Азот (Directum)

Химическая промышленность – одна из самых наукоемких отраслей современной экономики. Компании этой отрасли постоянно сталкиваются с ростом объема корпоративной информации, что обусловлено появлением новых продуктов и производственных технологий. В этих условиях для эффективной работы предприятия и его должной конкурентоспособности необходимо решить задачи, связанные с систематизацией информации, обеспечением ее безопасности, сокращением времени на работу с важными документами и отслеживанием основных бизнес-процессов.

В результате усложнения основных бизнес-процессов и роста документопотоков в ОАО "АЗОТ" руководством предприятия было принято решение о полном переводе документооборота и взаимодействия в электронный вид с помощью системы DIRECTUM.

Внедрение системы осуществлялось специалистами компании DIRECTUM в соответствии с апробированной технологией. В ходе проекта решался ряд важных организационных и деловых задач:

• автоматизация работы с организационно-распорядительной документацией (приказы, распоряжения, входящие и исходящие документы, служебные записки);
• построение на новом уровне работы с договорами и договорными документами;
• вовлечение в работу в системе максимального числа сотрудников предприятия, включая руководящее звено;
• оптимизация всех процессов взаимодействия и документооборота на предприятии;
• создание единой информационной среды, которая позволит управлять всеми корпоративными данными.

Для решения этих задач на предприятии был внедрен функционал Базовых модулей DIRECTUM, модулей "Канцелярия" и "Управление договорами". С помощью данных модулей были автоматизированы все ключевые процессы, связанные с созданием, движением, утверждением и исполнением документов. Для поддержания и развития функционала системы был приобретен инструмент разработки IS Builder.Как с помощью EvaProject и EvaWiki построить прозрачную бесшовную среду для успешной работы крупного холдинга

Параллельно с автоматизацией документооборота на предприятии происходили структурные изменения: по рекомендации специалистов по консалтингу и внедрению DIRECTUM была оптимизирована структура отделов, ответственных за делопроизводство. Вместе с внедрением DIRECTUM эти изменения значительно увеличили эффективность работы канцелярских отделов.

Система DIRECTUM в кратчайшие сроки стала неотъемлемой частью бизнес-культуры предприятия, все сотрудники, пользующиеся системой, в первые же дни работы отметили удобство и быстроту работы с документами в системе. За первый месяц опытной эксплуатации в системе было создано более 5 000 документов. В систему также была импортирована вся бизнес-информация из учетных систем предприятия. Для удобного и легкого обращения к большим объемам корпоративной информации и организации ее надежного хранения в ОАО "АЗОТ" используется служба хранилищ DIRECTUM Storage Services.

К началу промышленной эксплуатации в системе было зарегистрировано более 500 сотрудников ОАО "АЗОТ", в их числе и руководство предприятия – директор, его заместители и руководители подразделений. Для бесперебойной работы такого числа пользователей из числа собственных ИТ-специалистов предприятия была сформирована внутренняя служба поддержки, которая фактически стала горячей линией технической и методической помощи для всех пользователей DIRECTUM в ОАО "АЗОТ". Таким образом, к завершению проекта на предприятии появилась группа собственных специалистов по системе DIRECTUM.

Внедрение ECM-системы DIRECTUM в ОАО "АЗОТ" позволило значительно сократить временные затраты на часто повторяемые операции с документами, улучшить взаимодействие и оптимизировать управленческие процессы. В будущем руководство предприятия планирует увеличить охват автоматизации. На первом плане будет расширение информационного пространства предприятия с помощью интеграции DIRECTUM с учетной системой 1С и внедрения пакета DIRECTUM Intersystem Cooperation Services, обеспечивающих сквозные процессы, передачу документов с ЭЦП и обмен данными между независимыми системами DIRECTUM.