Афиша: медиа-бизнес выбирает Microsoft Dynamics CRM от НОРБИТ

При этом бизнес-процесс по продаже рекламных площадей в компании имеет разветвленную структуру, и все его этапы жестко регламентированы. Структура коммерческого блока такова, что с одним клиентом или по одной позиции должны одновременно работать несколько сотрудников. Как с помощью EvaProject и EvaWiki построить прозрачную бесшовную среду для успешной работы крупного холдинга

Решение о разработке корпоративной CRM-системы руководство компании «Афиша» приняло в целях создания единой информационной платформы для обеспечения высокой эффективности бизнес-процессов продаж, а именно:

• минимизации рисков компании от продажи медиа-возможностей и изготовления рекламных проектов;

• повышения прозрачности коммерческой деятельности;

• унификации справочной информации;

• обеспечения контроля над действиями всех сотрудников, вовлеченных в про-дажи, отгрузку и учет продаж.

Основная задача разработки корпоративной системы управления отношениями с клиентами в компании «Афиша» – оптимизация бизнес-процессов по продаже, отгрузке и учету рекламных возможностей, что во многом определило критерии выбора системы - возможности настройки решения под особенности и логику работы компании и удобная интеграция с корпоративной системой управления Microsoft Dynamics AX.

Помимо этого CRM-система «Афиши» должна обеспечивать мониторинг и прогно-зирование выполнения планов продаж и осуществление контроля над эффективным использованием ассортиментного ряда и исполнением дедлайнов.

Решение Microsoft Dynamics CRM было выбрано в качестве программной платформы для корпоративной CRM-системы «Афиши», поскольку оптимально отвечало всем заявленным требованиям. К тому же компания «НОРБИТ», получившая право на разработку и внедрение CRM-системы в «Афише», познакомила руководство компании с примерами успешных CRM-проектов, реализованных в сегменте медиа-бизнеса на основе Microsoft Dynamics CRM.

«Использование Microsoft Dynamics CRM для “Афиши” - это один из способов поддержания высоких темпов роста компании на рынке медиа- и издательских услуг. Поскольку “Афиша” развивается достаточно быстро, расширяя как масштабы компании, так и направления бизнеса, обеспечение коммерческого успеха требует серьезной поддержки на уровне технологических и управленческих решений. Мы заручились такой поддержкой, выбрав Microsoft Dynamics CRM в качестве основы для корпоративной CRM, а компанию “НОРБИТ” как партнера по CRM-консалтингу».

CRM-решение компании «Афиша», разработанное совместно специалистами «НОР-БИТа» и «Афиши», включает управление продажами рекламных площадей в печатных изданиях (журналы «Афиша», «Афиша-Мир», «Большой город», «Афиша-Еда», Путеводители «Афиши»), а также охватывает автоматизацию управления продажами и исполнением проектов «Ателье “Афиши”» (производство специальных проектов, корпоративных журналов, сайтов). CRM-система компании также обеспечивает управление маркетинговой поддержкой продаж.

Корпоративная CRM-система «Афиши» была спроектирована таким образом, чтобы свести к минимуму вероятность ошибки менеджера по продажам, и как следствие - сократить риски в отношении компании. В настоящее время большинство регламентов работы максимально автоматизировано, а доступ к коммерческой информации строго лимитирован на уровне позиций прайс-листов, доступных организаций, контактов и сделок. В корпоративной CRM-системе компании работает порядка 60 пользователей, включая сотрудников службы продаж, отдела поддержки рекламных проектов и руководство «Афиши». Благодаря интеграции CRM-системы с корпоративной системой управления (Microsoft Dynamics AX) финансовая служба компании также получила доступ к управлению процессами продаж, регламентированными в CRM.

Функциональный состав системы включает следующие возможности:

Управление клиентской базой и справочной информацией:

• хранение полной информации о контрагентах, включая рекламодателей, рекламные агентства, партнеров и поставщиков услуг;

• ведение базы данных контактных лиц;

• ведение сегментированного списка брендов;

• ведение графиков выхода печатных изданий с указанием сроков подачи зая-вок на рекламу;

• ведение единого прайс-листа с указанием стоимости всех возможных форматов рекламы, типов размещения, географии выхода рекламы и специальных проектов.

Управление продажами рекламных площадей:

• фиксация договоренностей с клиентом;

• составление и согласование коммерческих предложений;

• автоматическая проверка коммерческих предложений на предмет отсутствия двойной продажи одной и той же позиции в одном и том же номере издания;

• контроль исполнения сроков на всех этапах процесса продаж;

• лимитированный доступ сотрудников к информации по контрагентам, зака-зам и контактам;

• многоступенчатая система расчета скидок с учетом всех параметров ком-мерческого предложения;

• автоматическое формирование гарантийных писем на основе данных ком-мерческих предложений;

• отправка коммерческих предложений клиенту;

• автоматическое формирование заказов на размещение рекламы;

• автоматическое формирование заданий на изготовление макетов и спец-проектов;

• автоматическое закрытие заказов на основе данных, импортируемых из корпоративной ERP-системы (Microsoft Dynamics AX).

Интеграция с ERP-системой

Функциональный блок CRM-системы «Афиши» по управлению продажами рек-ламных площадей интегрирован с корпоративной ERP-системой (Microsoft Dynamics AX) в части управления расчетами с рекламодателями и поставщиками услуг.

Формирование отчетных данных

Отчет по заказам, коммерческим предложениям и сделкам в разрезе менеджеров, брендов, контрагентов, печатных изданий и регионов их выхода, формату рекламы.

Управление проектами по производству рекламы, корпоративных журналов и прочих рекламно-информационных носителей («Ателье “Афиши”»), а также про-ектами по организации фестивалей и других развлекательных мероприятий для читателей Афиши («Пикник “Афиши”»):

• обработка клиентских обращений;

• составление и согласование заданий на разработку рекламы/ спонсорского пакета;

• составление и согласование коммерческих предложений на реализацию проекта;

• управление бюджетом проекта;

• мониторинг фактических расходов и оценка рентабельности проекта;

• автоматический расчет суммарной стоимости коммерческого предложения;

• автоматическая отправка коммерческих предложений и гарантийных писем клиентам;

• автоматическое формирование заказов в рамках проекта на основе данных коммерческого предложения;

• контроль исполнения проектных работ.

«Проект внедрения Microsoft Dynamics CRM в компании «Афиша» в первую очередь интересен с точки зрения масштаба реализованного функционала. Внедрение CRM охватило не только коммуникации с клиентами, но и производство специальных проектов и проведение мероприятий. Создание корпоративной CRM позволило интегрировать работу всех подразделений службы продаж и производства рекламы компании на уровне единой базы данных и автоматизированных регламентов бизнес-процессов».

Результаты внедрения Microsoft Dynamics CRM с одной стороны коснулись оптимизации работы менеджеров по продаже рекламных возможностей, а с другой – процедуры оценки и анализа работы компании:

• полная автоматизация всего цикла продаж от отправки коммерческого пред-ложения клиенту до формирования всех отгрузочных и бухгалтерских доку-ментов в учетной системе на основе данных CRM-системы;

• повышение прозрачности системы предоставления скидок за счет автоматизации механизма их расчета и согласования;

• повышение оперативности расчетов с клиентами за счет интеграции корпоративных CRM- и ERP-решений;

• минимизация «человеческого фактора» на всех этапах процесса продаж.

Функциональные возможности корпоративной CRM-системы компании «Афиша» могут быть расширены за счет автоматизации управления маркетингом, дистрибуцией и мерчендайзингом, реализации дополнительных отчетных форм и интеграции Microsoft Dynamics CRM с системой управления контентом корпоративного сайта «Афиши», Call-центром и аналитическим программным обеспечением.

Компания «НОРБИТ» (группа компаний ЛАНИТ) более 8 лет работает в области ин-формационных технологий и специализируется на разработке и внедрении ERP- и CRM-решений и электронных торгово-закупочных систем.

На российском рынке CRM компания «НОРБИТ» представляет ведущую экспертизу по разработке и внедрению CRM-решений на основе программного продукта Microsoft Dynamics CRM. НОРБИТ является единственным российским партнером Microsoft, обладающим статусом Premium Partner по направлению Microsoft Dynamics CRM, и победителем конкурса Microsoft Dynamics CRM Awards 2007-2008 «5 Звезд».

В активе компании три крупнейших внедрения Microsoft Dynamics CRM в России - Страховой дом ВСК, группа компаний Энергобаланс и компания «Афиша», а также отраслевые CRM-проекты для ведущих игроков российского бизнеса: Группа компаний ЛАНИТ, Издательский дом «Альпина Бизнес Букс», радиостанции СИТИ-FM и Relax FM, КА «ДОМЕЛИ», компания «Трак Центр» и другие.

Отраслевые CRM-компетенции компании сосредоточены в отраслях информационные технологии, кадровые услуги, страхование, энергетика, торговля и дистрибуция, издательский и медиабизнес. Специалисты компании «НОРБИТ» также имеют опыт проектирования и внедрения информационных CRM-решений для торговых и дистрибуторских компаний, инвестиционно-финансового сектора, телекоммуникационных компаний, рекламных агентств, риэлтерского бизнеса и автодилеров.