Администрация Рязани пополнила количество лицензий СЭД

15 июня 2015 года. Компания «СофтЭксперт» сообщила^[1] о внедрении системы электронного документооборота «Дело» в Администрации города Рязани. СЭД «Дело» используется в Администрации города Рязани с 2013 года. В текущем году с помощью мобильного приложения «АРМ Руководителя» был организован доступ в систему для Главы Администрации и его заместителей. Работы по развитию системы осуществляет компания «СофтЭксперт» (г. Тула), золотой дилер компании «Электронные Офисные Системы».

Ход проекта

Внедрение системы «Дело» в Администрации города Рязани проводилось в несколько этапов. Реализация проекта была начата в мае 2013 года. Основной задачей, которая была поставлена заказчикам перед специалистами компании «СофтЭксперт», являлось создание единой системы автоматизации документооборота с постепенным переходом к внутреннему безбумажному и юридически значимому документообороту.

В настоящее время рабочими местами обеспечены все ключевые звенья документооборота аппарата, а также каждое структурное подразделение Администрации. В рамках проекта было проведено обучение пользователей, а в дальнейшем специалисты ООО «СофтЭксперт» оказывали заказчику методическую, техническую и информационную поддержку.

Итог проекта

Автоматизация документооборота позволила в полной мере организовать контроль за документопотоками Администрации, дала возможность в любое время получать актуальную информацию о состоянии, истории движения и исполнения любого документа. Прозрачность процессов документооборота, явившаяся результатом внедрения СЭД «Дело», обеспечила должный уровень оперативного контроля за деятельностью подразделений Администрации и упростила процедуру проведения аналитической работы.

Широкий спектр возможностей системы «Дело» привлек внимание руководителей Администрации (главу и его заместителей), вследствие чего было принято решение о включении их в работу в системе. По итогам тестирования ряда мобильных приложений для разных операционных систем выбор был сделан в пользу мобильного приложения «АРМ Руководителя» под Windows 7 (дает возможность работать как на планшете, так и на ноутбуке, а также на стационарном компьютере).Как с помощью EvaProject и EvaWiki построить прозрачную бесшовную среду для успешной работы крупного холдинга

Было закуплено 6 приложений «АРМ Руководителя» для всех высших должностных лиц. Таким образом, в настоящее время все руководители включены в процесс работы в системе. Синхронизация основных операций (утверждение резолюции, рассмотрение и согласование документов) с СЭД обеспечивает оперативность принятия решений. Высоко отмечена возможность работы в системе в режиме offline, когда все решения по документам автоматически передаются в СЭД при восстановлении доступа к сети.

Развитие проекта

1 августа 2016 года компания ЭОС сообщила о закупке заказчиком дополнительных лицензий СЭД «ДЕЛО» и приобретении лицензии на «Архивное дело» в июне 2016 года.

Система «Архивное дело» ориентирована на автоматизацию работы архива, формирование и оформление дел в соответствии с требованиями Росархива, поддержки составления номенклатуры дел и контроля сроков хранения документов.

Офис администрации города Рязани, (2013)

На 1 августа 2016 года рабочими местами СЭД обеспечены все основные звенья аппарата администрации. В СЭД «Дело» работают около 140 специалистов, в том числе шесть высших должностных лиц. В системе осуществляется перевод документов с бумажных носителей в электронный вид, автоматическое прикрепление электронных образов документов к регистрационным карточкам с помощью опции «Поточное сканирование», согласование и подписание проектов документов в электронном виде (разрешение на строительство, постановления и распоряжения администрации города Рязани, договоры, соглашения, служебные письма).

Руководители организации-заказчика пользуется мобильным приложением «АРМ Руководителя» на планшетных компьютерах. В системе «Архивное дело» работают пять сотрудников (делопроизводители и архивные работники).

Внедрение систем «Дело» и «Архивное дело» содействовало организации контроля над потоками документов администрации Рязани, дало возможность в получить актуальную информацию о состоянии, истории движения и исполнения любого документа, упростило аналитическую работу.

Примечания