8000 пользователей Группы ГАЗ работают с новой версией платформы Docsvision

«Группа ГАЗ» - ведущий российский производитель коммерческих автомобилей и автобусов, компания полного производственно-инженерного цикла (OEM) - объединяет производственные предприятия в различных регионах России, собственный инженерный центр, сервисные организации. Компания реализует проекты цифровизации в сфере технологий производств и бизнес-процессов. Как «Группа ГАЗ» организует документооборот предприятий группы, рассмотрим в этой статье.

С 2018 г. документооборот в холдинге «Группа ГАЗ» обслуживает система на базе платформы Docsvision. Ежедневно в системе электронного документооборота создаётся и отправляется на исполнение более 10 тысяч заданий.

Как «Группа ГАЗ» начала работать на платформе Docsvision?

В «Группе ГАЗ» электронный документооборот ранее был реализован в корпоративной информационной системе (КИСУ ГАЗ), разработанной в компании. Изначально был автоматизирован процесс делопроизводства, согласование договоров и контроль работы с поручениями.

В 2016 г. «Группе ГАЗ» появилась потребность в развитии функционала электронного документооборота для задач ведения электронного архива первичной бухгалтерской документации и автоматизации процессов согласования договоров и бюджетов, включая контроль исполнения различных поручений. Возможности новой платформы должны были позволять поддерживать эффективную работу, обеспечивать высокое быстродействие при росте нагрузки, а также гибко развиваться вместе с холдингом, который активно движется по пути цифровизации всех бизнес-процессов.Как с помощью EvaProject и EvaWiki построить прозрачную бесшовную среду для успешной работы крупного холдинга

«Группа ГАЗ» выбрала для построения новой системы электронного документооборота (СЭД) платформу Docsvision, которая отвечала этим требованиям.

Электронное подписание документов

Предприятия в холдинге «Группа ГАЗ» ведут между собой активную деятельность, поэтому переход на безбумажный документооборот между ними позволил не только ускорить процесс обмена данными, но и сократить затраты на курьерскую доставку. Для решения этой задачи в СЭД потребовалось реализовать единые политики подписания документов и использование электронных подписей.

Была реализовала возможность подписания документов наложением факсимиле. Система превращает word-файл в pdf, накладывая штамп факсимиле из настраиваемого перечня или штамп электронной подписи со сведениями о том, кто и когда заверил документ. Этот механизм вначале был реализован при обмене документами между юридическими лицами холдинга, а затем силами собственных ИТ-специалистов настроен и для договоров. В результате компания избавилась от необходимости печатать документы на бумаге, предварительно закрепив юридическую значимость документов, подписанных факсимиле, наряду с электронной подписью в корпоративных регламентах.

Чтобы процесс согласования и исполнения документа был прозрачным, он должен быть по-настоящему удобным для пользователя. Для этого в СЭД реализована инфографика работы с документом и хода исполнения заданий: кто уже согласовал документ, кто ещё не закончил работу с данными – все данные отображаются в виде иерархического дерева. Цвет подсказывает состояние задания: завершённые задачи подсвечены зелёным, в работе – жёлтым, просроченные – красным. Структура дерева отображает уровни делегирования и этапы согласования.

Пример дерева согласований

ИТ-специалисты «Группы ГАЗ» могут настраивать инфографику согласования и исполнения в каждом виде документов, используя low-code инструменты (конструкторы) платформы Docsvision. Бизнес-логика дерева согласований не привязана к видам документов и может свободно использоваться в рамках системы, визуализируя процессы там, где это реально надо пользователям системы.

Управление оснасткой

Система на базе платформы Docsvision используется не только для работы с управленческой документацией, но и для контроля жизненного цикла оснастки, используемой на производстве. В СЭД хранятся данные изготовителя, стоимость, результаты испытаний, сведения о ремонтах – весь пакет документов. Таким образом, в рамках производственных циклов СЭД позволяет контролировать местонахождение каждого изделия, анализировать фактические затраты на приобретение и ремонт, отслеживать срок службы. Это уже не просто преодоление границ канцелярии – это прямое участие системы в процессе основного производства.

Актуальность проекта и ценность для бизнеса

В процесс работы с электронными документами вовлечены все руководители и сотрудники компании. Система сделала прозрачным состояние процессов и обеспечила оперативность исполнения заданий.

СЭД тесно интегрирована в ИТ-ландшафт «Группы «ГАЗ»: с системой ERP, учётной и HR-системами. Интеграция позволяет организовать комфортную рабочую среду для пользователей, интегрировать процессы и решать новые бизнес-задачи.

Архитектура решения сегодня

Место СЭД на платформе Docsvision в ИТ-архитектуре «Группы«ГАЗ»

Система Docsvision интегрирована с решением «1С:Зарплата и управление персоналом», которая передаёт в систему электронного документооборота сведения о сотрудниках компании и автоматизирует процесс ввода новых пользователей.

Интеграция Docsvision с ERP-системами, которые используются в организациях: «1С: Управление производственным предприятием» или КИСУ ГАЗ (решение, разработанное в «Группе ГАЗ»), позволяет выстраивать сквозные процессы. Например, процесс согласований бюджетов перенесён из почты в систему Docsvision, что повышает прозрачность процесса и исполнительскую дисциплину.

ИТ-специалисты из «Группы ГАЗ» инициировали и реализовали чат-бота на базе корпоративного мессенджера Skype. Он позволяет в диалоговом окне создать новое задание или найти старое в рамках диалогового окна.

Обновление платформы на 5.5.2

Для поддержания высокой скорости работы при увеличении числа пользователей системы рекомендовалось обновить платформу Docsvision до последней версии, обеспечивающей неограниченное масштабирование. Этот переход был выполнен в 2020 г.

Переход на новую версию платформы был произведён в течение 1 дня. Для системы такого масштаба это отличный результат. В результате обновления платформы в организации пользователи отметили увеличение скорости работы десктопного и web-клиента.

Платформа Docsvision 5.5 отличается от предыдущих версий обновлённой архитектурой и возможностью декомпозирования базы данных. В результате реализованного перехода на новую версию платформы ИТ-специалисты в «Группе «ГАЗ» могут быстрее создавать резервные копии базы и гибко наращивать мощности в случае необходимости, что решило задачу оперативного создания бэкапов все базы. Также платформа Docsvision 5.5.2 позволяет строить СЭД на базе СУБД Microsoft SQL или перейти на российскую разработку Postgres Pro, что делает решение ещё более импортонезависимым, а у заказчика появляется возможность перенести инфраструктуру на ПО, внесённое в реестр отечественных решений.

Организация проектов и работа команды

Для внедрения и дальнейшего развития системы «Группа ГАЗ» при необходимости привлекает сторонних специалистов из компаний-партнёров и интеграторов Docsvision. Они решают задачи по разработке новой функциональности в случаях, когда эти задачи не целесообразно решать «in house».

В настоящее время сопровождение системы осуществляет компания RKIT. Именно специалисты RKIT обучают и оказывают техническую поддержку своим коллегам на стороне заказчика. Всё взаимодействие происходит через service-desk компании RKIT, что гарантирует скорость обработки запроса, избавляет от потери обращений, упрощает отчётность и контроль сроков реакции. Дополнительно развитие системы обсуждается на совместных совещаниях раз в неделю.

Новые компетенции в ИТ «Группы ГАЗ»

Docsvision в «Группе «ГАЗ» является связующим звеном между юридическими лицами холдинга и подразделениями внутри каждого из этих юрлиц. Возможности масштабирования платформы позволили реализовать единую среду для работы, непрерывно пополнять базу знаний и документов, автоматизировать различные бизнес-процессы.

Система интенсивно развивается. Новые требования к системе формируют как пользователи, так и ИТ-специалисты «Группы ГАЗ». Например, пользователи запросили возможность реализовать согласования ежеквартальных бюджетов в СЭД. Реализация этого проекта сделала процесс более прозрачным, переведя его из почты в СЭД, где можно построить дерево согласований по каждому проекту и документу, и стала возможна благодаря сделанной ранее интеграции с ERP-системами.

Что в итоге

Кейс использования платформы Docsvision в «Группе ГАЗ» иллюстрирует, как на практике реализовать высоконагруженную систему не только электронного документооборота, но и автоматизации внутренних бизнес-процессов в территориально распределенной организации. Инструменты low-code позволяют системе с обозначенным функциональным контуром развиваться внутри компании, решать всё больше бизнес-задач и отвечать на новые запросы пользователей.

В настоящее время СЭД Docsvision в Группе ГАЗ» продолжает активно развиваться силами внешних подрядчиков - партнёров Docsvision и собственных специалистов «Группы «ГАЗ».

Использование ЭП для юридически значимых документов

Интересное решение по использованию «электронного факсимиле» юридически является аналогом использования простой ЭП. Экономический эффект образуется за счёт отказа от затрат на оборот бумажных документов (курьерская доставка, хранение), ускорения оборота документов (косвенно влияет на оборачиваемость денежных средств и ресурсов предприятия). В данном случае к этому можно добавить экономию на обслуживании сертификатов квалифицированной ЭП для большого числа сотрудников.

Повышение удобства работы пользователей

Источники экономии – сокращение непроизводительных потерь времени руководства на выяснение состояния документа или поручения, выявление узких мест. Важным источником в такого рода проектах является повышение качества решений и снижение рисков управленческих ошибок – когда неудобно, можно не посмотреть лишний раз, а можно посмотреть, но не заметить.

Использование Low-Code инструментов платформы

Это одно из важнейших свойств платформы Docsvision. Low-Code – возможность построить, изменить, доработать, заменить решение без объёмного программирования. Как правило, программировать в Low-Code приходится только специфичные для проекта вещи: скрипты интеграции с другими источниками, вычисления повторяющихся функций, оптимизацию повторяющихся запросов к серверу приложений.

Это открывает возможность выполнения всех работ по развитию решения программистами «общей» квалификации, не имеющих обширного опыта работы именно с платформой Docsvision. Эта возможность меняет распределение нагрузки между ИТ-персоналом заказчика и партнёра-интегратора. Партнёр выступает в большей мере как консультант и разработчик сложных модулей вроде универсальных шлюзов или миграционных утилит.

Большую часть работ по развитию системы заказчик выполняет самостоятельно. И в этом проекте это отчётливо видно.

Управление оснасткой

Типовой проект «за границами канцелярии». Но что значит «за границами»? За пределами входящих/исходящих и ОРД? Нет, реально «заграничные» проекты – это автоматизация подготовительных или основных бизнес-процессов основного производства заказчика. Управление оснасткой – как раз такая задача.

Источники эффекта в таких проектах масштабируются не к накладным расходам на управление компанией, а к объёму производства основной продукции. Это цифры совершенно другого порядка. Мы обсчитывали аналогичный проект по управлению техническим обслуживанием и ремонтами крупного энергетического холдинга.

Вот выдержка из реальных данных по трём источникам эффекта:

Экономия на трудоёмкости поиска связана с непроизводительными затратами инженерно-технических работников на поиск и проверку актуальности техдокументации.

Еще больше потенциальная экономия на затратах по нарушению регламента ТОИР, срочным заказам необходимой оснастки, применению в производстве неактуальной оснастки. Посчитать эти эффекты можно только статистикой реального объекта.

Использование СЭД в качестве агрегатора заданий на работу с документами

В данном случае СЭД агрегировала задания на согласования документов, порождаемых в различных системах предприятия – не только в самой СЭД (исходящие, договоры и т. п.), но и в ERP и системе бюджетирования.

Экономический эффект тут порождается снижением непроизводительных потерь рабочего времени согласующих лиц, обеспечением для них общей картины всех своих задач, расстановке правильных приоритетов, повышения качества управленческих решений.

Аналогичный подход агрегации заданий продолжает заказчик самостоятельно – им создан чат-бот, интегрированный с Docvision, и планируется его интеграция с другими корпоративными системами.

DevOps

В результате на сегодняшний день в проекте сложилась структура DevOps, объединяющая вендора, интегратора и заказчика. Вендор делает необходимые доработки платформы, которые выявляет интегратор, консультируя эксплуатационный персонал заказчика.

Использование DevOps дополнительно увеличивает эффект от снижения стоимости владения.

Справка об участниках проекта

Digital Design более четверти века разрабатывает и внедряет системы, занимающие лидирующие позиции в различных сегментах управления бизнес-процессами, и в первую очередь это электронный документооборот и автоматизация уникальных внутренних и общекорпоративных бизнес-процессов. Компания реализовала сотни проектов по оптимизации документарных процессов и улучшению эффективности деятельности, а система документационного управления «Приоритет», разработанная на базе платформы Docsvision, внедрена более чем в 25% федеральных министерств.

RKIT — эксперт в области электронного документооборота, Gold-партнёр компании «ДоксВижн». Свыше 13 лет специализируется на внедрении Docsvision. Имеет 25 запатентованных решений, внесённых в реестр отечественного ПО Минцифры РФ

Компания «ДоксВижн» - создатель и разработчик системы управления документами и бизнес-процессами Docsvision. Входит в ТОП-3 самых популярных российских СЭД/ECM-платформ в России (TAdviser, декабрь 2019 г.). С 2005 года клиентами «ДоксВижн» стали 1500 коммерческих предприятий и государственных организаций в России и странах ближнего зарубежья, в т. ч. Министерство экономического развития РФ, предприятия «Роснефти», компания «АЛРОСА» и другие. В 2016 году СЭД Docsvision включена в Единый реестр отечественного программного обеспечения при Минцифры РФ. Компания является членом АРПП «Отечественный софт».