"Администрация Тосненского района Ленинградской обсласти" начала работу в электронном архиве документов "Этлас"

22 мая 2015 года. Компания "Этлас-Софт" сообщила^[1] о создании единого электронного архива документов Этлас в Администрации Тосненского района Ленинградской обсласти.

Задачи

Главой Администрации была поставлена задача повышения эффективности работы всех подразделений за счет создания единой информационной среды, быстрого поиска и надежного хранения всей документации. Также было необходимо перевести данные из бумажного архива в электронный.

Выбор решения

Проведя анализ рынка электронных архивов, руководство отдела информатизации остановило свой выбор на системе ЭТЛАС, которая является одним из лидеров рынка в этом сегменте IT рынка. Основным критерием выбора системы Этлас, помимо удовлетворения требованиям заказчика, была ее гибкость в настройках и возможность в дальнейшем самостоятельно настраивать и развивать систему под новые задачи.

Ход проекта

Задача создания единой информационной среды всей Администрации была решена за счет формирования структуры электронного архива с созданием различных групп пользователей и предоставления этим группам различного уровня доступа к сегментам архива. Таким образом получилось, что каждый отдел и комитет работает в своей части электронного архива, но при этом присутствует возможность доступа к документам полного архива в случае наличия прав доступа, которые выдает администратор системы.

Задача перевода бумажного архива документов в электронный была решена путем использования ряда механизмов, которые позволяют за несколько кликов мыши отсканировать, пронумеровать, задать имя и разместить документ в архиве. Стандартная комплектация системы Этлас позволяет организовать такую автоматизацию за счет:

Результат

Поддержки потокового сканирования многостраничных документов с использованием сканеров с функцией автоподачи. Позволяет напрямую вводить в систему документы со сканера, создавая документы в формате PDF или MS Word; Модуля импорта документов с автоматической регистрацией, который позволяет существенно ускорить импорт документов в систему за счет автоматического распознавания их атрибутов. Модуль ориентирован на массовый скоростной ввод документов. Импорт может осуществляться как из набора отсканированных изображений на локальном диске, так и непосредственно со сканера с автоподачей, поддерживающего протокол TWAIN;Как с помощью EvaProject и EvaWiki построить прозрачную бесшовную среду для успешной работы крупного холдинга Модуля автоматического именования документов, который избавляет пользователя системы от решения задачи правильного именования документа. После настройки ряда правил, система автоматически задает имя регистрируемому документу; Модулей автоматического структурирования и размещения документов, которые позволяют пользователю не думать, куда ему сохранять документ. Система по ряду атрибутов документа, автоматически создает набор сопроводительных папок и размещает их в нужное место архива.

В результате внедрения электронного архива Этлас помимо решения поставленных задач Администрация получила ряд дополнительных инструментов, которые позволили перейти на качественно новый уровень работы:

• параллельная коллективная работа с документами разных групп пользователей;
• быстрая регистрация входящей и исходящей документации;
• централизованное структурированное хранение электронных документов;
• быстрый поиск, как по атрибутам, так и по содержимому документа;
• защита документов от несанкционированного доступа.

Примечания