и исходящей корреспонденции — в централизованном режиме, децентрализованном и смешанном. Ведется учет всех внутренних и распорядительных документов, договоров (соглашений) и служебной корреспонденции; поддерживается работа с взаимосвязанными документами. Электронные образы всей документации, вне зависимости от ее формата, хранятся в едином электронном архиве, а доступ к ней предоставляется в соответствии с заранее установленными правами пользователей. Предусмотрены механизмы списания документов в соответствии с принятой в администрации номенклатурой дел и правилами подготовки документов к уничтожению.

Система обеспечивает управление документооборотом как между внутренними подразделениями администрации губернатора, так и между исполнительными органами государственной власти Астраханской области. Передача документов ведется в соответствии с четко установленными схемами, что позволяет тщательно координировать работу органов и повышает ее оперативность. Сотрудник, временно отсутствующий на рабочем месте (например, находящийся в командировке), имеет постоянный доступ к системе DIRECTUM через Интернет.

При помощи DIRECTUM можно контролировать своевременное исполнение поручений руководства, отвечать на запросы организаций и граждан. Система поддерживает проверку правильности и своевременности исполнения документов, обеспечивает подготовку и исполнение постановлений и распоряжений, принимаемых губернатором и правительством Астраханской области, начиная с этапа создания проекта и заканчивая снятием с контроля и сдачей документов в архив.

Наконец, одним из важных преимуществ использования DIRECTUM является выполнение функций делопроизводства в соответствии с действующими российскими стандартами и нормами.

Результаты и планы развития

С внедрением DIRECTUM в организации работы областной администрации произошли значительные изменения, причем улучшения затронули как качественные, так и количественные показатели деятельности сотрудников. Работа с основными видами документов (протоколы, письма, заявления граждан и др.) сейчас ведется только в электронном виде. Внутренние документы рассматриваеются вдвое быстрее, а время, затрачиваемое на контроль и анализ исполнения поручений, сократилось в четыре раза.

Возможность потери информации практически исключена - все документы, включая историю их согласования и рассмотрения, хранятся в электронном виде в единой базе данных. При этом, благодаря внедрению DIRECTUM, время поиска любого из них сократилось в 9 раз. Система полностью интегрирована с внутренним порталом органов исполнительной власти Астраханской области.

В планах развития инфраструктуры - дальнейшее масштабирование системы DIRECTUM, что позволит распространить решение на все исполнительные органы государственной власти Астраханской области. Кроме того, предполагается расширить функциональные возможности системы, в том числе за счет предоставления возможности всем ответственными сотрудникам применять для визирования документов электронную цифровую подпись.