Ittilan File Groups

Система интеллектуального хранилища документов Ittilan File Groups – это удачный наглядный пример того, как на доступные технологии можно взглянуть через призму бизнес-задач. В данном случае внедренная система позволила решить конкретные проблемы, стоящие в компании, помогая выстроить регламент работы с документами, не вмешиваясь в бизнес-процессы.

Благодаря новому подходу от системы “pull” (англ. «тянуть»), когда пользователь заходит в портал и сам ищет необходимые документы, Ittilan File Groups позволяет перейти к принципу “push” (англ. «толкать»). То есть система сама предлагает сотруднику в его личном кабинете релевантные документы, которые ему необходимы в работе в зависимости от того, в какой должности он работает, в каком департаменте состоит, в каких проектах задействован. Это происходит благодаря привязке каждого пользователя к определенным классификаторам – таким как функция, должность или проект. Пользователь, входящий в рабочую группу, видит только те документы, которые имеют отношение к его деятельности в компании. В результате сокращаются временные затраты на поиск файлов, значительно сокращается нагрузка на почту, устраняется риск утери документа. Сотрудники компании оперируют только актуальными копиями. Появляется гибкое управление правами на документы и возможность управления жизненным циклом документов, своевременной архивацией и удалением отживших копий и устаревших файлов.