Айкумена-Управление

Айкумена-Управление - система для формализации бизнеса и управления бизнес-процессами, www.iqmena.ru (разработка, поставка, внедрение, адаптация)

Айкумена-Управление 3.4.1

Новое в версии: добавлен экспорт отчетности в файл формата MS Excel. Экспорт отчетности предназначен для подготовки руководству консолидированных отчетов за календарный период по текущей деятельности на основе итоговых, периодических и внеочередных отчетов исполнителей заданий. При экспорте осуществляется выгрузка отчетов всех типов из выбранного раздела рубрикатора заданий за указанный период. При этом отчеты группируются по значениям аналитического признака, указанного в настройках действия, и заданиям, в которых они были размещены.

Функциональные возможности

Панель управления. Основной модуль Системы. Позволяет организовать и индивидуально настроить каждое рабочее место в соответствии с задачами, пожеланиями и потребностями его обладателя. Например, Вы можете видеть Задания: актуальные на сегодняшний день, стартующие на текущей неделе, завершающиеся в течение месяца, просроченные Вашими подчиненными и т.п. Модуль позволяет создавать в Системе поручения в виде Заданий и осуществлять их контроль на всех стадиях выполнения.

Отчетность. Модуль предназначен для формирования Системы отчетности с заданной периодичностью и позволяет контролировать деятельность сотрудников в рамках выданных им Заданий. В системе выделены три типа отчетов: итоговые, промежуточные и внеочередные. Вы можете настроить необходимую для Вас периодичность получения отчетов по любому Заданию, и Система будет автоматически запрашивать их у соответствующих Исполнителей и информировать Вас о просрочках.Как DevOps-сервис помогает «разгрузить» высоконагруженные системы BPMSoft

Трудозатраты. Модуль позволяет планировать загрузку Ваших сотрудников и анализировать временные затраты на выполнение заданий и проектов. Информация по плановым и фактическим трудозатратам может быть выгружена из Системы в виде аналитических отчетов в различных срезах.

Корпоративная База Знаний (КБЗ) – Инструмент для формализации знаний и опыта, накопленного в компании. Модуль позволяет организовать единое структурированное информационное пространство и определить правила и регламенты размещения материалов, составляющих документооборот и обеспечивающих жизнедеятельность компании. При грамотном использовании КБЗ неожиданный уход сотрудника не станет причиной невыполнения задачи или потери важной для компании информации. Наличие Системы корпоративных знаний особенно важно для компаний, имеющих несколько филиалов, территориально удаленных друг от друга. Возможность удобно и быстро передавать накопленные знания и опыт из одного филиала в другой, значительно увеличивает эффективность работы сотрудников компании в целом.

Совещания. Модуль автоматизирует подготовку совещаний и обеспечивает эффективную организацию процессов их проведения. Секретарь или другой исполнитель имеет возможность формировать и публиковать повестки и протоколы совещаний в заданном формате, а так же выдавать задания от имени руководителя по итогам и решениям совещаний. Перед публикацией все протоколы утверждаются участниками совещания или ответственными лицами.

Управление проектами. Модуль предназначен для управления проектами. Позволяет создавать проекты в виде иерархического списка заданий, с указанием времени проведения каждого из этапов задания. Модуль даёт возможность изменения структуры проекта в соответствии с изменениями ситуации.

Поиск. Модуль позволяет осуществлять полнотекстовый поиск объектов (поручений, документов, сообщений и т.д.), размещенных в Системе с учетом ограничений доступа.

Организационно-штатная структура. Модуль предназначен для построения структуры компании, отображения вертикальных и горизонтальных взаимосвязей между структурными подразделениями. Организационно-штатную структуру можно отобразить в виде наглядной схемы.

Управление доступом. Модуль предназначен для управления учетными записями пользователей Системы, настройки доступа пользователей к информации.

Показатели. Модуль сбора и визуализации числовых данных в различных графических представлениях на Панелях управления пользователей. Позволяет организовать ручную либо автоматическую загрузку выбранных показателей из Системы «Айкумена-Управление» и других учетных систем.

Контроль исполнения регламентов (КИР). Основная функция модуля – обеспечить полный контроль исполнительской дисциплины в компании. Он позволяет настроить выдачу исполнителям замечаний и благодарностей по утвержденной шкале баллов. Накопленная в Системе информация по нарушениям может быть выгружена в виде аналитического отчета. Модуль можно использовать для мотивации сотрудников.

Интеграция Системы «Айкумена:Управление» с типовыми конфигурациями семейства «1С:Предприятие». Данный модуль позволяет делать выгрузки показателей из «1С:Предприятие»: основные средства, материальные запасы, денежные средства, поставщики, покупатели, налоги, затраты на персонал, продажи, расходы и другие.

По результатам нагрузочного тестирования Система «Айкумена-Управление» стабильно функционирует при одновременной работе 120 пользователей, каждый из которых ежеминутно выполняет по четыре запроса. Поскольку одновременных обращений к серверу сразу всех зарегистрированных пользователей Системы на практике не бывает, можно сказать, что она будет нормально выдерживать 300-400 пользователей. Мы планируем постоянно наращивать производительность Системы, и конечно, перед выпуском очередной версии проводим самую тщательную проверку по выявлению уязвимых мест.

Новые версии и релизы Системы «Айкумена-Управление»выходят 1-2 раза в год. В новых версиях появляется новый функционал и дополнительные модули. Большинство внесенных новшеств и изменений разрабатывается на основе предложений пользователей, с которыми компания поддерживает обратную связь. В промежутках между версиями выходит несколько новых релизов Системы.

---

Генеральный менеджер компании «Айкумен - Информационные бизнес-системы» Валерия Меркулова рассказывает о Системе «Айкумена - Управление» - собственной разработке компании.

Расскажите, пожалуйста, что такое Система «Айкумена - Управление» и для кого она предназначена? «Айкумена - Управление» – это персональный инструмент руководителя или современный пульт управления компанией. Сегодня практически все категории сотрудников обеспечены IT-решениями, делающими их работу удобной и систематизированной: CRM-системы, ERP-решения, системы электронного документооборота и управления проектами, а также множество прикладных решений на все случаи жизни. Но такое важное звено компании, как руководитель до сих пор остается без инструмента, облегчающего его работу и позволяющего заниматься не только оперативной деятельностью, поглощающей все его время. «Айкумена - Управление» - это простое и понятное решение, которое позволяет помочь первому лицу организовать управление компанией.

Современный руководитель должен уметь быстро выполнять тысячу дел, принимать множество решений, держать в голове одновременно десятки задач. В результате он окружает себя большим количеством заместителей, секретарей, телефонов, ноутбуков и множеством других помощников, но при этом не освобождается от ощущения того, что работать можно еще лучше и эффективнее. Причем динамика современного бизнеса не подстраивается под личные биоритмы руководителя, компания требует его непосредственного участия в любой момент времени. Можно ли сделать так, чтобы не прикладывая особых усилий, быть уверенным, что компания всегда работает слаженно и результативно? Что намеченные цели достигаются, задачи решаются, а планы воплощаются в жизнь?

В лице Системы «Айкумена - Управление» руководитель получает надежного помощника, который организует его оперативное взаимодействие с любым членом своей команды в любой момент времени, контролирует, как транслируются его задания и в какие сроки выполняются его решения. Система в режиме реального времени позволяет понимать, какие задачи являются более приоритетными и актуальными, какие из них требуют немедленного вмешательства или решаются в плановом порядке.

Выгодно ли внедрение системы рядовому сотруднику? Сотрудники бывают двух типов: интенсивно работающие и создающие иллюзию работы. Первым внедрение системы даст возможность проявить себя и представить руководству свои достижения. Вторым, чья деятельность, точнее «бездействие» станет явным, придется написать заявление по собственному желанию.

Очевидным преимуществом Системы для любого сотрудника является систематизация его деятельности и понимание, что и в какой момент он должен делать. Каждое утро он приходит на рабочее место, открывает Систему и видит, с чего начать свой рабочий день и чем его завершить. С помощью «Айкумена-Управления» налаживаются взаимосвязи и с другими подразделениями компании. Система позволяет оперативно проводить согласования любых вопросов, документов, отчетов, протоколов совещаний, декомпозировать задачи и назначать ответственных по каждому этапу.

Какие задачи решает система? Повысить управляемость бизнеса за счет организации взаимодействия подразделений внутри компании, выстраивания эффективной структуры и обеспечения прозрачности деятельности каждого сотрудника, отдела или даже филиала.

Кому в первую очередь нужна Система «Айкумена - Управление»? В первую очередь решение ориентировано на руководителя или владельца бизнеса. Оно позволяет навести порядок в делах, делает управление комфортным и не отнимающим все имеющееся у него время. Простым исполнителям Система дает возможность качественно и оперативно планировать свою ежедневную работу.

В каких отраслях используется Система «Айкумена - Управление»? Система «Айкумена - Управление» не имеет отраслевой привязки. Для ее внедрения достаточно определить цели компании и задачи, которые необходимо решать.

Каковы результаты внедрения Системы и как меняется жизнь руководителя? В результате внедрения Системы сокращаются управленческие расходы, повышается эффективность принятия решений, улучшается исполнительская дисциплина. Руководитель компании становится более спокойным и уверенным в своем бизнесе, начинает генерировать новые идеи и уделять больше внимания стратегическому развитию компании. Приведу такую метафору: если вас долгое время заставляли носить за плечами мешок картошки весом в 50 кг, то вы привыкаете это делать и не понимаете, что без мешка намного удобнее. Наша Система управления позволяет сбросить этот груз, расправить плечи и достигнуть новых рубежей, о которых раньше у вас не было времени даже мечтать.

Вы сами используете свою разработку в ежедневной деятельности?Да, конечно, все наши сотрудники и я используем Систему «Айкумена - Управление» уже более трех лет. Мы - основные тестеры собственных разработок, и сегодня я не представлю свою работу без Системы. Она дает мне понимание того, чем заняты люди в компании, какие задачи решаются, какому подразделению нужна моя помощь в данный момент, и самое главное – дает возможность всегда, в любой момент времени, 24 часа в сутки, из любой точки земного шара поддерживать контакт с сотрудниками и управлять компанией.

Вы планируете как-то дорабатывать «Айкумена - Управление» или это законченный продукт, достигший высшей точки своего развития? Совершенству нет предела и никогда нельзя останавливаться в своем развитии. Мы постоянно улучшаем Систему, наращиваем ее новыми возможностями, базируясь на собственном опыте и пожеланиях наших клиентов. «Айкумена - Управление» - очень гибкий инструмент. Она легко «подстраивается» под стиль управления конкретного руководителя, его требования, объемы информации, задачи и даже цветовые предпочтения. Если руководителю необходимо получать дополнительную информацию из других уже внедренных в компании систем, ее можно вывести на персональную панель управления с помощью настроек.

Ваши пожелания руководителям компаний и почему Вы рекомендуете пользоваться Системой «Айкумена - Управление»?Я считаю, что масштаб бизнеса соответствует масштабу личности руководителя. Масштаб определяется целями, которые ставит человек, и результатами, которых он добивается. В реалиях нашей жизни внешние факторы часто мешают личности действовать в полную силу, развиваться. Система «Айкумена - Управление» облегчает жизнь современного руководителя, позволяет ему раскрыть весь свой потенциал. Я желаю всем руководителям успешно и комфортно управлять своей компанией и своим временем и гарантирую, что благодаря нашей Системе, это реально.